5.6. Оптимизация информационных потоков

Организация информационных потоков предполагает определение источников и потребителей информации в соответствии со специальными функциями и задачами управления; определение состава информации, периодичности ее циркуляции и форм представления; разработку документооборота; использование комплекса технических средств для организации потоков информации; установление порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов. Оптимизация информационных потоков на практике предполагает устранение противоречий в исходящих документах; рационализацию объема внешних потоков информации; устранение из потоков всех видов рассчитываемых, но не используемых показателей; исключение дублирования показателей и документов; сокращение суммарного времени, затрачиваемого на формирование всей системы показателей за счет сокращения числа «тактов» их формирования; упрощение структуры информационных потоков всех видов; уменьшение избыточности информации, представляемой субъектам управления различного уровня; оптимизацию состава базовых показателей и документов; восполнение недостаточности (дефицита) информации на конкретных уровнях управления, для конкретных субъектов управления; построение рациональных маршрутов движения документов в системе управления; оптимизацию режимов информирования с учетом информационных потребностей конкретных субъектов управления; корректировку направленности потоков информации; усиление обратной связи управления; снятие неоправданных для конкретной организации ограничений, связанных с доступом к конфиденциальной информации; специализацию подразделений, готовящих информацию для распространения вне организации; уточнение состава уровней согласования и сокращение избыточных подписей должностных лиц на отдельных документах; развитие справочно-поисковых систем; переход на использование безбумажных технологий.

Системы электронного документооборота предназначены для автоматизации движения потоков документов, их обработки и хранения. Соответствующее программное обеспечение позволяет разрабатывать шаблоны документов, правила их заполнения пользователями; формировать жизненные циклы документов; определять маршрутные схемы прохождения документов в организации; осуществлять регистрацию, учет документов в электронной форме; контролировать работу исполнителей и выполнение ими графиков выполнения работ; автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов; отправлять и принимать поступающие документы; вести автоматизированное хранилище документов; обеспечивать конфиденциальность хранения и обработки документов.

Наиболее известные универсальные системы электронного документооборота: программа «1С: Электронный документооборот», «1С: Электронная почта»; программа «Галактика», модуль «Управление документооборотом»; «Документ – 2000».