1.2 Intranet система

В наш век информатизации общества любому учреждению, в том числе и школе необходимо:

Иметь единое информационное пространство

Мгновенно доводить ключевые решения до всего коллектива

Управлять информацией, а не искать ее

Автоматизировать ряд процедур документооборота, а не тратить время на бумажную волокиту

Эффективно использовать время сотрудников школы и учащихся, снизив их затраты на поиск и работу с информацией

Для этого необходимо установить в школе Intranet - систему

Интранет системы служат для создания интегрированной информационной среды, используемой всеми сотрудниками компании и выполняющей как справочно-информационные функции, так и функции автоматизации различных процессов.

Целью создания такой среды является:

Постоянное накопление знаний внутри компании и предоставление удобных механизмов использования накопленных знаний

Ускорение производственного и непроизводственного документооборота,

Сокращение непроизводственных расходов,

Распространение корпоративной культуры на всю организацию независимо от места нахождения отдельных подразделений, или пользователей

с помощью:

Создания единого хранилища справочной информации и нормативной документации

Максимальной стандартизации и упрощения рутинных операций по созданию и публикации документов компании

Координации работ и взаимодействия пользователей информационной системы через системы электронной почты и средства коллективной работы (groupware)

Обеспечения удобной навигации, быстрого поиска и доступа к информации

Обеспечения доступа к данным из различных бизнес-приложений

Обеспечения безопасности доступа к данным и управление ролями пользователей

Основные функции:

Для реализации вышеперечисленных задач предлагается создание системы на базе Intranet технологий.

Основными функциями системы являются:

сбор и интеграция входящих информационных потоков разнородной информации;

централизованное хранение документов для быстрого размещения, поиска и представления материалов;

маршрутизация и авторизация уполномоченными пользователями соответствующих документов;

рубрикация информации пользователями, в соответствии с задаваемыми режимами рубрикации;

обеспечение полнофункционального, полнотекстового и атрибутового поиска документов различных форматов;

информирование пользователей в соответствии с их правами об изменении статуса документов.

Функциональные составляющие:

Решение можно разделить на несколько функциональных составляющих.

Хранение документов

Обеспечивает централизованное хранение всех материалов, создаваемых внутри организации. Все материалы размещаются в каталоге с гибкой иерархической структурой, позволяющей управлять новыми разделами и категориями каталога.

Автоматический рубрикатор документов

Помогает пользователям присваивать вновь создаваемым документам/материалам соответствующие категории и атрибуты в соответствии с заданными администратором системы правилами.

Отслеживание версий

Фиксирует и предоставляет заинтересованному пользователю информацию относительно всех изменений, происшедших с документом, имена пользователей вносивших изменения, дату и время того или иного изменения и пр.

Подписка

Предоставляет пользователю возможность подписаться на определенную категорию документов для получения оперативной информации об изменении статуса или обновлениях документов относящихся к данной категории.

Блокировка документа

Позволяет заблокировать документ, находящийся в работе.

Маршрутизация

Обеспечивает движение документов/сообщений по маршрутам, составленным в соответствии с определенными, заранее назначенными правилами. Последовательность этапов обработки сообщений может быть уникальной либо зафиксированной, в соответствии с установленными правилами организации.

Все рабочие группы от Руководства до рядового сотрудника, обеспечиваются полнофункциональным инструментом коллективной работы.

Все документы, генерирующиеся в различных отделах и службах банка, хранятся в едином каталоге материалов, организованном по заданным рубрикам. При этом физически данное хранилище может представлять собой отдельные файлы и находиться на разных серверах, что позволяет оптимизировать функции резервного копирования и обеспечить возможности дальнейшего роста системы.

Каждый документ (если он не заблокирован координатором) доступен любому авторизованному сотруднику для обработки, корректуры, визирования материала и пр. Для каждого материала, требующего рассмотрения, есть возможность задать маршрут прохождения для обработки ответственными сотрудниками (авторами, редакторами, руководителями), утверждения (визирование, утверждение у руководства) и публикации.

Подсистема обсуждения документов

Позволяет проводить коллективные интерактивные обсуждения и дискуссии по созданным документам. Доступ к дискуссии осуществляется по рабочим группам либо подразделениям, согласно установленным правам доступа.

Проведение таких дискуссий позволяет ученикам вести обсуждение, например, текущего проекта, либо на заданную тему непосредственно на своем рабочем месте, тем самым, экономится время (нет необходимости собирать собрания и пр.) и сохраняется «история» дискуссии.

