Конспект лекцій з дисципліни

8.6.4. Шаблони та стилі. Створення змісту документів.

Стиль – це група параметрів форматування, що має унікальне ім’я. Стиль оформлення може містити сукупність параметрів форматування абзаців і символів (наприклад вид і розмір шрифту, вирівнювання абзаців, відстань між рядками). Стиль зберігається разом із документом або його шаблоном.

При форматуванні за допомогою стилю використовуються стилі двох типів: стилі символів і стилі абзаців. Стилі символів призначені для форматування позначених фрагментів у середині абзацу (символів, слів, фраз, речень). Стилі абзаців призначені для форматування цілих абзаців. Якщо встановити курсор в межах фрагменту, якому призначений стиль символі, в списку стилів панелі інструментів форматування відобразиться ім’я цього стилю символів. Якщо при форматуванні стиль символів не використовувався, в списку СТИЛЬ відобразиться ім’я стилю абзацу. Стиль символів позначається в списку символів а, а стиль абзацу - маркером абзацу ¶.

Word має стандартні стилі для оформлення документів. При введенні тексту нового документу, який базується на шаблоні NORMAL.DOT, за замовчуванням використовується стиль NORMAL – стандартний стиль для основного тексту, як правило, розміри букв мають 10 пунктів, Times New Roman Cyr, вирівнювання ліворуч, одинарний інтервал між рядками. Цей стиль використовується до тих пір, поки не буде використано інший стиль.

Щоб відформатувати фрагмент тексту за допомогою стилю, потрібно визначити його і виконати команду ФОРМАТ  СТИЛЬ. У вікні СТИЛЬ у списку СТИЛЬ необхідно вибрати потрібний стиль. У полі АБЗАЦ міститься зразок того, як виглядатимуть абзаци у позначеному фрагменті при заданих параметрах форматування. У полі СИМВОЛИ міститься зразок того, як виглядатимуть літери у позначеному фрагменті при заданих параметрах форматування. Якщо оформлення тексту за допомогою вибраного стилю задовольняє, то потрібно клацнути на клавіші ЗАСТОСУВАТИ. Потрібний стиль можна також вибирати зі списку стилів на панелі інструментів.

Для форматування решти елементів документу також розроблені спеціальні стилі. Наприклад, для форматування заголовків відповідних рівнів призначені стилі ЗАГОЛОВОК 1 – ЗАГОЛОВОК 3, для форматування колонтитулів – ВЕРХНІЙ, НИЖНІЙ, а НОМЕР СТОРІНКИ – стиль символів номерів сторінок.

Для того, щоб кожен раз при створенні документу не повторювати одні і ті ж дії зі створення і зміни стилів, елементів автотексту і автозаміни, макросів, комбінацій клавіш, конфігурації палітри інструментів, для кожного типу документа створюється шаблон. Шаблон – це особливий вид документу, який містить спеціальні засоби для створення і опрацювання документів Word. Шаблон може містити наступні елементи: текст або формат, однаковий для всіх документів цього типу, наприклад для службової записки або змісту; стилі; елементи авто тексту; макроси; меню і поставлені у відповідність комбінаціям клавіш операції; панелі інструментів. Будь-який створений текстовим процесором Word документ повинен базуватись на певному шаблоні. Шаблон можна розглядати, як стандартний бланк, підготовлений до заповнення. У шаблоні встановлюються поля сторінки, колонтитули та інші параметри документу, зберігаються стилі форматування. Всі елементи шаблону можна змінювати.

Після запуску текстового процесора Word відкривається порожній документ, що базується на шаблоні NORMAL.DOT, в Word є шаблони для створення службових записок, звітів, ділових листів, дисертацій тощо. За замовчуванням усі шаблони зберігаються в папці TEMPLATES папки програм Word. При створенні нового документу потрібно виконати команду ФАЙЛ  НОВИЙ. З’являється діалогове вікно, вкладками якого є назви шаблонів, згруповані за темами: ЗАГАЛЬНІ, ЛИСТИ І ФАКТИ, ЗАМІТКИ, ЗВІТИ, ЮРИДИЧНІ ДОКУМЕНТИ, ВИДАВНИЦТВО, ІНШІ ДОКУМЕНТИ, WEB-СТОРІНКИ. Документ можна створювати на основі вбудованих шаблонів і на основі шаблонів, створених користувачем. Всі створені користувачем шаблони знаходяться у вкладці ЗАГАЛЬНІ.

