7.3. Компьютерные технологии обработки экономической информации на основе табличных процессоров

Любая организация в процесс своей деятельности решает множество задач, которые носят учетный или расчетно-аналитический характер. Такой характер задач определяет необходимость использования информации не только в текстовой, но и в чис­ловой форме. Преимущественно числовую форму имеет, в частности, финансовая, бухгалтерская, отчетно-плановая, аналитическая информация. Подобная информация оформляется обычно в так называемой табличной форме - в виде разного рода таблиц, ведомостей, форм, списков. Представление числовых данных в виде таблиц существенно облегчает и ускоряет их восприятие человеком.

Таблица - это организованный в вертикальные колонки (графы или столбцы) и горизонтальные строки словесно-цифровой матери­ал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент которой - со­ставная часть и столбца, и графы. На пересечении столбца и строки устанавливается смысловая связь между понятием, объединяющим материал в стро­ку, и понятием, объединяющим материал в столбец, что позволяет выявить ее без мысленного перевода в словесную форму и существен­но облегчить усвоение и анализ организованных в таблицу данных.

Компьютерные технологии обработки экономической информации предполагают применение для работы с данными, имеющими преимущественно числовую форму, так называемых электронных таблиц. Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями разных ячеек. Расчет по формулам производится автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями, а значит, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися исходными данными.

Электронная таблица состоит из заголовка (названия таблицы), шапки (заголовков столбцов), а также информационной части (исходных и выходных данных, расположенных в ячейках таблицы). Информационная часть таблицы состоит из столбцов и строк, на пересечении которых образуются ячейки (клетки). Для обозначения строк используется цифровая нумерация, столбцов – буквенно-цифровые индексы. Каждая ячейка имеет свой идентификатор (уникальный адрес), состоящий из имени строки и столбца.

Отдельная ячейка может содержать текст, цифры и формулы, а также оставаться пустой. Под формулой понимается математическое выражение, которое может включать в себя числовые величины, адреса ячеек и функции, соединенные математическими операциями. Адреса могут фигурировать в формулах как ссылки на определенные ячейки. При изменении значения клетки компьютером автоматически производятся изменения в тех формулах, которые содержат ссылки на эту клетку. Функции представляют собой запрограммированные формулы, позволяющие проводить часто встречающиеся последовательности вычислений. В ячейке, в которой находится формула, виден только результат вычислений, формулу же можно увидеть в строке ввода, когда соответствующая ячейка станет активной. Действуют синтаксические соглашения, позволяющие отличить формульную информацию от текстовой. Подобного рода соглашения интуитивно понятны и легко запоминаются (так, для задания текстовой информации ей должны предшествовать кавычки).

Электронная таблица может содержать несколько рабочих бланков, которые объединяются в один файл и носят при этом название рабочей книги. В книгу могут быть помещены документы различных типов: лист диаграмм, лист макросов, лист таблицы.

Программные средства, которые позволяют создавать (проектировать) таблицы и автоматизировать обработку табличных данных, называют табличными процессорами. С их помощью выполняются различного рода экономические, бухгалтерские, инженерные расчеты, осуществляется построение графиков и диаграмм, проводится экономический анализ, моделируется и оптимизируется решений хозяйственных ситуаций. К числу основных функций, выполняемых табличными процессорами, относятся следующие: создание и редактирование электронных таблиц; построение диаграмм, их модификация; решение экономических задач графическими методами; статистическая обработка данных; использование при построении таблиц информации из внешних баз данных; работа с электронными таблицами как с базами данных (сортировка, выборка данных по запросам); решение оптимизационных экономических задач, в частности, путем подбора параметров; создание итоговых и сводных таблиц; разработка макрокоманд; оформление и печать электронных таблиц.

Основными этапами проектирования электронной таблицы являются следующие: формирование заголовка таблицы; ввод наименований шапки; ввод исходных данных; ввод расчетных формул; форматирование электронной таблицы в целях придания ей удобного для восприятия вида; печать таблицы.

Форматирова­ние таблиц предполагает: выбор шрифта и стиля, выравнивание данных внутри клетки, возможность выбора цвета фона клетки и шрифта, возмож­ность изменения высоты строк и ширины колонок, черчение рамок различного вида, возможность задания формата данных внутри клетки (например: числовой, текстовый, финансовый, дата и т. д.), автоформатирование (в систему встроены различные возможности офор­мления таблиц и пользователь может выбрать наиболее подходящий формат из уже имеющихся).

Для удобства вычислений в табличных процессо­рах имеются встроенные функции, более разнообразные, чем в языках про­граммирования высокого уровня. К числу основных встро­енных функций относятся: математические, статистические (для выполнения статистических расчетов), логические, текстовые, финансовые, функции даты и времени (для работы с датами и значениями времени). Имеются также встроенные функции для работы с базами данных и списками, для осуществления инженерных расчетов, для проверки свойств и значений, для работы со ссылками и массивами.

Встроенная функция записывается в виде:

FUNCTION (список аргументов),

где FUNCTION - имя встроенной функции (зарезервированное слово табличного процессора).

Список аргумен­тов задается в виде перечня объектов - числовых и текстовых констант, адресов ячеек, диапазонов строк и столбцов, блоков ячеек. Эти объекты записываются через принятый в конкретной опера­ционной среде символ-разделитель. В качестве объекта может быть указано имя встроенной функции, что обеспечивает реализацию вложенности (задание одной встроенной функции как аргумента другой) и рекурсивности (задание в качестве аргумента встроенной функции имени такой же функции). Выбор нужной функции облегчает встроенная автоматизированная процедура - менеджер функций. Результаты вычислений получаются автоматически после подстановки в обозначение функции значений ее аргументов.

