5.2 Microsoft Office Access

Microsoft Office Access или просто Microsoft Access -- однопользовательская реляционная СУБД корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.

Основные компоненты MS Access:

· построитель таблиц;

· построитель экранных форм;

· построитель SQL-запросов;

· построитель отчётов, выводимых на печать.

Они могут вызывать скрипты на языке VBA, поэтому MS Access позволяет разрабатывать приложения и БД практически “с нуля” или написать оболочку для внешней БД.[5] MS Access является файл-серверной СУБД и потому применима лишь к маленьким приложениям. Отсутствует ряд механизмов, необходимых в многопользовательских БД, таких, например, как триггеры.

Существенно расширяет возможности MS Access по написанию приложений механизм связи с различными внешними СУБД: "связанные таблицы" (связь с таблицей СУБД) и "запросы к серверу" (запрос на диалекте SQL, который "понимает" СУБД). Также MS Access позволяет строить полноценные клиент-серверные приложения на СУБД MS SQL Server. При этом имеется возможность совместить с присущей MS Access простотой инструменты для управления БД и средства разработки.

Access, при работе с базой данных, иначе взаимодействует с жёстким (или гибким) диском, нежели другие программы.

В других программах, файл-документ, при открытии, полностью загружается в оперативную память, и новая редакция этого файла (изменённый файл) целиком записывается на диск только при нажатии кнопки “сохранить”.[5]

В Access новая редакция содержимого изменённой ячейки таблицы записывается на диск сразу, как только курсор клавиатуры будет помещён в другую ячейку или новая редакция изменённой записи записывается на диск сразу, как только курсор клавиатуры будет поставлен в другую запись.

Кнопка “Сохранить” в Access тоже есть, но в Access в режиме просмотра данных она нужна, в первую очередь, для сохранения изменённого режима показа таблицы или другого объекта -- то есть, для сохранения таких изменений, как:

· изменение ширины столбцов и высоты строк,

· перестановка столбцов в режиме просмотра данных, “закрепление” столбцов и освобождение закреплённых столбцов,

· изменение сортировки,

· применение нового фильтра,

· изменение шрифта; цвета текста, сетки и фона

· и т. п.

Кроме того, в Access эта кнопка нужна в режиме “Конструктор” для сохранения изменений структуры объекта базы данных, сделанных в этом режиме.[5]

Даже если, в процессе работы с файлом базы данных, не применялся режим “Конструктор”, и новые данные в базу данных не добавлялись, то всё равно файл базы данных имеет тенденцию со временем, в процессе работы с ним, всё больше и больше увеличиваться в размере. Очень способствует увеличению размера файла применение новых сортировок и фильтров. Это приращение размера файла является, фактически, пустотой, но эта пустота лежит внутри файла, увеличивая его объём.

Чтобы вернуть файлу базы данных нормальный (минимальный) объём, то есть, чтоб убрать из файла пустоту, в Access есть кнопка “Сжать и восстановить базу данных” -- эту кнопку нужно время от времени нажимать.

Версии Access

1993 Access 2.0 для Windows (Office 4.3)

1995 Access 7 для Windows 95 (Office 95)

1997 Access 97 (Office 97)

1999 Access 2000 (Office 2000)

2001 Access 2002 (Office XP)

2003 Access 2003 (из комплекта программ Microsoft Office 2003)

2007 Microsoft Office Access 2007 (из комплекта программ Microsoft Office 2007)

2010 Microsoft Office Access 2010 (из комплекта программ Microsoft Office 2010)

Microsoft Access 2003 - среда визуального программирования систем управления базами данных - в этой программе создано подробное описание процедур создания довольно сложных и трудоемких объектов баз данных. Авторами рассмотрены примеры решения типичных задач, которые часто приходится решать разработчикам приложений. Раскрыты основные средства программирования приложений Access: например язык программирования VBA, разные объектные модели, и разработка Web-приложений и разные способы взаимодействия приложений Access с другими возможными приложениями Microsoft Office.[5]

Рассмотрены вопросы открытия профессиональных и многопользовательских сетевых баз для данных и проектов, а также для администрирования баз данных и проектов Access.

Microsoft Office Access 2007 - среда визуального программирования систем управления базами данных - позволяет быстро отслеживать информацию и создавать на ее основе отчеты, не требующих глубоких знаний в области баз данных. Office Access 2007 обеспечивает работу со встроенными базами данных, позволяет вносить в них изменения и адаптировать к меняющимся деловым потребностям пользователя. Пользователь может собирать информацию с помощью форм электронной почты или импортировать данные из внешних приложений. Реализована возможность создания и редактирования подробных отчетов, содержащих отсортированную, отфильтрованную и сгруппированную информацию. Совместный доступ к информации обеспечивается с помощью технологических списков Microsoft Windows SharePoint Services, позволяющих проверять журнал исправлений, восстанавливать удаленную информацию, устанавливать разрешения доступа к данным и регулярно осуществлять резервное копирование. СУБД обеспечивает загрузку с отключенными кодами и макросами в безопасной среде, так называемом изолированном режиме, когда макросы из списка доверенных продолжают работать, а также может предоставлять разрешения на доступ к спискам выборочно предоставляя доступ определенным пользователям.

Microsoft Access 2010 - среда визуального программирования систем управления базами данных, программа для создания, редактирования и ведения баз данных. Access 2010 - профессиональное приложение для проектирования и развертывания баз данных, с последующим отслеживание ключевой информации, как с локальных компьютеров, так и с использованием корпоративных сетей для коллективного рабочего процесса. Access 2010 безусловный лидер среди десктоп-продуктов по работе с большими базами данных. Благодаря выверенному интерфейсу, обилию наглядных подсказок, интегрированным шаблонам и эффективным инструментам, программу освоит даже начинающий пользователь не имевший ранее опыта работы с базами данных. Одинаково простое решение как для ведения домашней бухгалтерии, контроль денежных средств, форма и отчёты для мелкого бизнеса, так и сопровождение баз данных крупных промышленных предприятий.[5]