Работа № 8. Обработка данных в локальных реляционных базах данных

Цель работы

Практическое освоение методов и средств обработки данных в СУБД MS Access..

Порядок выполнения работы

Анализ данных с помощью запросов.

Запросы представляют собой инструмент «доступа» к информации, хранящейся в БД Access. С их помощью можно не только извлекать и анализировать информацию, но и формировать новые поля, которых нет в исходных таблицах.

Задание № 1. Создание простого запроса

Создайте запрос на выборку данных о работниках, которые назначены на ремонт зданий.

1. Откройте базу данных «ООО Гастарбайтер».

2. В окне базы данных перейдите на вкладку Запросы и нажмите кнопку Создать. На экране появится окно Новый запрос.

3. Щелкните дважды на строке Простой запрос. Откроется первое окно Создание простых запросов.

4. Выберите из открывающегося списка Таблицы и запросы таблицу Здание. В списке Доступные поля щелкните дважды на поле Код здания. Поле переместится в Выбранные поля.

5. Выберите из списка Таблицы и запросы таблицу Работник и перенесите поля Ф.И.О и Специальность. Щелкните на кнопке Далее.

6. Во втором диалоговом окне выделите строку Создание подробного отчета. Щелкните на кнопке Далее.

8. Введите название запроса Запрос_1 и выделите вариант Открыть запрос для просмотра данных.

9. Щелкните на кнопке Готово. Мастер простых запросов закроется, а запрос откроется для просмотра в режиме таблицы.

10. Просмотрите полученную информацию. Следует заметить, что поле Специальность в данном запросе не дает ни какой информации, поэтому его можно временно скрыть.

11. Нажмите кнопку Вид на панели конструктора. Запрос отразится в режиме конструктора, который позволяет редактировать запросы.

12. На бланке запроса в столбце Специальность щелкните в ячейке Вывод на экран, чтобы убрать флажок.

13. Щелкните в столбце Ф.И.О в ячейке Сортировка, щелкните на стрелке и выделите в списке значение По возрастанию.

14. На панели инструментов конструктора нажмите кнопку Вид, чтобы переключиться в режим таблицы.

15. Просмотрите результат запроса. Поле Специальность больше не отражается в режиме просмотра запроса.

16. Закройте окно запроса с сохранением информации.

Задание № 2. Использование условий отбора в запросе

Создайте запрос на выборку данных о работниках, назначенных на ремонт здания с кодом 6990.

1. Создайте копию запроса Запрос_1 и переименуйте ее в Запрос_2.

2. Выделите Запрос_2 и нажмите кнопку Конструктор для возможности редактирования запроса.

3. На бланке запроса щелкните в столбце Код здания в ячейке Условие отбора.

4. Введите в эту ячейку 6990, что является условием отбора. Нажмите клавишу Enter.

5. На панели инструментов конструктора щелкните на кнопке Вид. Результаты запроса отобразятся в режиме таблицы.

6. Закройте окно запроса с сохранением изменений.

Задание № 3. Создание запросов в режиме конструктора

Создайте запрос на выборку данных о зданиях, ремонт которых начат после 01.01.2008 и закончен до 01.12.08 года.

1. В окне базы данных перейдите на вкладку Запросы и нажмите кнопку Создать. На экране появится окно Новый запрос.

2 Щелкните дважды на строке Конструктор. Откроется окно бланка запроса и диалоговое окно Добавление таблицы.

3. В списке таблиц выделите таблицу Здание и нажмите кнопку Добавить. Таблица отразится в бланке запроса. Закройте диалоговое окно.

4. В списке полей запроса щелкните дважды на полях Код здания и Дата начала ремонта.

5. На бланке запроса щелкните в столбце Дата начала в ячейке Условие отбора.

6. Введите в эту ячейку условие запроса: > 01.01.08 AND <30.12.08 и нажмите клавишу Enter для ввода условия. Выражение преобразуется к виду #01.01.00# AND #30.12.00#.

7. На панели инструментов конструктора щелкните на кнопке Вид. Результаты запроса отобразятся в режиме таблицы.

8. Закройте окно запроса с сохранением изменений и сохраните созданный запрос под именем Запрос_3.

Задание № 4. Добавление в запрос вычисляемых полей

Добавьте в запрос Запрос_3 информацию об окончании ремонта зданий. Для этого выполните следующие действия.

1. Создайте копию запроса Запрос_3 и переименуйте ее в Запрос_4.

2. Откройте Запрос_4 в режиме конструктора.

3. Щелкните правой кнопкой мыши в первом пустом поле бланка запроса. В появившемся контекстном меню выберите строку Построить. Появится диалоговое окно Построитель выражений.

4. Для создания нового поля в верхней части окна надо ввести следующее выражение: Дата окончания:=Дата начала + Число недель * 7. Для этого введите текст: Дата окончания:, щелкните по знаку =, дважды щелкните на слове Таблицы, затем на названии таблицы Здание. В правом окне отразятся данные этой таблицы.

5. Выделите поле Дата начала и нажмите кнопку Вставить, затем щелкните знак сложения +, вставьте поле Число недель, введите умножение на 7. Нажмите кнопку ОК. В бланке запроса появится новое поле.

6. Перейдите в режим таблицы и просмотрите результаты. Сохраните запрос.

Задание № 5. Вычисления с использованием вычисляемых полей

Создайте новый запрос на основании Запрос_4 и отобразите в запросе информацию о переносе окончания ремонта на два дня.

1. Создайте копию запроса Запрос_4 и переименуйте ее в Запрос_5.

2. Откройте запрос Запрос_5 в режиме конструктора.

3. Щелкните в пустом поле справа от поля Дата окончания.

