Microsoft Excel - средство для создания списков и баз данных на рабочем листе

курсовая работа

1.2 Создание и фильтрация списков

Внутренней базой данных в Excel являются списки. Списки практически ничем не отличаются от того, с чем пользователь обычно имеет дело, работая в Excel: здесь информация также сохраняется в строках и столбцах.

Согласно терминологии, принятой в базах данных, понятие поле эквивалентно принятому в Excel понятию столбец. Метки, описывающие поля, называются именами полей. Понятие запись эквивалентно принятому в Excel понятию строка. На рисунке 1.2 показан пример базы данных, имеющей четыре поля: Студенты, Тест1, Тест2 и Средний показатель. В ней имеется также семь записей, по одной на каждого студента.

Рисунок 1.2 Пример базы данных (Левин А. Самоучитель работы на компьютере. - М.: Нолидж, 2007. - 643с.) ок 2.1 Обычный список в Excel

При осуществлении фильтрации списка, согласно установленному критерию или правилам, часть его данных оказываются "спрятанными" (на экране их не видно). Предположим, что у нас имеется список всех клиентов некой фирмы из России и стран СНГ. Мы можем отфильтровать наш список так, что в нем останутся клиенты только из Украины. Или же этот список можно отфильтровать так, что в нем останутся только те клиенты, заказы которых превышают некоторую заранее установленную сумму. Для каждого конкретного списка имеется много возможных путей его фильтрации.

Фильтрация данных в списках Excel осуществляется с помощью двух инструментов: Автофильтр и Расширенный фильтр.

Использование инструмента Автофильтр

Инструмент Автофильтр используется для того, чтобы показать определенные строки рабочего листа. Он предоставляет ряд возможностей.

Из меню Данные надо выбрать команды Фильтр | Автофильтр. После этого в заголовках столбцов появятся стрелки Автофильтра. Если щелкнуть по одной из таких стрелок, то раскрывается меню, в котором представлены различные параметры Автофильтра. Это меню предлагает несколько возможных вариантов фильтрации данных:

Все записи

Первые десять записей

Фильтрация данных согласно определенному условию.

Фильтрация по определенному значению

Параметры фильтрации определяются типом данных, с которым ведется работа. Если выбрать из меню Автофильтра некоторое значение, то в списке останутся только те записи, в ячейках которых записано именно это значение. Рассмотрим конкретный пример. Если щелкнуть на стрелке Автофильтра F3, содержащей имя поля Средний показатель, и из появившегося меню выбрать 71%, то в представленном списке останутся видны только студенты Лепин и Якушев, поскольку только у них средние показатели равны 71%.

Если выбрать имя одного из студентов из списка Автофильтра (Рисунок 1.3), то в списке останется только запись с результатами этого студента, а остальные записи окажутся скрытыми.

Меню Автофильтра содержит все имеющиеся в каждом поле записи, так что всегда есть возможность отфильтровать список по любому из представленных в нем значений.

Использование фильтра Первые 10

Если после включения инструмента Автофильтр, выбрать команду Первые 10, то появится диалоговое окно Наложение условия по списку. В первом поле слева можно определить количество выводимых записей.

Рисунок 1.3 Список со стрелками и открытым меню инструмента Автофильтра (Левин А. Самоучитель работы на компьютере. - М.: Нолидж, 2007. - 643с.)

Также можно определить, по какому параметру будет производиться отбор элементов: наибольшие или наименьшие значения. Наибольшее значение в списке - это самое большое числовое значение, записанное в одной из ячеек столбца, наименьшее - это самое маленькое из числовых значений, содержащееся в ячейках выбранного столбца.

В третьем поле диалогового окна Наложение условия по списку можно определить, будет ли выведено указанное количество элементов или же доля элементов списка (процент).

При осуществлении операции фильтрации адреса ячеек не изменяются. Например, если будут отфильтрованы строки 6 и 7, то после строки 5 будет видна строка 8.

Для отключения инструмента Автофильтр следует из меню Данные выбрать команду Фильтр и щелкнуть на команде Автофильтр.

Выборочная фильтрация

Можно также определить и свои собственные критерии фильтрации данных. Для того чтобы осуществить выборочную фильтрацию, необходимо сначала включить инструмент Автофильтр, выбрав команды Данные | Фильтр

Автофильтр. Затем щелкнуть на стрелке Автофильтра и из появившегося меню выбрать команду Условие. Появится диалоговое окно Пользовательский Автофильтр. В раскрывающихся списках в левых полях диалогового окна Пользовательский автофильтр имеется ряд параметров:

Равно

Не равно

Больше

Больше или равно

Меньше

Меньше или равно

Начинается с

Не начинается с

Заканчивается на

Не заканчивается

Содержит

Не содержит

Применение двух параметров, объединенных функцией И/ИЛИ

позволяет сузить область поиска (Рисунок 1.4).

Рисунок 1.4 Выборочная фильтрация с использованием двух параметров

Расширенный фильтр представляет практически неограниченные возможности для фильтрации данных. Он позволяет выполнять фильтрацию данных по многочисленным критериям в одном или нескольких полях.

Делись добром ;)