12. Электронный офис
Электронный офис организуется на предприятиях, в организациях или учреждениях в управленческих структурах.
Основными функциями электронного офиса являются:
автоматизация рутинных работ с документами;
организация электронного документооборота.
Для реализации перечисленных выше функций в электронном офисе выполняется ряд стандартных типовых процедур обработки документов, представленных на рис.4.6.
В состав электронного офиса входят аппаратные и программные средства реализации типовых офисных процедур обработки информации:
Программные средства электронного офиса– это пакеты прикладных программ, которые позволяют автоматизировать основные процедуры обработки информации в процессе управления.
Программные средства электронного офиса делятся на три группы, представленные на рис.4.7.
1. Программы, предназначенные длясоздания и редактирования документов. Основой функционирования любого офиса является документ. В электронном офисе циркулируют документы, содержащие данные разных типов (текстовую информацию, табличные данные, графические изображения и т.д.). Офисные программы для создания и редактирования документов различных типов, как правило, интегрируют в единый пакет, который позволяет работать с одним документом, включая в него различные виды данных. Существуют и самостоятельные программные продукты, ориентированные на выполнение только одного вида работ: разработку электронных таблиц, редактирование текстов, электронную верстку документов и т.д.
Для формирования и обработки каждого типа данных необходимо использовать специальные пакеты прикладных программ, ориентированных на работу с документационной информацией (табл.4.1.).
2. Организаторы работ — это пакеты программ, предназначенные для автоматизации процедур планирования использования различных ресурсов (времени, денег, материалов) как отдельного человека, так и всей фирмы или ее структурных подразделений. Выделяют две разновидности пакетов данного класса:
Программы управления проектами предназначены для сетевого планирования и управления проектами. Эти программные средства позволяют быстро спланировать проект любой величины и сложности, эффективно распределить людские, финансовые и материальные ресурсы, составить оптимальный график работ и проконтролировать его исполнение.
Программы организации деятельности человека выполняют функции электронных секретарей и предназначены для эффективного управления деловыми контактами. В них предусмотрены следующие основные функции:
• формирование графика деловой активности с автоматическим контролем со стороны программы;
• ведение электронной картотеки, полностью настраиваемой под конкретные нужды пользователя;
• обеспечение безопасности и конфиденциальности данных;
• автоматический набор телефонных номеров (с автодозвоном) и занесение даты и времени звонка в соответствующую карточку;
• работа с электронной почтой и факсом и т.д.
Наименование программы | Назначение программы |
Текстовые редакторы | Программы, предназначенные для работы с текстовыми документами. Они предоставляют пользователю следующие возможности: • набор текста • редактирование текста • автоматическая проверка правописания • создание в тексте различных таблиц, графиков, диаграмм; • формирование перекрестных ссылок в документе и т.д. |
Настольные издательские системы | Программы, позволяющие осуществлять электронную верстку широкого спектра основных типов документов. Предусмотренные в пакетах данного типа средства позволяют: • компоновать (верстать) текст, используя эталонные страницы; • осуществлять полиграфическое оформление текста; • обрабатывать графические изображения; • обеспечивать вывод документов полиграфического качества и т.д. |
Табличные процессоры | Пакеты программ, предназначенные для обработки табличным образом организованных данных. Пользователь имеет возможность: • осуществлять разнообразные вычисления, • строить графики, • управлять форматом ввода-вывода данных, • компоновать данные, • проводить аналитические исследования и т. п. |
Графические редакторы | Пакеты, предназначенные для обработки графической информации. Они позволяют: • создавать графические иллюстраций с использованием графических элементов (дуги, окружности, эллипса, ломаных и многоугольников и т. д.); • манипулировать объектами посредством их разбиения или объединения, копирования, штриховки и т.д.; • обрабатывать и редактировать изображения посредством изменения опенков цветов, насыщенности, контрастности и т.д. |
Системы управления базами данных (СУБд) | Программы, предназначенные для создания, ведения и редактирования баз данных. Они предоставляют возможности: • создавать, хранить и извлекать данные, представленные в определенной форме; • формировать запросы и отчеты на основании различных критериев отбора записей |
Пакеты демонстрационной графики | Программы, предоставляющие средства для: • подготовки презентаций лекций и выступлений, • подготовки иллюстративного материала, • визуального отображения основных тезисов текстовых докладов и отчетов и т.д. |
Пакеты программ мультимедиа | Пакеты предназначены для обработки аудио- и видеоинформации. Они позволяют: • управлять сценарием аудиозаписи и видеофильма; • создавать группы объектов, включаемых в аудиозапись или фильм; • манипулировать и генерировать анимационные изображения и т.д. |
Программы распознавания символов | Программы предназначены для перевода бумажных документов в электронную форму путем сканирования и распознавания текста |
Программы перевода с одного иностранного языка на другой | Программы обеспечивают разные режимы перевода текстов с одного иностранного языка на другой с использованием общих и специализированных словарей |
Характеристика основных пакетов программ для формирования и редактирования документов Таблица 4.1
3.Программы организации электронного документооборота позволяют решать следующие задачи:
• обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;
• поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям, обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
• оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;
• исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;
• исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.
Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации | К таким программным продуктам относятся электронные архивы. Электронный архив — это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации |
Системы, ориентированные на поддержку управления организацией | Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение |
Системы, ориентированные на поддержку совместной работы | Задача этих систем – обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных) |
Существуют следующие виды систем электронного документооборота:
Аппаратные средства электронного офиса – это устройства, обеспечивающие техническую реализацию офисных процедур обработки данных. Они подразделяются на основные и дополнительные.
Рис. 4.8. Аппаратные средства электронного офиса
1. Основными техническими средствами электронного офиса являются один или несколько ПК, объединенных в вычислительную сеть и имеющих широкий набор периферийных устройств, таких, как устройства вывода информации на печать (принтеры), устройства автоматического ввода информации (сканеры, дигитайзеры) и др. (см. рис.4.8.).
2. Дополнительные аппаратные средства электронного офиса служат для реализации операций копирования, размножения, оформления и уничтожения документов.
- 1. Понятие информационной технологии, ее свойства. Роль информационных технологий в развитии экономики и общества
- Свойства информационной технологии
- 1. Информационные технологии позволяют активизировать и эффективно использовать информационные ресурсы общества, которые сегодня являются наиболее важным стратегическим фактором его развития.
- 3. Информационные технологии выступают в качестве компонентов соответствующих производственных или социальных технологий.
- 4. Информационные технологии сегодня играют исключительно важную роль в обеспечении информационного взаимодействия между людьми, а также в системах подготовки и распространения массовой информации.
- 5. Информационные технологии занимают сегодня центральное место в процессе интеллектуализации общества, развития его системы образования и культуры.
- 6. Информационные технологии играют в настоящее время ключевую роль также и в процессах получения и накопления новых знаний.
- 2. Классификация информационных технологий
- Классификация ит
- По характеру участия технических средств в диалоге
- 3. Архитектура пк, принципы работы внутренних устройств
- 1) Микропроцессор
- 2) Системная шина
- 3) Основная память
- 4) Внешняя память
- 5) Источник питания
- 6) Таймер
- 7) Внешние устройства (Периферийные устройства)
- 4. Основные виды периферийных устройств и принципы их работы
- 5. Информационные технологии конечного пользователя
- 1. Автоматизированное рабочее место
- Локальные вычислительные сети
- 2. Распределенная обработка данных. Технология «клиент-сервер»
- 8. Информационные технологии в глобальных сетях
- 1. История развития глобальной сети Internet
- 2. Электронная почта
- 3. Телеконференции
- 9. Гипертекстовые технологии
- Применение гипертекстовых технологий в глобальных сетях
- Сетевая служба www
- 10. Технологии мультимедиа
- 11. Технологические Процессы обработки информации в информационных технологиях
- 1. Технологический процесс обработки информации и его классификация
- 2. Организация технологического процесса обработки информации
- 12. Платформа в информационных технологиях
- Понятие платформы
- Операционные системы как составная часть платформы
- 3. Критерии выбора платформы
- 1. Отношение стоимость-производительность.
- 2. Надежность и отказоустойчивость.
- 3. Масштабируемость.
- 4. Совместимость и мобильность программного обеспечения.
- 12. Электронный офис