32. Подготовка и передача дел в архив. Унификация требованиям к делам, сдаваемым в архив.

Последней стадией делопроизводственного процесса является правильное оформление документации для хранения и дальнейшего ее использования для нужд организации. Основные этапы подготовки документов включают в себя оценку их практичной либо научной ценности, качественное составление дела, определение времени хранения дел и документации и дальнейший перевод их в ведомственный архивный фонд учреждения.

Оценка документации в делопроизводстве происходит при формировании номенклатуры дел и их составлении.

После проведенной экспертизы ценности архивных дел следует его оформление. Под оформлением дела подразумевается определенный ряд действий по пересчету дела, подсчету и нумерации листов, организации внутренней описи документации и заверительной надписи дела. Процесс оформления дела начинается с того момента, как его заверили в делопроизводстве, и заканчивается передачей его в архивный фонд учреждения, после окончания делопроизводительного (календарного) года. Составление дел производят делопроизводители, которые также решают о сроках хранения дел.

Дела, по срокам хранения, делятся на два типа. Гранью между ними является срок хранения документов в десять лет. Если документы должны храниться дольше указанного периода, они считаются долговременными (постоянными), если же наоборот – временными. Временные дела хранятся без систематизации и нумерации документов, они не подлежат архивированию.

Существует ряд критериев оформления долговременных дел:

1. Оформление дел производят делопроизводители.

2. Обложка дела должна состоять из полного названия учреждения, номера дела (переносят из номенклатуры), даты дела (даты первого и последнего документов в деле), его индекса и срока хранения, численности листов в деле и его архивного шифра. По окончании делопроизводительного года на обложку дела наносят дополнительную информацию и уточнения.

3. В конец каждого дела вкладывается лист (заверительная надпись). В нее записывают количество листов, входящих в дело «плюс» количество листов в описи. Все дальнейшие изменения в деле вносятся в заверительную надпись, с указанием акта.

4. Опись дела представляет собой перечень входящих в него документов с их содержанием.

С того момента как в дело был вложен первый лист документа и до сдачи в архив, оно должно храниться в рабочих комнатах, специальных помещениях.

При изъятии из незавершенного дела документации на ее место вкладывается листок с информацией о взявшим и выдавшим документ работниками и сроками его возврата. Из архивных дел документы не изымаются, в пользование отдается все дело.

Все отделы учреждения передают долговременные дела в архивный фонд строго по описям.

Передачу дел проводит уполномоченное лицо от структурного отделения организации, принимает работник архивного отдела. Во всех экземплярах описи ставят пометки напротив полученных архивным работником дел, после чего составляется архивная опись, которую заверяют оба работника учреждени

Унифицированная система документации (УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД: унифицированная система организационно-распорядительной документации; унифицированная система банковской документации; унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; унифицированная система отчетно-статистической документации; унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; унифицированная система документации по труду; ' унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации; унифицированная система внешнеторговой документации. Материал взят из: http://bugabooks.com/book/49-deloproizvodstvo/6-glava-2-unifikaciya-i-standartizaciya-dokumentov-unificirovannye-sistemy-dokumentacii.html