3.3. Информационные ресурсы и фонды

В современных условиях экономический потенциал стран, а также экономический потенциал предприятий во все возрастающей степени зависит от имеющихся в их распоряжении информационных ресурсов. Под информационными ресурсами понимаются сведения, вырабатываемые и накапливаемые в процессе развития науки и практической деятельности людей, которые можно использовать в процессах материального производства и управления как фактор роста производства и повышения его эффективности. В другом понимании – это знания, подготовленные людьми для социального использования в обществе и зафиксированные на материальном носителе¹. В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации», информационные ресурсы в экономике – это отдельные документы и отдельные массивы документов, являющиеся частью экономических информационных систем (архивов, фондов, банков данных и т.д.).

Структура информационных ресурсов России включает в себя следующие основные элементы, имеющие универсальный характер: библиотечную сеть России, Архивный фонд РФ, Государственную систему статистики, Государственную систему научно-технической информации (ГСНТИ). В процессе становления находится система правовой информации, призванная объединить разобщенные и неэффективно действующие ведомственные и региональные системы информирования о нормативно-правовых актах. Универсальный характер имеют также справочные информационные ресурсы массового использования: массивы, содержащие адресные данные, сведения о работе предприятий бытового обслуживания, органов власти, транспорта, связи, об организации отдыха, обучения и т.д. В настоящее время этот фрагмент информационных ресурсов недостаточно организован. Особый вид информационных ресурсов межотраслевого характера составляют сведения, относящиеся к определенным участкам местности, объектам или субъектам, т.е. кадастры и регистры. Подобные сведения необходимы для решения многих комплексных задач государственного и муниципального управления, в том числе на муниципальном и региональном уровнях и собираются организациями разных ведомств. Ключевую роль в обеспечении работы министерств и ведомств, предприятий и организаций играют их собственные информационные ресурсы, создаваемые непосредственно в ходе их основной деятельности и управления ею.

Органы управления всех уровней, различного рода хозяйственные субъекты, учреждения, общественные объединения, отдельные граждане формируют для обеспечения своей деятельности (производственной, управленческой, научной, просветительской, организации быта и отдыха и т.д.) информационные ресурсы, различающиеся между собой по тематике, объему (от подборки из нескольких справочников до огромных библиотечных фондов и систем баз данных) и по способам организации и представления информации.

Принято различать пассивную и активную формы информационных ресурсов. Пассивной формой являются книги, статьи в СМИ, патенты, банки данных, а также различного рода подборки информации, привязанные к конкретным предметным областям – если они недостаточны для их целенаправленного применения. Активной формой информационных ресурсов являются модели, алгоритмы, проекты, программы и базы знаний.

Информационные фонды – есть часть информационных ресурсов, которые используются в системе управления. С этой целью соответствующая информация собирается, накапливается, обрабатывается и распространяется среди лиц, ответственных за подготовку и принятие управленческих решений. Особенностью информационных фондов является то обстоятельство, что они фиксируются на материальных носителях, доступны для компьютерного хранения и обработки, а также для использования множеством пользователей.

В условиях ручной (традиционной) технологии обработки данных и на начальных стадиях развития компьютерных технологий информационных фонды были представлены массивами документов или их машинными копиями, ориентированными либо на решение определенных задач (в частности, плановая документация), либо на отображение результатов технологических процедур сбора и обработки данных. Для такого рода фондов было неизбежно значительное дублирование в хранении и обработке данных, и в связи с этим повышенные затраты на указанные операции.

В современных условиях главным направлением развития информационных фондов является их интеграция на основе технологий баз данных, сопряжение баз данных различных пользователей, их унификация, создание и использование баз данных коллективного пользования. Такого рода интеграция обеспечивает устранение неоправданного дублирования, снижение связанных с этим издержек, а также комплексное использование однократно собираемых и вводимых в систему данных широким кругом пользователей.

При разработке структуры информационных фондов должны в максимальной степени учитываться требования субъектов управления к содержанию и качеству информации, прежде всего, к ее доступности и оперативности предоставления, а также требования надежности. Это приводит к необходимости определенного контролируемого дублирования информации. С учетом этого решается вопрос о хранении первичной и производной информации. Размещение информационных фондов осуществляется обычно таким образом, чтобы базы первичных данных располагались у своих источников. В противоположность этому базы производной информации приближаются к пользователям. Указанные базы в целях повышения доступности и надежности информационного взаимодействия связываются между собой.

