2.2 Цели, процессы, структура

Open Plan - средства календарного планирования и контроля

Традиционно основу систем управления проектами составляет программное обеспечение (ПО) календарного планирования и контроля. В семейство Welcom входят две версии ПО календарного планирования: профессиональная -- Open Plan Professional и настольная -- Open Plan Desktop.

И профессиональная, и настольная версии Open Plan прежде всего включают в себя следующие традиционные функции календарного планирования:

· разработка структурной декомпозиции работ проекта и сетевых графиков;

· расчет и оптимизация календарных планов с учетом ограничений на ресурсы;

· разработка графиков потребности проекта в ресурсах;

· отслеживание хода выполнения работ и сравнение текущего состояния с исходным планом;

· предоставление отчетности по проекту.

Обе версии работают с единой базой данных проекта (что означает полную совместимость по данным), обладают схожей функциональностью и интерфейсом.

Основным отличием Open Plan Professional от настольной версии является наличие функций мультипроектного планирования и контроля, а также специализированных средств настройки дополнительных полей базы данных проекта, типовых процедур работы с данными («Директор управления проектами»), экранов и отчетов системы.

Пользователи Open Plan Desktop получают в распоряжение все средства для создания проектов, разработки и оптимизации календарных планов с учетом ограничений на ресурсы, управления ими в процессе реализации, отчетности, но не имеют доступа к ряду процедур настройки.

Таким образом, Open Plan Desktop ориентирован в первую очередь на менеджеров, отвечающих за отдельные проекты (размер проектов практически не ограничен), а Open Plan Professional является инструментом менеджеров, отвечающих за мультипроектное управление, обеспечивающих консолидацию и согласование данных по нескольким проектам. Кроме того, профессиональная версия используется специалистами по управлению проектами для разработки шаблонов отчетов предприятия и настройки рабочих мест. Обладатели настольных версий будут пользоваться настройками, созданными для них в профессиональной версии.

Архитектура системы, использующая две версии ПО в рамках организации, обеспечивает ясное взаимодействие стратегических и тактических инструментов, используемых в компании на разных уровнях управления, и позволяет значительно уменьшить общую стоимость решения.

Для компаний, которым необходимо управлять проектами, особый интерес представляют следующие ключевые функциональные возможности Open Plan:

· средства моделирования и оптимизации использования ресурсов в проекте;

· возможности моделирования крупных проектов;

· средства мультипроектного планирования и контроля;

· возможности настройки рабочих мест пользователей;

· открытая архитектура.

Рассмотрим некоторые из них.

Ресурсное планирование

Одной из ключевых возможностей Open Plan в качестве системы календарного планирования уровня предприятия является возможность планирования ресурсов нескольких типов (возобновляемые, расходуемые, с ограниченным сроком годности) и классов (людские, неодушевленные, финансовые), разнообразие процедур оптимизации расписания работ с учетом ограничений на ресурсы, а также возможность управлять ресурсами всей совокупности проектов компании.

Open Plan позволяет описать профиль доступности (количество единиц ресурса и временной интервал, в течение которого ресурс может использоваться для выполнения работ) имеющихся в компании ресурсов. Ресурсы можно зарезервировать для использования на определенном проекте частично, указав промежуток времени резервирования и процент загрузки ресурса на проекте, или полностью.

Важной возможностью для оптимизации использования ресурсов в проекте является наличие в системе понятия взаимозаменяемости и «квалификации ресурса». Назначая не конкретного исполнителя, а требуемую для выполнения работы квалификацию, менеджер дает Open Plan больше свободы для проведения оптимизации календарного графика в условиях ограниченности ресурсов. Система сама предложит наиболее подходящий из доступных и наименее загруженных вариантов назначения ресурсов на работы.

Ресурсы Open Plan могут быть представлены в виде иерархической структуры, и эта особенность системы широко используется на практике для автоматического составления сложных расписаний и получения разнообразной отчетности. Как и в случае с квалификациями, назначение на работу суммарного ресурса вместо конкретных исполнителей позволяет Open Plan более гибко использовать алгоритмы оптимизации составления расписаний.

Типичным практическим применением данных возможностей системы является решение задач оптимизации загрузки оборудования или квалифицированного персонала на нескольких одновременно реализуемых проектах.

