Автоматизация процессов документооборота на предприятии ООО "Пермский фанерный комбинат"
2.1.1 Характеристика объекта автоматизации. Описание процессов предметной области
Движение документов в ООО «ПФК» с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот ООО «ПФК».
Документооборот должен отвечать следующим требованиям:
· целенаправленное регулирование оперативного прохождения документов;
· оправданное перемещение документа (с целью исключить возвратные перемещения документов, инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью);
· максимальное единообразие в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов.
Документооборот в ООО «ПФК» осуществляется в виде потоков документов между:
1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководитель предприятия, специалисты и квалифицированные служащие);
2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь)
Можно выделить три основных информационных потока - документопотока:
1. Документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь, адресована руководителю (от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - инженеру, бухгалтерии и конкретным исполнителям.
2. Документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых от одного сотрудника другому (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.).
3. Документопоток исходящих документов - информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)