Основные компоненты
База данных.Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.
Пример 3.27. В базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья.
Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных.
Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и др. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.
Полученная из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения.
Текстовый процессор.Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т.д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.
Электронная почта.Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.
Электронная почта может предоставлять пользователю различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений,при желании можно указать, что это частная корреспонденция. Вы также можете послать отправление с уведомлением о его получении адресатом.
Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности. Первая - купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты. Вторая возможность связана с покупкой услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.
Аудиопочта.Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.
Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.
Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной является то, что она проще ≈ при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.
Табличный процессор.Он так же, как и текстовый процессор, является базовой составляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полноценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:
ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;
обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.);
вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;
качественное оформление табличных форм представления данных;
многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;
проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;
проведение математического моделирования и ряд других вспомогательных операций.
Любая современная среда табличного процессора имеет средства пересылки данных по сети.
Электронный календарь.Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.
Система дополнительно дает возможность получить доступ также и к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями.
Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.
Компьютерные конференции и телеконференции.Компьютерныеконференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.
В литературе часто можно встретить термин телеконференция.Телеконференциявключает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.
Видеотекст.Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста:
создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;
заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках;
заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видео текста.
Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.
Хранение изображений.В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.
Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображении может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. страниц.
Следует напомнить, что идея хранения изображений не нова и реализовывалась раньше на основе микрофильмов и микрофиш. Созданию данной технологии способствовало появление нового технического решения - оптического диска в комбинации с цифровой записью изображения.
Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.
Использование аудиоконференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно. Эффективность аудиоконференций повышается при выполнении следующих условий:
работник, организующий аудиоконференцию, должен предварительно обеспечить возможность участия в ней всех заинтересованных лиц;
количество участников конференции не должно быть слишком большим (обычно не более шести), чтобы удержать дискуссию в рамках обсуждаемой проблемы;
программа конференции должна быть сообщена ее участникам заблаговременно, например, с использованием факсимильной связи;
перед тем как начать говорить, каждый участник должен представляться;
должны быть организованы запись конференции и ее хранение;
запись конференции должна быть распечатана и отправлена всем ее участникам.
Видеоконференции.Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, с применением видеоаппаратуры. Их проведение также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение. Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой причине. Эти фирмы видят в них возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от главного офиса.
Наиболее популярны три конфигурации построения видеоконференций:
односторонняя видео- и аудиосвязь. Здесь видео- и аудиосигналы идут только в одном направлении, например от руководителя проекта к исполнителям;
односторонняя видео- и двухсторонняя аудиосвязь. Двухсторонняя аудиосвязь дает возможность участникам конференции, принимающим видеоизображение, обмениваться даться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником;
двухсторонняя видео- и аудиосвязь. В этой наиболее дорогой конфигурации используются двухсторонняя видео- и аудиосвязь между всеми участниками конференции, обычно имеющими один и тот же статус.
Факсимильная связь.Эта связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.
Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.
ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ ПОДДЕРЖКИ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ
- Информатика Информатика: Учебник / Под ред. Проф. Н.В. Макаровой - м.: Финансы и статистика -2006. - 768 с. Www.Stu.Ru/inform/ Содержание
- 1. Основы информационной культуры
- 1.1. Информатизация общества
- 1.1.1. Представление об информационном обществе Роль и значение информационных революций
- Как понимают ученые информационное общество
- 1.1.2. Роль информатизации в развитии общества Что такое процесс информатизации общества
- 1.1.3. Опыт информатизации и перспективные идеи
- 1.1.4. Об информационной культуре
- 1.2. Информационный потенциал общества
- 1.2.1 Информационные ресурсы
- 1.2.2. Информационные продукты и услуги
- Рынок информационных продуктов и услуг
- История развития рынка информационных услуг
- 1.2.3. Правовое регулирование на информационном рынке
- 1.3. Информатика – предмет и задачи
- Структура информатики
- 2. Измерение и представление информации
- 2.1. Информация и ее свойства
- 2.1.1. Информация и данные
- 2.1.2. Формы адекватности информации
- 2.1.3. Меры информации Классификация мер
- Синтаксическая мера информации
- Семантическая мера информация
- Прагматическая мера информации
