Системы электронного документооборота.

Системы электронного документооборота (СЭД) – это специальное ПО, предназначенное для коллективной работы с документами в сетевой среде. Благодаря СЭД документы можно объединять в логические блоки, обеспечивая их архивное хранение и поиск.

Системы электронного документооборота имеют особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной.

СЭД должна помогать в решении следующих задач:

- повышение эффективности управления бизнес-процессами (потоками задач и потоками информации) за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач и анализа деятельности организации;

- сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и финансовых издержек на расходные материалы;

- создание единого информационного пространства предприятия (координация работ и коллективное взаимодействие);

- электронный архив (корпоративное хранилище документов и информации), документооборот (автоматизация канцелярии или делопроизводства), управление документами и знаниями (база знаний);

- обеспечение надежности учета и хранения документов;

- организация эффективной защиты информации.

Система документооборота организации включает в себя множество подсистем, построенных с помощью программных продуктов, как правило, созданных различными производителями. Базовой единицей в системе электронного документооборота является электронный документ. Это электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью, электронно-графической подписью или иным аналогом собственноручной подписи.

Лучшая система электронного документооборота предприятия должна сочетать в себе целый набор важных качеств:

- Обеспечение требований делопроизводства, согласование, утверждение и контроль исполнения документов, создание резолюций, ознакомление с документами сотрудников, автоматические рассылки e-mail уведомлений и документов, формирование дел

- Ведение всей истории работы с документами

- Интеграция с MS Office, интеграция с существующими на предприятии приложениями, создание произвольной отчетности, использование простых стандартных средств настройки и программирования

- Безопасная работа с удаленными офисами и подразделениями предприятия через web-браузер, по электронной почте и SMS

- Средства групповой работы с документами и проектами

- Работа с платежными документами, ведение платежного статуса документов

- Календарное планирование и контроль загрузки сотрудников по работе с документами

- Простота работы с системой для конечного пользователя, легкость обслуживания системы и низкая стоимость владения, простота настройки системы на новые виды документов

- Реализация на web-технологиях.