Отметим, что Open Plan позволяет проводить оптимизацию не только для воспроизводимых ресурсов (оборудование, специалисты), но и для материальных (материалы, комплектующие).

Open Plan предусматривает два базовых метода оптимизации календарных графиков при ресурсном планировании: ресурсное планирование при ограниченном времени и при ограниченных ресурсах.

В Open Plan можно задавать и собственные правила при оптимизации выравнивания ресурсов, в том числе определять приоритетность планирования работ.

Планирование ресурсов на уровне задач также зависит от того, как можно изменять профиль использования ресурсов: можно ли прерывать работу, увеличивать ее длительность и на сколько, нужно ли проводить работу немедленно, невзирая на перезагрузку ресурса. Наличие такого разнообразия настроек оптимизации позволяет менеджеру более гибко выполнить моделирование различных вариантов календарного графика реализации проекта и выбрать наиболее подходящий.

Для анализа загрузки ресурса на нескольких проектах не обязательно требуется объединение их в мультипроект, достаточно лишь определить приоритетность проектов. Кроме того, имеется возможность полностью или частично резервировать ресурс как на весь конкретный проект, так и на заданный временной диапазон реализации проекта.

При планировании использования того или иного ресурса менеджер видит загрузку этого ресурса на проектах с более высоким приоритетом. Включив фильтр на отображение только доступных ресурсов, менеджер получит список реально доступных ресурсов с указанием объема доступности, в рамках которой он может использовать ресурс на своем проекте.

Потребность в ресурсах наглядно представляется на ресурсных гистограммах. Гистограммы потребности могут быть построены по ранним и поздним датам (расчет проекта по методу критического пути), плановым (сроки работ после ресурсного планирования), фактическим датам, датам исходного плана. Отображается также доступность ресурса, при этом можно выбирать, просматривать ли доступность целиком или учитывать, что ресурс уже был зарезервирован под другие проекты и был назначен на работы более приоритетного проекта в определенном количестве.

Мультипроектность

В большинстве компаний интерес к автоматизации процессов управления проектами возникает именно по причине наличия нескольких одновременно реализуемых проектов и необходимости эффективного планирования и контроля всей совокупности этих проектов. Часто в проектно-ориентированных компаниях необходимо в сжатые сроки ответить на вопросы:

· имеет ли компания достаточно ресурсов, чтобы завершить проект вовремя?

· какие участки будут наиболее критическими для успешной реализации проекта?

· может ли компания взяться за реализацию новых проектов или выполнить дополнительный объем работ по существующим проектам?

Мультипроектный режим работы подразумевает связывание нескольких отдельных проектов в рамках одного комплексного проекта или программы. Подобное связывание служит главным образом двум целям. Во-первых, это возможность получения различной аналитической отчетности по всем проектам в масштабах компании. Если с помощью механизма назначения кодов поставить в соответствие работам проекта, например, статьи затрат, то мы легко можем получить аналитический срез всех проектов по этому показателю.

Во-вторых, это возможность создать среду для интегрированного распределенного управления большими комплексными проектами. Работы разных подпроектов внутри программы могут быть связаны между собой, что дает возможность анализировать влияние хода реализации отдельного подпроекта на другие и на программу в целом и принимать по результатам этого анализа обоснованные управленческие решения.

Открытость системы

Еще одной важной особенностью Open Plan является его открытая архитектура и возможности интеграции с различными системами предприятия (ERP и бухгалтерские системы, документооборот, нормативно-справочные БД и др.). Пакет изначально разрабатывался с учетом требований информационных систем предприятия по хранению и обмену данными.

Помимо собственного формата хранения данных, Open Plan может использовать для сохранения информации проекта популярные СУБД -- Oracle, Microsoft SQL Server, Sybase.

Open Plan поддерживает технологию OLE Automation, что дает возможность с минимальными усилиями создавать решения, использующие функциональные возможности пакета при вызове из внешних приложений. Кроме того, с помощью простой программы на Visual Basic можно, например, автоматизировать выполнение рутинных операций, выполнить нестандартную обработку данных проекта, создать формы ввода и корректировки информации в Open Plan. (См. также врезку «ИТ-архитектура».)

