7.2. Электронные документы
Электронные документы можно разделить на два основных типа: неформализованные (произвольные) и служебные (официальные). Неформализованный электронный документ — это любое сообщение, записка, текст, записанный на машинном носителе. Под служебным электронным документом понимается записанное на машинном носителе электронное сообщение, реквизиты которого оформлены в соответствии с нормативными требованиями.
Под электронным документом (ЭД) следует понимать структурированный информационный объект, в соответствие которому может быть поставлена совокупность файлов, хранящихся на накопителе компьютера. Необходимым признаком ЭД является «регистрационная карточка», состоящая из реквизитов документа, содержащих перечень необходимых данных о нем. Согласно законодательству, электронным является документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
Системы этого класса обеспечивают поддержку всего жизненного цикла документов на предприятии: регистрацию, движение, обработку, контроль исполнения и хранение.
Электронные документы по сравнению с бумажными обладают следующими преимуществами:
более низкая стоимость и время передачи электронного документа из одного места в другое;
более низкая стоимость и время тиражирования ЭД;
более низкая стоимость архивного хранения ЭД;
возможность контекстного поиска;
новые возможности защиты документов;
упрощение подготовки ЭД в сочетании с широкими возможностями;
принципиально новые возможности представления ЭД.
Документ может иметь динамическое содержание (например, аудио-, видеовставки).
Основные принципы построения системы электронного документооборота:
соответствие требованиям стандартов на формы и системы документации;
распределенность;
масштабируемость;
модульность;
открытость;
переносимость на другие аппаратные платформы.
Основными функциями системы электронного документооборота являются:
регистрация документов;
контроль исполнения документов;
создание справочников и работа с ними;
контроль движения бумажного и электронного
документа;
ведение истории работы с документами;
создание и редактирование реквизитов документов;
формирование отчетов по документообороту предприятия;
импорт документов из файловой системы и Интернета;
работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;
электронное распространение документов;
работа с документами в папках;
получение документов посредством сканирования и распознавания.
уменьшение затрат на доступ к информации и обработку документов.
Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией.
К таким задачам можно отнести следующие:
обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;
поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;
исключение бумажных документов из внутреннего
оборота предприятия;
исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;
экономия ресурсов за счет сокращения издержек на
управление потоками документов в организации;
поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;
обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);
оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
- А.М. Петрова
- Раздел 1. (Модуль1) Информационные процессы, системы и технологии Тема 1. Основные понятия информатики и информатизация общества
- Тема 2. Основные сведения об информации и информационных процессах
- Тема 3. Информационные системы и технологии
- 3.1. Особенности (специфика) современных систем управления предприятием
- 3.2. Компьютерные технологии интеллектуальной поддержки управленческих решений
- 3.3. Case-средства. Общая характеристика и классификация
- 3.4. Реинжиниринг бизнес-процесcов
- 3.5. Использование olap и oltp технологий
- 3.6. Экспертные системы
- 3.7. Нейросетевые технологии
- Контрольные вопросы к разделу 1
- Раздел 2. (Модуль2) Технические и программные средства информатики Тема 4. Компьютерные системы и сети
- 4.1. Архитектура пэвм
- 4.2. Компьютерные сети
- 4.3. Технологии работы в компьютерных сетях
- 4.4. Информационные интернет – технологии
- 4.5. Сетевые информационные технологии
- 4.6. Концепция Грид-вычислений
- 4.7. Обеспечение информационной безопасности в компьютерных сетях
- Основные типы компьютерных вирусов
- Тема 5. Программное обеспечение персонального компьютера
- Тема 6. Программирование на объектно-ориентированном языке Visual Basic
- 6.1. Основы алгоритмизации
- Алгоритм
- 6.2. Основы моделирования
- 6.3. Языки программирования
- 6.4. Основные понятия языка Visual Basic
- Integer Короткое целое числовое значение, занимает 2 байта.
- Вычисление арифметического выражения и оператор присваивания.
- Обработка символьных данных Конкатенация строк
- Программирование ветвлений
- Условный оператор if
- Методы Print и Cls
- Программирование циклов
- Модульный принцип построения проекта и программного кода.
- Область определения и время жизни переменных
- Запись в файл
- Чтение из файла
- Контрольные вопросы к теме 6
- Контрольные вопросы к разделу 2
- Раздел 3. (Модуль3) Информационные технологии обработки текстовых документов Тема 7. Офисное программное обеспечение
- 7.1. Электронный офис
- 7.2. Электронные документы
- 7.3. Электронная цифровая подпись и автоматизация сэд
- 7.4. Защита электронного документооборота.
- Тема 8. Основы работы с текстовыми документами
- 8.1. Основы работы с текстовым процессором word.
- Контрольные вопросы раздела 3
- Раздел 4. (Модуль4) Информационные технологии обработки таблиц
- 4.1. Организация финансово-экономических расчетов в электронных таблицах.
- Тема 9. Организация вычислений в электронных таблицах
- Тема 10. Создание и редактирование диаграмм
- Тема 11. Основные средства анализа данных, содержащихся в таблицах
- Тема 12. Автоматизация расчетов в электронных таблицах
- Контрольные вопросы к разделу 4
- Раздел 5. (Модуль5) Основы работы с базами данных Тема 13. Основные сведения о базах данных
- Тема 14. Субд Access и ее структура
- Тема 15. Работа с таблицами Access
- Тема 16. Конструирование запросов
- Тема 17. Конструирование форм и отчетов
- Тема 18. Средства автоматизации субд
- Контрольные вопросы к разделу 5