2.1 Проектирование форм

Формы можно спроектировать на базе существующей Access -таблицы или запроса. Имена полей берутся из спецификации таблицы, а расположением полей на экране занимается пользователь - в соответствии со своими вкусами и потребностями. При этом он определяет, какие поля в какой последовательности появляются в форме, объединяет логически взаимосвязанные поля в группы, вносит в формы элементы оформления.

Формы являются основным средством организации интерфейса пользователя в приложении Microsoft Access. Можно создавать формы для различных целей:

Вывод и редактирование данных. Это наиболее распространенный способ использования форм. Формы обеспечивают вывод на экран данных в выбранном представлении. С их помощью значительно упрощается внесение изменений, добавление и удаление данных из базы. В форме можно сделать доступными только для чтения все записи или некоторую их часть, автоматически выбирать информацию из других связанных таблиц и помещать ее в форму, вычислять выводимые в форме значения, скрывать (делать невидимыми) или наоборот выводить некоторые данные в зависимости от значений других полей записи либо от выбранных пользователем параметров.

Управление ходом выполнения приложения. Чтобы автоматизировать вывод определенных данных или выполнения некоторой последовательности действий, можно создать формы для работы с макросами и функциями Microsoft Access Basic. Для запуска макросов или процедур Access Basic можно создать специальные элементы управления - командные кнопки). С помощью макросов и процедур можно открывать другие формы, выполнять запросы или команды меню, фильтровать выводимые на экран значения, устанавливать значения в записях или формах, выводить меню на экран, распечатывать отчеты и выполнять ряд других действий. Можно спроектировать форму таким образом, чтобы макросы или функции Access Basic запускались в ответ на определенные события:открытие формы, активизация определенных элементов управления или на изменение данных в форме.

Ввод данных. Можно создать форму, предназначенную только для ввода в базу данных новых данных или значений, помогающих автоматизировать выполнение приложения.

Вывод сообщений. Формы могут предоставлять вспомогательную информацию о работе приложений или о выполняемых действиях. С помощью макрокоманд или функций Microsoft Access Basic можно вывести на экран информацию, предупреждающую или сообщающую об ошибках.

Печать информации. Несмотря на то, что для печати информации используются отчеты, можно распечатать информацию ,содержащуюся в форме.