Представление о составе информационных баз, обслуживающих органы управления различных уровней, дает следующий перечень¹: основные показатели экономического развития страны – преимущественно для высших органов управления; данные о предприятиях (паспорта предприятий); данные о населении, включая региональные базы первичных данных текущего учета населения и переписей, а также центральную базу агрегированных данных; данные о продукции – о видах продукции и ее устойчивых свойствах; данные о производстве и потреблении продукции у потребителей и производителей; данные об основных фондах; данные об объектах строительства; данные о рабочей силе; данные о земельном фонде (земельный кадастр) в регионах; данные о водных ресурсах; данные о лесных ресурсах; данные о месторождениях полезных ископаемых; данные по финансам на всех уровнях управления (балансах расходов и доходов); данные о ценах на продукцию и услуги; научно-техническая информация; проектно-конструкторская и технологическая информация; данные о доходах и потреблении населения.

Кроме фондов, обеспечивающих информацией основные функции управления, необходимы вспомогательные и служебные массивы данных, используемые для эффективной организации функционирования самой информационно-технической базы системы управления, для коммуникации с пользователями и иных нужд. В их числе: метаданные (см. параграф 3.2.); данные организационного характера о пользователях, их задачах, взаимосвязях и приоритетах, а также об организационной структуре информационно-технической базы системы управления; компьютерные программы, входящие как во внутренне, так и во внешнее системное математическое обеспечение, а также проблемные программы – стандартные и индивидуальные для решения конкретных задач.

Массив (информационный массив) есть совокупность однородной информации в документальной или иной фиксированной форме, сосредоточенной в определенном месте, известном как источнику, так и потребителю информации. Массив – организованное, систематизированное хранилище информации. Физически массив располагается в определенном месте постоянно. Вместе с тем, содержание массива подвижно: он пополняется новой информацией освобождается от устаревших или утративших ценность данных. В постоянном движении данные массива находятся и в каждый отдельный отрезок времени: сведения используются потребителем непосредственно в помещении, где расположен массив, копируются и выдаются потребителю в постоянное или временное пользование, передаются по каналам связи.

Массив характеризуется следующими основными параметрами: содержанием фондов, т.е. характером хранимой в них информацией; степенью конфиденциальности размещаемой в массиве информации; объемом фондохранилища, т.е. величиной пространства, которым располагает массив для хранения информации; объемом фондов, т.е. количеством информации, содержащейся в массиве; количеством новой информации, поступающей в массив в определенный интервал времени; количеством информации, изымаемой из фонда за ненадобностью, недостатком места для хранения и т.д. (в совокупности с количеством новой информации характеризует обновляемость массива); интенсивностью использования информации потребителями; требуемой степенью оперативности обслуживания потребителей (измеряется отрезком времени с момента поступления запроса доя момента получения выходной информации.

В процессе ведения массива важной задачей является сосредоточение возможно большего объема ценной информации на возможно меньшем пространстве, т.е. достижение ее максимальной плотности. Вместе с те, согласно статистическому закону Брэдфорда, чем меньше полезной информации содержится в документе, тем больше число таких документов. Если отказаться от постоянного пополнения фондов новыми документами, особенно с малым содержание информации, то массив будет лишен этой информации. Если же систематически пополнять фонды, наступит момент, когда места для хранения вновь поступающих данных будет не хватать.

Это своего рода противоречие разрешается, прежде всего, путем тщательного содержательного анализа информации, выделения в ее составе наиболее ценных сведений, а также придания им такой формы, которая при минимуме текста давала бы максимум информации. Для этого используются рефераты, аннотации, справки, обзоры, краткие отчеты и т.д. Экономия места в документальных хранилищах достигается также за счет использования микрофильмирования документов, практикуется также хранения документов в электронном виде.

В зависимости от интенсивности использования различают следующие субфонды: оперативный (подручный), используемый наиболее интенсивно (например, ежедневно); рабочий (основной), для которого характерна средняя интенсивность использования (не столь высокая, как для оперативного); пассивный (страховой) – имеющий относительно небольшую нагрузку, минимальный уровень использования (обращения).

Информационные массивы сосредоточены в специализированных информационных центрах, библиотеках, архивных хранилищах, в памяти ЭВМ автоматизированных систем.

Для приведения состояния массива в соответствие с актуальными потребностями субъекта управления в информации на практике систематически производится его чистка от устаревших данных. В качестве критерия для принятия решения о выведении данных из массива используется период полустарения, под которым понимается промежуток времени, в течение которого потребность в информации сокращается наполовину. Период полустарения различен для разных видов информации, для социальной информации он составляет от 1 до 10, а в ряде случаев и более лет. Наиболее быстро старее научно-техническая информация в передовых отраслях науки и техники, в том числе в сфере компьютерных технологий.

Вследствие постоянного роста объемов информации, увеличением количества различного рода массивов и фондов в настоящее время все большее значение приобретает организация рационального поиска информации Традиционные средства поиска (каталоги, библиографические справочники, предметные каталоги и указатели) во многих организациях уже вытеснены автоматизированными средствами поиска.