Аудит и администрирование системы

Осуществляется с помощью единой программы администрирования с возможностью настройки прав доступа. Программа администрирования, помимо своих основных функций, обеспечивает соблюдение требований, касающихся вопросов обеспечения секретности, целостности и доступности хранящейся информации.

Преимущества использования системы

Использование системы в практической деятельности организации позволит, значительно облегчить выполнение задач исполнителям, занятым обработкой информации, вовлеченной в документооборот, обеспечить руководителям и персоналу, ответственному за организацию технологических процессов обработки и движения документов, достижение нового качественного уровня в решении следующих задач:

организация единого централизованного хранилища документов, его оптимальная систематизация, что обеспечит удобный доступ пользователей к самой свежей и актуальной информации, позволит организовать единую, базирующуюся на ресурсах операционной системы службу копирования-восстановления;

формализация технологических процессов создания и обработки документов, актуальность и достоверность их маршрутных схем, что исключает возможность случайных отклонений и неверного толкования корпоративных нормативов и инструктивных указаний;

улучшение средств контроля над ходом выполнения технологических процессов обработки документов, регулирование и управление системой документооборота, что обеспечит сокращение сроков выполнения работ, существенное повышение производительности труда;

повышение степени защищенности данных, вовлеченных в документооборот;

достижение высокой степени независимости работы над документами от личных качеств сотрудников организации, за счет автоматического исполнения большинства формальных действий.

Управление документами на базе портального решения

Корпоративный портал - способ собрать на одном экране всю ту информацию, которая необходима сотруднику для исполнения служебных обязанностей. При этом для доступа к ней и составляющим ее подсистемам (информационным, сервисам коллективной работы, почтовым и другим) достаточно Интернет-браузера. Таким образом, корпоративный портал позволяет каждому сотруднику запускать у себя на рабочем поле своего компьютера стандартные портальные компоненты («строительные» блоки портала).

При этом работать с корпоративным порталом могут не только сотрудники организации, но и внешние контрагенты, получающие защищенный доступ к необходимой информации через Интернет. Таким образом, данная система может являться основой для построения полноценного Интернет сайта, включающего в себя, кроме маркетинговых функций, функции реального взаимодействия внешних контрагентов с сотрудниками и службами организации. Данная схема работы с системой не является обязательной, но дает ряд несомненных преимуществ.

Каждый блок страницы портала представляет собой самостоятельное рабочее поле, на котором отображено текущее состояние того или иного пользовательского приложения, например, электронная почта; каталог поступающих материалов из внешних новостных источников; каталог документов, генерирующихся внутри организации; окно форума; окно, содержащее документ в обработке и другие компоненты.

Каждый пользователь системы имеет возможность самостоятельно настроить рабочее поле своего компьютера в зависимости от перечня наиболее часто запрашиваемых им приложений. В рамках портального решения каждому пользователю доступна зона персональных настроек портальных компонентов, где предлагается полный перечень приложений системы, из которых можно выбрать наиболее часто запрашиваемые и разместить их на рабочем поле своего компьютера. Перечень формируется в соответствии с установленными правами доступа.

Почему Интранет?

Интранет портал - объединение основных информационных потоков компании, универсальный канал распространения и доведения информации.

Интранет портал - единая справочная система компании и интеграция с внешними источниками информации.

Интранет портал - разграничение прав доступа и персонализированный доступ каждого сотрудника к своему информационному профилю.

Интранет портал - стандартизованный, удобный, интуитивно понятный интерфейс.

Интранет портал - интеграция с основными системами автоматизации компании, перенос любых сервисов и бизнес-процессов в веб-интерфейс системы.

Интранет портал - современная технологическая платформа, возможность управления системой и информацией людьми без специальных технических навыков.

Основными характеристиками интранет - систем являются:

Низкий риск и быстрая отдача инвестиций.

Итранет, в отличии от ERP-систем, гораздо проще во внедрении и в сопровождении, а главное - гораздо дешевле. Сроки внедрение готовых intranet - систем на предприятии обычно не превышают одного месяца, причем внедрение системы подразумевает под собой поддержание и углубление уже существующих на предприятии бизнесс-процессов, а не их перепланирование и перестройку.

Низкая стоимость и простота технологий.

Все полезные качества интернет - технологий реализуются в рамках крайне простой схемы: программа просмотра (брaузер), установленная на рабочем месте пользователя, web-сервер, который выступает в качестве информационного концентратора, и стандарты взаимодействия между клиентом и web-сервером.

Открытость и масштабируемость систем.

Интранет - системы открыты для наращивания функциональности и интеграции с другими информационными системами Компании. Это свойство позволяет компании создавать интранет - сайт эволюционным путем и развивать систему по мере возникновение необходимости.