5.2 Автоматизация бухгалтерского учета

Изначально автоматизация предприятий в России на базе тиражируемых решений началась с развития систем бухгалтерского учета. Этому способствовало образование в первой половине 90-х годов большого количества коммерческих структур, остро нуждавшихся в постановке и ведении бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет - прикладная экономическая дисциплина, обеспечивающая регистрацию, сохранение и обработку информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля.

Классический российский бухгалтерский комплекс состоит из следующих компонентов: план счетов, журнала проводок (операций), журналов ордеров, главной книги, отчетов по аналитическим счетам, баланса, форм финансовой отчетности, кассы, банка.

Сейчас бухгалтерских программ в чистом виде практически не осталось. Современные бухгалтерские системы, как правило, дооснащаются модулями: склад, реализация основных средств и т.д.

Начало работы с любой бухгалтерской программой начинается с настройки ведения учета:

• Вводятся основные сведения о собственной организации

• Вводятся основные сведения об организациях-партнерах

• Определяется учетная политика бухгалтерского и налогового учета

• Производятся настройки плана счетов

• Производятся настройки аналитического учета

• Производятся персональные настройки пользователя и другие полезные настройки

• Осуществляется ввод начальных остатков

Все современные бухгалтерские программы основаны на создании документооборота предприятия. Процесс работы с бухгалтерской программой представляется так: пользователь вводит в программу первичные документы, которые обрабатываются программой. Результатом этой обработки являются сформированные хозяйственные операции. Каждая хозяйственная операция представляет собой набор бухгалтерских проводок.

Таким образом, главная цель автоматизации бухгалтерских задач - обеспечение автоматического формирования хозяйственных операций, а также обеспечение удобного хранения и анализа бухгалтерской информации.

В любой бухгалтерской системе необходим генератор отчетов, обеспечивающий все функции подготовки и печати документов. Чем мощнее эти средства, тем привлекательнее система для ее пользователей.

Ценность бухгалтерской системы во многом определяется ее возможностями по перерасчету прежних объектов учета в связи с новыми условиями (например, деноминацией). При таких перерасчетах должно быть предусмотрено изменение данных во всех предыдущих документах и в текущей отчетности.

Бухгалтерские системы должны уметь:

• безошибочно производить арифметические расчеты;

• обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы;

• осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую;

• производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности;

• обращаться к данным и отчетам за прошлые периоды.

Для того, чтобы обеспечить указанные возможности, система должна иметь единую базу данных (БД) по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя.

В зависимости от особенностей учета на предприятии, БД могут иметь различную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность.