3.Автоматизация делопроизводства

Автоматизация производства - процесс в развитии машинного производства, при котором функции управления и контроля, ранее выполнявшиеся человеком, передаются приборам и автоматическим устройствам. Цель процесса заключается в повышении эффективности труда, улучшении качества выпускаемой продукции, в создании условий для оптимального использования всех ресурсов производства. Различают автоматизацию частичную, комплексную и полную. [10; 11].

Автоматизация работы службы делопроизводства (канцелярии):

- установка нескольких компьютеров в службе делопроизводства;

- внедрение электронных регистрационных карточек вместо традиционных журналов и картотек;

- автоматизированный поиск документов, хранящихся в службе делопроизводства по различным реквизитам;

- автоматизированный контроль исполнения документов;

- хранение электронных документов в памяти компьютера наряду с традиционным хранением дел. [21; с.142].

Автоматизация делопроизводства в рамках организации:

- внедрение локальной электронной сети внутри предприятия;

- перемещение части внутренних и исходящих документов организации по электронной сети;

- установка сервера в службе делопроизводства для хранения регистрационных форм самой службы и регистрационных форм документов структурных подразделений;

- автоматизированный поиск и автоматизированное сопровождение хода исполненных документов;

- формирование отчетных данных о документообороте предприятия. [21; с.142].

В автоматизации делопроизводства можно условно выделить следующие основные этапы:

Традиционная технология делопроизводства на бумажных носителях:

- получение документов по почте;

- регистрация документов в журналах и на карточках;

- ведение контрольно-сроковых картотек;

- копирование документов и передача их в соответствии с резолюцией исполнителям (структурным подразделениям);

- формирование дел с исполненными документами;

- передача дел на архивное хранение.

Электронный документооборот между организациями:

- замена перемещения и размножения бумажных документов между предприятиями пересылкой электронных документов;

- автоматизированная регистрация в электронных журналах;

- внедрение сканирования поступивших бумажных документов и дальнейшая работа с их электронными копиями;

- использование электронно-цифровой подписи;

- внедрение санкционированного доступа к документам, потокового сканирования и других технологий электронного документооборота;

- создание электронного архива организации.

Электронный документооборот в территориально-распределенной системе организаций:

- внедрение единой электронной системы документооборота в рамках отрасли, ведомства;

- автоматизация обмена электронными документами между органом управления (министерством) и предприятиями, а также между предприятиями и его удаленными подразделениями (филиалами, представительствами);

- автоматическое формирование отчетности по различным показателям производственной деятельности;

- автоматическое формирование отчетности по различным показателям производственной деятельности;

- создание и управление большими массивами архивной документации [21; с. 142-143].

Таким образом, мы видим, что электронный документооборот является частью процесса автоматизации делопроизводства.