4. Введите выражение: [Дата окончания] + 2 и нажмите клавишу Enter.

5. Перейдите в режим таблицы и просмотрите полученные результаты.

Задание № 6. Изменение свойств вычисляемых полей

1. Откройте запрос Запрос_5 в режиме конструктора.

2. Установите курсор в поле с именем Выражение 1. Нажмите на панели инструментов конструктора кнопку Свойства. Появится окно свойств поля.

3. Щелкните в поле свойства Описание и введите Изменение окончания ремонта. Щелкните в поле свойства Формат поля, щелкните на стрелке поля и выделите в списке Длинный формат даты. Щелкните в поле свойства Подпись и введите Новая дата. Закройте окно свойств.

4. В бланке запроса выделите текст Выражение1 и введите Новая дата для названия поля.

5. Закройте запрос с сохранением изменений. Просмотрите полученные результаты. Обратите внимание на новый формат представления данных даты. Отформатируйте ширину столбца Новая дата.

6. Закройте запрос с сохранением изменений.

Задание № 7. Создание параметрических запросов

Создайте параметрический запрос для получения информации о часовой ставке работников задаваемой специальности, например каменщика.

1. Создайте запрос с помощью конструктора на выборку данных из таблицы Специальность. Включите в него поля Специальность и Часовая ставка.

2. Заполните поля строки Условие отбора не конкретными критериями отбора, а обращением к пользователю для ввода критерия. В строке условие отбора в столбце Специальность введите фразу: [Назовите специальность]. Текст — при вводе заключите в квадратные скобки.

3. Выберите команду меню Запрос / Параметры. В поле Параметр диалогового окна Параметры запроса введите текст — Назовите специальность только без скобок. Определите тип данных в поле Тип данных в соответствии с таблицей Специальность и нажмите кнопку ОК. Запрос будет оформлен.

4. Перейдите в режим таблицы. На экране появляется окно — Введите значение параметра.

5. Введите слово — Каменщик и нажмите кнопку ОК. На экране появится результат запроса.

6. Просмотрите результат и закройте окно с сохранением запроса под именем Запрос_6.

Задание № 8. Создание перекрестных запросов

Создайте перекрестный запрос для определения объема затрат на зарплату работников различных специальностей.

1. Создайте запрос на выборку на основе двух таблиц Работник и Зарплата.

2. В меню Запрос активизируйте команду Перекрестный. В бланке запроса отобразятся строки Групповая операция и Перекрестная таблица.

3. Включите в бланк запроса поля Ф.И.О и Специальность из таблицы Работник и поле Зарплата из таблицы Зарплата.

4. Для поля Ф.И.О щелкните на строке перекрестная таблица и выберите в списке строку Заголовки строк. В строке Групповая операция для этого поля сохраните стандартную установку Группировка.

Примечание: поле Ф.И.О будет являться названием строк.

5. Для поля Специальность щелкните на строке Перекрестная таблица и выберите в списке строку Заголовки столбцов. В строке Групповая операция для этого поля сохраните стандартную установку Группировка.

Примечание: поле Специальность будет являться названием столбцов.

6. Для поля Зарплата щелкните на строке Перекрестная таблица и укажите элемент Значение. В строке Групповая операция для этого поля укажите функцию Sum.

7. Для отображения результирующего набора записей перейдите в режим таблицы. Просмотрите результаты и закройте окно с сохранением запроса под именем Запрос_7.

Отображение данных в форме.

Задание № 9. Создание формы с помощью Мастера

1. В окне базы данных откройте вкладку Форма и нажмите кнопку Создать. Появится окно Новая форма. Выделите в списке строку Мастер форм.

2. Щелкните на стрелке поля Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос, выделите таблицу Здание. Щелкните на кнопке ОК. Появится первое окно мастера форм, содержащее доступные поля для создания формы.

3. Перенесите в окно выбранных полей Код здания и Дата начала ремонта.

4. Щелкните на кнопке Далее. Появится второе окно мастера форм. Выберите форму представления данных в один столбец.

5. Нажмите на кнопке Далее. В третьем окне выберите стиль формы — Промышленный.

6. Нажмите на кнопке Далее. В четвертом окне задайте имя формы Ремонт_зданий. Нажмите кнопку Готово.

7. Просмотрите данные, представленные в созданной форме. Сверните окно формы.

Задание № 10. Создание формы на основе запроса

1. Создайте простой запрос Назначения на основе двух таблиц Назначение и Работник. Запрос должен выдавать информацию о специальности работника, затребованного на ремонте конкретного здания.

2. Создайте форму Назначение на основе запроса Назначения с помощью мастера форм. Перенесите в форму все доступные поля (Код здания и Специальность), форму представления данных выберите — Выровненный, стиль — Официальный. Просмотрите форму и закройте.

Задание № 11. Создание формы с подчиненной формой

Подчиненной формой называется форма, помещенная внутрь другой формы. Форму, содержащую внутри себя подчиненную форму, называют главной.

1. Откройте главную форму Ремонт_зданий в режиме конструктора.

2. Выберите в меню Окно команду Слева направо. Расположите окно базы данных слева по горизонтали от формы без перекрытия.

3. Перетащите с вкладки Формы в окне базы данных форму Назначение в нижнюю часть формы Ремонт_зданий. Форма Назначение станет подчиненной для формы Ремонт_зданий.

4. Просмотрите результаты созданной формы. Сохраните форму под именем Форма_с_подчинением.

Оформление отчета

Отчет должен содержать:

1. Цель работы.

2. Схему данных.

3. Краткое описание последовательности выполнения и выводы по каждому заданию.

4. Выводы обо всей проделанной работе.