Існує три способи створення шаблонів документів: на основі існуючого шаблону; шляхом модифікації існуючого шаблону; створення зовсім нового шаблону.

Шаблон створюється командою ФАЙЛ  НОВИЙ. У діалоговому вікні НОВИЙ, у полі СТВОРИТИ потрібно активізувати опцію ШАБЛОН і клацнути на ОК.

У документі, що відкриється, можна ввести або скопіювати тексти та ілюстрації, задати спосіб розміщення частин шаблону на сторінці, змінити оформлення символів, створити, скопіювати і модифікувати стилі оформлення, макрокоманди і елементи автотексту, вставити в документ гіпертекстові посилання. Після створення шаблон слід зберегти, команду ФАЙЛ ЗБЕРЕГТИ або клацнути на клавіші ЗБЕРЕГТИ на панелі інструментів. До імені файлів шаблонів автоматично додається розширення .DOT.

Новий шаблон можна створити на основі існуючого шаблону або документу Word. Для цього слід відкрити цей документ командою ФАЙЛ  ВІДКРИТИ. В полях ДИВИТИСЬ В і ІМ’Я вікна ВІДРИТТЯ вказати відповідно диск, папку та ім’я документу і клацнути на клавіші ВІДКРИТИ. Модифікувати документ можна надавши йому бажаного вигляду та створивши необхідні елементи шаблону. Можна вставити текст або ілюстрацію, задати поля, створити, скопіювати або модифікувати стилі та макрокоманди, тощо. Після цього потрібно зберегти документ у вигляді шаблону, виконавши команду ФАЙЛ  ЗАПИСАТИ ЯК. У полі ЗАПИСАТИ ЯК встановити значення DOCUMENT TEMPLATES (*.DOT). У полі ЗБЕРЕГТИ В вибрати папку ШАБЛОНИ, в якій зберегти шаблон, і клацнути на клавіші ЗАПИСАТИ.

В Word є можливість змінювати існуючі шаблони. Відкрити шаблон командою ФАЙЛ  ВІДКРИТИ. У вікні ВІДКРИТИ в полі ФАЙЛИ ТИПУ встановити значення DOCUMENT TEMPLATES (*.DOT). У полі ДИВИТИСЬ В вказати дисковід і папку, а у полі ІМ’Я – вказати ім’я шаблону, який потрібно змінити. Клацаємо на клавіші ВІДКРИТИ. Внести змін і зберегти, як описано у попередніх пунктах.

Зміни шаблону документу не поширюється на всі документи, створені раніше за допомогою цього шаблону. Щоб актуалізувати документи у відповідності з новою версією шаблону, потрібно в ці документи скопіювати змінені стилі оформлення.

Також в Word є можливість створювати глобальні шаблони. Як правило, глобальним є шаблон NORMAL. Глобальний шаблон створюється командою СЕРВІС  ШАБЛОНИ І ДОДАТКИ. Після виконання цієї команди, з’являється діалогове вікно, у якому перелічені глобальні шаблони. Щоб додати новий шаблон у список, потрібно клацнути на клавіші ДОДАТИ. У вікні ДОДАТИ ШАБЛОН вибрати назву потрібного шаблону і натиснути ОК. Щоб видалити глобальний шаблон, потрібно його виділити і натиснути на кнопці ВИТЕРТИ. Щоб змінити шаблон поточного документу, потрібно клацнути на клавіші ПРИЗНАЧИТИ. При активній опції АВТОМАТИЧНО ПОНОВЛЮВАТИ СТИЛІ ДОКУМЕНТУ автоматично поновлюються стилі документу, які розташовані в новому шаблоні з такими ж іменами. Якщо клацнути на клавіші ОРГАНІЗАТОР, з’являється вікно, з допомогою якого можна копіювати шаблони з одного документу в інший, аналогічно до того, як це робиться при копіюванні стилів.

Питання для самоконтролю

Які основні переваги текстового процесора MS Word?
З яких структурних елементів складається інтерфейс текстового процесора?
Які функції виконують елементи вікна процесора MS Word?
Які команди містить головне меню MS Word?
Яке призначення має меню Файл, Правка, Вид?
Назвіть функції меню Вставка, Формат, Сервіс, Таблиця, Вікно, Справка.
Для чого використовуються панелі інструментів?
Яке призначення рядка стану?
Які особливості має робоче поле документа MS Word?
Як вибрати додатково панелі інструментів?
Для чого використовується діалогове вікно Параметри і меню Сервіс?
Визначте особливості контекстного меню MS Word.

Содержание