7. Аудио- и видеоконференции в автоматизации офиса

Аудио-конференции используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками и подразделениями фирмы. Телефонная связь, оснащенная устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум уча­стникам, — наиболее простое техническое средство реализации аудиоконференции. Созда­ние таких конференций не требует наличия компьютера, она предполагает исполь­зование двусторонней аудиосвязи между ее участниками.

Использование аудио- конференций облегчает принятие решений, оно дешево и удобно. Эффективность аудио-конференций повышается при выполнении следующих усло­вий:

• работник, организующий аудио-конференцию, дол­жен предварительно обеспечить возможность уча­стия в ней заинтересованных лиц;

• количество участников не должно быть слишком боль­шим, чтобыудержать дискуссию в рамках обсу­ждаемой проблемы;

• программа конференции должна быть сообщена участ­никам заблаговременно, на­пример, с использо­ванием факсимильной связи;

• перед тем как начать говорить, каждый участник дол­жен представиться;

• должны быть организованы запись конференции и ее хранение;

• запись конференции должна быть распечатана и от­правлена всем участникам.

Видеоконференциипредназначены для тех же целей, что и аудио-конференции (для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками и подразделениями фирмы). В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга, благодаря использованию видеоаппаратуры могут видеть на телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телевизионным изображением пере­дается зву­ковое сопровождение. Проведение видеоконференций также не требует ком­пьютера.

Видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные рас­ходы. Большинство фирм видит в них также возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удален­ных от главного офиса.

Наиболее популярны три конфигурации построения видео-конферениий:

1. односторонняя видео- и аудиосвязь. Видео- и аудио-сигналы идут только в одном направлении;

2. односторонняя видео- и двусторонняя аудиосвязь. Двусторонняя аудио­связь дает возможность участникам конференции, принимающим видео­изображение, обмениваться аудиоинформацией с передающим видео­сигнал участником;

3. двусторонняя видео- и аудиосвязь. В этой наиболее дорогой конфигура­ции используется двусторонняя видео- и аудиосвязь междувсеми участ­никами конференции, обычно имеющими один и тот же статус.

Видеоконференции могут использоваться не только в работе офиса, но и в более гло­бальных сферах управления (работа правительства, телемосты, общение президента с гражданами, и т. д,).

Факсимильная связьоснована на использовании факс-аппарата, способного чи­тать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изо­бражение на другом.

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.