- Мера информации Единицы измерения
- Качество информации
- 2.2. Классификация и кодирование информации
- 2.2.1. Система классификации Общие сведения
- Иерархическая система классификации
- Фасетная система классификации
- Дескрипторная система классификации
- Система кодирования
- Классификационное кодирование
- Классификация информации по разным признакам
- 3.Информационные системы и технологии
- 3.1. Информационные системы
- Общее представление Понятие информационной системы
- Этапы развития информационных систем
- Период времени
- Процессы в информационной системе
- Что можно ожидать от внедрения информационных систем
- Роль структуры управления в информационной системе Общие положения
- Структура управления организацией
- Персонал организации
- Прочие элементы организации
- Примеры информационных систем
- 3.2. Структура и классификация информационных систем
- Информационное обеспечение
- Техническое обеспечение
- Математическое и программное обеспечение
- Организационное обеспечение
- Правовое обеспечение
- Классификация информационных систем по признаку структурированности задач Понятие структурированности задач
- Классификация информационных систем по функциональному признаку и уровням управления Что означает функциональный признак
- Типы информационных систем
- Информационные системы оперативного (операционного) уровня
- Информационные системы специалистов
- Информационные системы для менеджеров среднего звена
- Стратегические информационные системы
- Прочие классификации информационных систем
- 3.3. Информационные технологии
- Новая информационная технология
- Инструментарий информационной технологии
- Как соотносятся информационная технология и информационная система
- Составляющие информационной технологии
- Этапы развития информационных технологий
- Проблемы использования информационных технологий Устаревание информационной технологии
- Методология использования информационной технологии
- Выбор вариантов внедрения информационной технологии в фирме
- 3.4. Виды информационных технологий
- Основные компоненты
- Информационная технология управления Характеристика и назначение
- Основные компоненты
- Автоматизация офиса Характеристика и назначение
- Основные компоненты
- Характеристика и назначение
- Основные компоненты
- Характеристика и назначение
- Основные компоненты
- 4.1. Информационно-логические основы построения
- 4.2. Функционально-cтруктурная организация
- Основные блоки пк и их назначение
- Внутримашинный системный интерфейс
- Функциональные характеристики пк
- 4.3. Микропроцессоры
- 4.4. Запоминающие устройства пк
- 4.5. Основные внешние устройства пк
- 5. Состояние и тенденции развития эвм
- 5.1. Классификация эвм Классификация эвм по принципу действия
- 5.2. Большие эвм
- 5.3. Малые эвм
- 5.4. Персональные компьютеры
- 5.5. Суперэвм
- 5.6. Серверы
- 5.7. Переносные компьютеры
- 5.8. Тенденции развития вычислительных систем
- 6.1. Коммуникационная среда и передача данных назначение и классификация компьютерных сетей
- Аппаратная реализация передачи данных
- Звенья данных
- 6.2. Архитектура компьютерных сетей
- Эталонные модели взаимодействия систем
- Протоколы компьютерной сети эталонные модели взаимодействия систем
- Протоколы компьютерной сети
- 6.3. Локальные вычислительные сети
- Типовые топологии и методы доступа лвс
- Объединение лвс
- 6.4. Глобальная сеть internet
- Представление о структуре и системе адресации
- 7. Офисная техника
- 7.1. Классификация офисной техники
- 7.2. Средства изготовления, хранения, транспортирования и обработки документов
- Организационные автоматы
- Диктофонная техника
- Средства хранения документов
- Средства транспортирования документов
- Средства обработки документов
- 7.3. Средства копированияи размножения документов
- Средства копирования документов
- Средства оперативной полиграфии
- 7.4. Средства административно-управленческой связи
- Каналы связи
- Классификация систем административно-управленческой связи
- Системы передачи недокументированной информации
- Радиотелефонная связь
- Системы передачи документированной информации
- 7.5. Компьютерные системы в оргтехнике
- Системы управления электронными документами
- Компьютерные системы административно-управленческой связи системы управления электронными документами
- Компьютерные системы административно-управленческой связи
- 8. Состояние и тенденции развития программного обеспечения
- Характеристика программного продукта
- Жизненный цикл программного продукта.
- Защита программных продуктов. Основные понятия о защите программных продуктов.
- 8.2. Классификация программных продуктов.
- Системное программное обеспечение.
- Минимальный состав системного программного обеспечения современных персональных компьютеров.
- Инструментарий технологии программирования.
- Средства для создания приложений.
- Пакеты прикладных программ.
- Проблемно-ориентированные ппп.
- Ппп автоматизированного проектирования.
- Офисные ппп.
- Операционные системы windows 95 и windows 98
- Требования к аппаратной части
- 32-Разрядная архитектура
- Вытесняющая многозадачность и многопоточность
- Графический пользовательский интерфейс
- Подключение новых периферийных устройств по технологии Plug and Play
- Использование виртуальной памяти
- Совместимость с ранее созданным программным обеспечением
- Наличие коммуникационных программных средств
- Сетевые средства операционной системы Windows 95 позволяют:
- Наличие средств мультимедиа
- Концепция операционной системы windows 98
- Интеграция с глобальной сетью Интернет
- Повышение надежности и качества управления
- Повышение производительности
- 12.2. Объектно - ориентированная платформа windows
- Объекты файловой системы - файл и папка Объект - файл
- Объект - папка
- Назначение ярлыка
- Иерархическая структура подчиненности папок
- Объекты пользовательского уровня - приложение и документ
- Пользовательский графический интерфейс windows Основные понятия
- Формы указателя мыши при работе с объектами
- Окна приложения и документа
- Диалоговое окно
- Назначение Рабочего стола
- 12.3. Организация обмена данными
- Понятие составного документа
- Обмен данными перетаскиванием объекта мышью
- Обмен данными через буфер Роль буфера обмена
- Технология обмена данными через буфер
- Технология внедрения и связывания объектов ole
- Внедрение объекта
- Связывание объекта
- Программа работы с изображениями Imaging.
- Комплекс программ мультимедиа Развлечения
- Комплекс программ Связь
- Стандартные приложения служебного назначения
- Очистка диска
- Проверка диска
- Дефрагментация диска
- Мастер обслуживания дисков