2.3 Создание базы данных и таблиц

Для создания новой базы после запуска Microsoft Access нужно выбрать пункт: Создание базы данных / Новая база данных / ОК

и указать имя файла новой базы данных. Access автоматически добавит к имени расширение .mdb. Файл с расширением mdb Access использует для хранения всех объектов базы данных, включая таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

В режиме определения новой таблицы окно базы данных должно быть активным. Последовательность действий: Таблица Создать Конструктор ОК переведет пользователя в режим конструктора новой таблицы. Создание новой таблицы начинается с определения полей, что включает в себя определение имен полей, выбор типа данных, которые будут храниться в этих полях, и задание для каждого поля определенных свойств, зависящих от выбранного типа данных

Определение полей

В режиме конструктора в столбце Поле указывается имя поля. Несмотря на то, что в Microsoft Access при задании имен можно использовать символ "пробел", лучше все-таки использовать имена полей без пробелов. Большинство баз данных SQL, к которым Microsoft Access может присоединять свои таблицы, не поддерживают использование пробелов при задании имен полей. В следующем столбце конструктора структуры таблицы нужно указать тип данных.

Типы данных.

Access поддерживает восемь типов данных:

Текстовый - для хранения алфавитно-цифровых данных объемом не более 255 байт;

Memo - для хранения алфавитно- цифровых данных большого объема ( до 64 000 байт), например, предложения, абзацы, тексты;

Числовой - для хранения числовых значений длиной 1, 2, 4 или 8 байт ( байт, целое, длинное целое, с плавающей точкой);

Дата/время - используется для хранения календарных дат или значений времени и позволяет выполнять вычисления в единицах измерения времени: минутах, секундах, часах, днях, месяцах, годах;

Денежный - для хранения данных о денежных суммах;

Счетчик - является разновидностью числового типа, создан для автоматической генерации значений первичного ключа. Таблица не может содержать более одного поля тина Счетчик;

Логический - используется для хранения значений Истина и Ложь;

Объект OLE - позволяет хранить такие данные как картинки, диаграммы или звуковые фрагменты, которые могут иметь динамические связи с другими приложениями Windows. Для каждого поля можно задать определенные свойства.

Свойства полей.

Размер поля - это свойство задает максимальный размер данных, для хранения которых предназначено данное поле. Формат поля используется для задания формата представления данных при выводе на экран или печать.

Число десятичных знаков применяется для задания фиксированного числа десятичных знаков от 0 до 15.

Маска ввода используется для облегчения ввода форматированных данных.

Подпись поля используется для определения более описательного имени поля (например, без пробелов), которое Access будет выводить в элементах управления - подпись форм и в заголовках отчетов.

Значение по умолчанию используется для определения значения, которое появится в поле, если пользователь не ввел значение для этого поля.

Условие на значение определяет условия корректности вводимых данных. Установка данного свойства поля защитить данные от ввода недопустимых или некорректных значений. Сообщение об ошибке используется для определения текста, который Access будет выводить на экран, если вводимые значения не удовлетворяют условиям на значение.

Обязательное поле - это свойство в значении "Да" не позволит пользователю оставить поле пустым, без значения. Пустые строки - для текстовых и Мемо-полей можно разрешить ввод пустых строк.

Индексированное поле - можно задать построение индекса для ускоренного доступа к данным.

Задание условия на значение для полей.

Условие на значение задается выражением, которое состоит из операторов сравнения и операндов. Несколько условий могут быть связаны логическими связками OR (ИЛИ) и AND(И). В качестве операторов используются следующие:

< меньше, чем; <= меньше или равно; > больше, чем;

>= больше или равно;

= равно;

<> не равно;

Оператор IN обеспечивает проверку на равенство любому значению из списка, заключенного в круглые скобки.

Оператор BETWEEN проверяет, что значение поля находится внутри заданного диапазона. Верхняя и нижняя границы диапазона разделяются логическим оператором AND.

Оператор LIKE проверяет соответствие текстового или Мemo поля заданному шаблону символов. В качестве символов шаблона используются:

? - для замены одного произвольного символа;

* - для замены любой последовательности символов;

# - для замены одной любой цифры.

Можно задать, чтобы определенная позиция текстового или Memo поля содержала только символы, указанные в списке допустимых символов, заключенном в квадратные скобки. Можно включить в список диапазон символов, указав первый символ, знак дефиса и последний символ. Если нужно указать, что определенная позиция может содержать любой не входящий в список символ, следует начать список с восклицательного знака.

Microsoft Access позволяет задать условия не только на значение поля, но также и на значения для таблицы. Эти условия Microsoft Access будет использовать для проверки каждой записываемой в таблицу строки.

Условия на значения для поля проверяются при вводе в это поле нового значения, а условия на значения для таблицы проверяются при сохранении или добавлении записи. Для задания условия на значения для таблицы необходимо выполнить команду Вид/Свойства таблицы. В окне Свойства таблицы можно указать Описание объекта, Условия на значение и Сообщение об ошибке. В выражении Условие на значение можно использовать имена полей, заключая их в квадратные скобки.

Задание маски ввода.

Чтобы облегчить ввод форматированных данных, Access позволяет задать маску ввода. Определить маску ввода можно при помощи следующих символов:

9 - в данной позиции может быть введена цифра или пробел,

# - в данной позиции может быть введена цифра, пробел, минус или плюс,

0 - в данной позиции может быть введена цифра,

L - в данной позиции может быть введена произвольная буква,

# - в данной позиции может быть введена цифра или буква,

. - определяется место для десятичной точки,

, - определяется место для разделителя тысяч.

Создание первичного ключа

Каждая таблица в реляционной базе данных должна иметь первичный ключ. Для создания первичного ключа в Microsof Access следует выполнить следующие действия:

1. В режиме конструктора в окне таблицы отметить поля, входящие в первичный ключ, щелкнув по области маркировки, расположенной слева от имени поля. Если нужно включить несколько полей в первичный ключ, следует нажать клавишу Ctrl и, удерживая ее нажатой, щелкнуть по области маркировки необходимых полей.

2. Выполнить команду Правка/Определить ключ. В подтверждение того, что ключ задан, Access выведет в области маркировки слева от указанного поля символ ключа.

Определение связи между таблицами

Определение связи между таблицами производится в окне базы данных путем выполнения директивы Правка/Схема данных. В схему данных нужно +добавить таблицы, между которыми определяется связь. Обычно две таблицы связаны между собой отношением "один - ко - многим", и для первичного ключа родительской таблицы (таблицы со стороны "один") существует соответствующий ему чужой (внешний) ключ в дочерней таблице (таблице со стороны "много"). Для того, чтобы установить связь между этими таблицами, необходимо перетащить первичный ключ родительской таблицы и опустить его на соответствующий ему чужой ключ в дочерней таблице. В диалоговом окне Связи можно установить флажки:

обеспечение целостности данных, что не позволит добавить в дочернюю таблицу записи, не соответствующие информации родительской таблицы, а также не позволит удалить записи родительской таблицы, имеющие связанные с ними записи в дочерней таблице;

каскадное обновление связанных полей, что приведет к обновлению всех значений чужих ключей в дочерних таблицах;

каскадное удаление связанных данных, что приведет к удалению записей в дочерних таблицах при удалении соответствующих записей в родительских таблицах.

Для удаления связи достаточно установить курсор мыши на связи в окне схемы данных и нажать клавишу Del.

таблица база данный архитектура запрос