Под выполнением табличными процессорами функций баз данных подразумевается заполнение таблиц аналогично заполнению базы данных, т. е. через экранную форму; защиту данных; сор­тировку по ключу или по нескольким ключам; обработку запросов к базе данных; создание сводных таблиц. Имеются средства обработки внешних баз данных, которые позволяют работать с фай­лами, созданными, например, в формате dBase или PARADOX, или других форматах.

Подбор параметров и моделирование – одни из самых важных возможностей табличных процессоров. Методы оптимизации варьируют от простого подбора (при этом значения ячеек-параметров изменяются так, чтобы число в целевой ячейке стало равным заданному) до метода линейной оптимизации со многими переменными и ограничениями. При моделировании имеется возможность сохранять промежуточные результаты и вариан­ты поиска решения, создавая сценарии, которые представляют собой описание решаемой задачи.

Предусмотрено создание шаблонов документов. Если шаблон будут использовать другие пользователи, имеется возможность разрешить заполнять такие бланки, но наложить запрет на изменение формы бланка.

Для автоматизации выполнения ча­сто повторяемых операций на электронными таблицами предусмотрены средства макропрограммирования (встроенный язы­к программирования макрокоманд).

Простота и наглядность табличной формы представления числовых данных утрачивается по мере увеличения размеров таблиц. Естественным выходом является использование различного рода иллюстраций деловой графики. Построение графического изображения производится на основе ряда данных, содержащихся в группе ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца таблицы. Графическое изображение сохраняет связь с данными, на основе которых оно построено: при обновлении этих данных оно автоматически изменяет свой вид.

Для иллюстрации деловой графики наиболее широко используются гистограммы, графики, диаграммы. Гистограмма – это графическое представление экспериментальных данных, пи котором на оси абсцисс отмечаются (обычно через равные промежутки) точки, соответствующие значениям измеряемой величины, а на интервалах между этими точками параллельно оси ординат строятся прямоугольники с площадями, пропорциональными числу наблюдений, в которых измеряемая величина попадала в соответствующий интервал. График – есть множество точек координатной плоскости с координатами (x, f(x) ), где f(x) – данная функция. График отражает тенденции изменения данных за равные проме­жутки времени

Под диаграммой понимается графическое изображение, наглядно показывающее соотношение между различными значениями величин. На практике широко используются различные виды диаграмм: круговая (показывает абсолютную величину каждого элемента ряда данных и его вклад в общую сумму), кольцевая (частный случай круговой, может отражать несколько рядов данных), точечная (отображает взаимосвязь между числовыми значениями в нескольких рядах), поверхностная (используется для поиска оптимального сочетания двух наборов данных), лепестковая (позво­ляет сравнить общие значения из нескольких наборов данных), диаграмма с областями (подчеркивает величину изменения значений в те­чение определенного периода времени, а также отображает вклад отдельных значений в общую сумму) и др.

Современные табличные процессоры позволяют строить более двух десятков различных видов ди­аграмм. Пользователь выбирает конкретный вид графического изображения на основе со­держательного анализа имеющихся табличных данных и с учетом преимущественной ори­ентации этого вида графики на отображение явлений и процессов определенного класса. Так, круговую диаграмму рекомендуется использовать при необходимости подчеркнуть значение какой-либо элемента. Точечная диаграмма исполь­зуется, главным образом, для представления данных научного характера. Биржевая диаграмма используется для демонстрации изменения цен на акции.

Построение графического изображения существенно облегчается за счет использования мастера диаграмм - встроенной автоматизированной поэтапной процедуры, позволяющей для выбранного пользователем типа диаграммы выполнить все необходимые операции оформления ее компонентов. Воз­можности оформления и анализа деловой графики весьма многообразны, это вставка и оформление легенд, меток данных; оформление линий сеток, вставка планок погрешностей, построение тренда, выбор функции ли­нии тренда и т.д.

Для удобства пользователя предусмотрены разнообразные функции, обеспечивающие подготовку табличных документов для вывода на печать, в их числе: определение размера листа бумаги (выбор из имеющегося множества стандартных размеров, либо установление нестандартно­го размера), разбиение на страницы, ориентация таблицы – ее размещение вдоль листа или поперек; центрирование таблицы относительно кра­ев листа по горизонтали и вертикали; оформление колонтитулов; установка величины отступов от края листа (верхнего и нижне­го, правого и левого), а также полей для колонтитулов; выделение строк и столбцов, используемых в качестве заголов­ков и повторяющихся на каждой странице печатаемого документа; установление порядка вывода примечаний - по месту распо­ложения, или в конце документа; определение качества печати; предварительный просмотр страницы.

Предварительный просмотр страницы перед печатью документа необходим. Дело в том, что экранное представление электронной таблицы весьма существенно отличается от того, которое получается при выводе ее на печать. Режим предварительного просмотра не допускает редактирования документа, однако позволяет увидеть его на экране в таком виде, в каком он будет напечатан, а при необходимости изменить свойства печатаемой страницы и параметры печати.

При сохранении электронных таблиц в памяти компьютера устанавливаются следующие основные параметры: имя накопителя информации; имя каталога или папки файловой системы выбранного нако­пителя информации; имя файла, в котором сохраняется электронная таблица; формат сохранения (документ табличного процессора, текстовый документ, документ формата базы данных, версия документа и т.д.); условия последующего доступа к электронной таблице - пароля, а также ре­жим внесения изменений.

Практически все указанные опе­рации над электронными таблицами могут быть выполнены одним из трех-четырех способов, пользователь выбирает наиболее удобный. На рынке табличных процессоров в настоящее время лидирует Microsoft Excel (ориентировочно 80% от общего объема продаж).