logo search
ИТвМ-12-09-осень2013

7.2. Электронные документы

 Электронные документы можно разделить на два основных типа: неформализованные (произвольные) и  служебные (официальные). Неформализованный электронный документ — это любое сообщение, записка, текст, записанный на машинном носителе. Под служебным электронным документом понимается записанное на машинном носителе электронное сообщение, реквизиты которого оформлены в соответствии с нормативными требованиями.

     Под электронным документом (ЭД) следует  понимать структурированный информационный объект, в соответствие которому может  быть поставлена совокупность файлов, хранящихся на накопителе компьютера. Необходимым признаком  ЭД является «регистрационная карточка», состоящая из реквизитов документа, содержащих перечень необходимых данных о нем. Согласно законодательству, электронным является документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Системы этого класса обеспечивают поддержку всего жизненного цикла документов на предприятии: регистрацию, движение, обработку, контроль исполнения и хранение.

     Электронные документы по сравнению с бумажными обладают следующими преимуществами:

Документ  может  иметь  динамическое содержание (например, аудио-, видеовставки).

 Основные  принципы построения системы  электронного документооборота:

Основными функциями системы электронного документооборота являются:

документа; 

  Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией.

К таким задачам можно отнести следующие:

 оборота предприятия;

управление  потоками документов в организации;

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.