На практике подобные возможности применялись при интеграции с базой нормативной информации компании, когда при задании вида и объема работ на основе нормативных данных осуществлялось назначение ресурсов и вычислялась длительность выполнения работ.

Процедуры экспорта/импорта позволяют создать в Open Plan различные сценарии обмена данными с другими приложениями. В стандартной поставке имеются уже готовые сценарии обмена с Microsoft Project 2000, Cobra, SAP R/3, Baan. Кроме того, предоставляются примеры сценариев экспорта данных в формате XML, на основании которых можно создать отчеты любой сложности для публикации в Internet.

Открытая архитектура и указанные возможности взаимодействия с внешними системами позволяют достаточно быстро и легко включать Open Plan в единое информационное пространство предприятия.

Стандартизация процедур управления

Еще одной существенной характеристикой пакета Open Plan является наличие встроенного методологического модуля - «Директора управления проектами» (ДУП). С помощью процедур ДУП компания может формализовать и повторно использовать накопленный опыт, настроить стандартные процедуры управления проектами предприятия, а также автоматизировать сбор и распределение относящейся к проекту информации. С системой поставляется набор шаблонов процессов, разработанных на основе опубликованных исследований Комитета по стандартам Института управления проектами [Project Management Institute (PMI) Standards Committee]. Пользователи могут также создавать собственные шаблоны процессов. Следование единым шаблонам обеспечивает согласованность управления всеми проектами компании. Помимо вызова функций Open Plan, шаги процессов в ДУП могут ссылаться на документы, созданные в других приложениях, но необходимые для процесса управления.

Управление бюджетом проекта с помощью Cobra

Пакет Cobra является инструментом для компаний, которым требуется выделенное в отдельное направление планирование и контроль бюджета проектов и программ. Cobra позволяет управлять затратами проекта, анализировать движение денежных средств, моделировать экономические прогнозы и генерировать финансовые отчеты, используя методику освоенного объема.

Cobra позволяет планировать бюджет с точностью до недели, месяца или года, что обеспечивает компании возможность выбирать необходимую степень детализации для управления проектами. Поддерживается возможность при планировании бюджета учитывать накладные расходы, стоимость привлечения денежных средств на проект и использование нескольких валют.

Любые изменения в утвержденном бюджете автоматически протоколируются. Отчет об изменениях в бюджете содержит детальную информацию об авторе и характере внесенных изменений, а также необходимые комментарии. Данные о фактических затратах могут вноситься в Cobra вручную или через промежуточный файл, который генерируется бухгалтерским модулем системы управления предприятием.

Возможности Cobra по составлению прогнозов могут быть использованы при оценке окончательной стоимости проекта на основе анализа хода его реализации. Типичные прогнозы, которые могут генерироваться одновременно, обычно включают:

· оптимистический, пессимистический и наиболее ожидаемый прогноз для заказчика;

· прогноз для внутреннего пользования на основе данных, загруженных из системы календарного планирования или введенных вручную; использование статистических методов и учет коэффициентов производительности на проекте позволяет повысить точность таких прогнозов;

· прогнозы, учитывающие изменения ставок ресурсов и курсов валют.

С пакетом Cobra поставляется 60 стандартных отчетов по различным аспектам управления бюджетом проектов и прогнозирования, а также специальная программа-помощник по составлению произвольных отчетов. Пользователи могут выбирать различные критерии для группировок данных и фискальных периодов в отчетах, что дает возможность генерировать произвольную отчетность по бюджету, прогнозам, отчеты по фактическим затратам, отчеты по истории внесения изменений в бюджет проекта, отчеты по обязательствам и др. Все отчеты могут быть напрямую сохранены в формате Microsoft Excel или HTML.

Хотя возможно использование Cobra без связи с системой календарного планирования и контроля, в комплекте поставки имеется специальный модуль интеграции, который позволяет напрямую получать данные из Open Plan, Primavera Project Planner и Microsoft Project. Такая возможность позволяет построить интегрированную систему управления календарным графиком и затратами проекта. При этом процедуры определения плановых дат, загрузки ресурсов и ввода данных о прогрессе существенно упрощаются при использовании Open Plan или другой системы календарного планирования, в то время как работа с бюджетными данными может вестись на рабочих местах, где установлена только Cobra.

Виртуальный офис проекта на базе WelcomHome