logo search
ИТвМ-12-09-осень2013

7.1. Электронный офис

Электронный офис (ЭО) – это инструмент для оптимизации наиболее трудоемких бизнес-процессов, который позволяет работать с внутренней и внешней информацией компании в едином информационном пространстве.

Функции электронного офиса:

(специфика функций ЭО в логистике –описать функции подробно)

Электронный документооборот в «Электронном офисе» :

  1. Централизованное хранилище электронных документов, возможность доступа к документам из любого места, где есть Интернет. Для каждого документа предусмотрены карточки, которые позволяют хранить его реквизиты.

  2. Связь документов с контрагентами и основной деятельностью компании: заказами, проектами, контрагентами, договорами и пр. Вся связанная с документом информация отображается на карточке документа.

  3. Контроль изменений (версий документа) и совместная работа с документами. Над одним документом могут одновременно работать несколько сотрудников компании.

  4. Гибкий механизм разделения прав доступа к документам и папкам.

  5. Гибкий механизм подписки на изменения документа: сотрудники могут подписываться на изменения только тех документов, которые им интересны.

  6. Механизм маршрутизации, который поддерживает согласование, регистрацию (при необходимости), рассмотрение документа, его исполнение. По любому документу на любой стадии его жизненного цикла можно создать поручение. Поддерживаются маршруты параллельного, последовательного или последовательно-параллельного согласования и рассмотрения документов. Возможна настройка формата регистрационных номеров документов.

  7. Механизм обработки входящих документов позволяет направлять сканированные документы сразу в хранилище документов Электронного офиса.

  8. Полнотекстовый поиск по документам, который позволяет находить документы не только по краткому содержанию, номеру, типу, автору и т.п., но и по внутреннему содержанию документа.

  9. Возможность обсуждения документов с помощью комментариев.

10.Гибкая система поиска по аналогии с современными поисковыми системами; поиск возможен следующими способами: по ключевым словам, по номеру документа, по типу информации. Сортируются результаты поиска по релевантности документа, названию, дате изменения.

Преимущества Электронного офиса :