7.2. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов

Существующие в настоящее время компьютерные системы под­готовки текстовых документов (СПТД) можно классифицировать по назначению следующим образом: редакторы текстов и системы подготовки текстов. Редактор текстов (text editor), иначе говоря, экранный редактор обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста и предназначен для подготовки текстов на алгоритмических языках, т.е. текстов компьютерных программ. Созданный таким редактором текст программы на алгоритмическом языке в дальнейшем обрабатывается программой-компилятором, преобразующей его в машинные коды. Текст программы на алгоритмической языке не требует фор­матирования - автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т.д. В этой связи, функциональные возможности экранных редакторов весьма ограничены, они позволяют: набирать текст на экране; исправлять ошибочные символы; вставлять и удалять группы символов (слова) в пределах строки, не переводя не изменившуюся часть строки, а сдвигая ее влево/впра­во целиком; удалять одну или несколько строк, размножать их или переме­щать в другое место текста; раздвигать строки существующего текста и вставлять туда новый фрагмент; вставлять группы строк из других текстов; обнаруживать все вхождения определенной группы символов (контекста); заменять один контекст другим, возможно, разной длины; сохранять в памяти компьютера набранный текст для последующих коррекций; печатать текст на разных типах принтеров стандартными програм­мами печати одним шрифтом в пределах документа.

Представителями экранных редакторов являются Norton Editor, SideKick,, Multi-Edit, а также редакторы Турбо-систем. (Турбо-системы представляют собой интегрированные инст­рументальные средства для создания, компиляции, отладки и выпол­нения программ на языках программирования, в их числе Бейсик, Паскаль, Си, Пролог, Ассемблер).

Системы подготовки текстов (СПТ) (word processor) предназначены для формирования текстов на естественных языках и печати этих текстов в виде документов. СПТ не являются дальнейшим развитием экранных редакторов: они ориентированы на работу с текстами, имеющими структуру документа, т. е. состоящими из абзацев, страниц и разделов.

Принято выделять следующие виды систем подготовки текстов на естественных языках, различающиеся по назначению, а значит качеству подготавливаемых документов и требованиям, предъявляемым к видеосистеме компьютера: текстовые процессоры и настольные издательства. Текстовый процессор - система подготовки текстов, которая позволяет в электронном виде описывать и обрабатывать (вводить, запоминать, накапливать, хранить) структуру документа, шрифты и иные его элементы, вплоть до особенностей каждого слова и символа, предназначенная для подготовки текстов и последующей их печати на бумаге в виде документа. Для отражения различного рода характеристик элементов документа текстовый процессор во внутреннем компьютерном представлении снабжает текст специальными кодами - разметкой. Текстовые процессоры выполняют следующие основные функции, которые облегчают ввод и обработку текста:

- ввод текста под контролем функции форматирования, обеспечи­вающей немедленное изменение вида страницы текста на экране;

- отображение текста на экране в виде, дающем приближенное представление о дей­ствительном расположении текста на бумаге после печати;

- предварительное описание структуры будущего документа с помощью специального языка (задают­ся величина абзацных отступов, тип и размер шрифта, расположение заголовков, междустрочные расстояния, число колонок текста, расположение и спо­соб нумерации сносок и т. д.;

- автоматическая проверка орфографии;

- ввод и редактирование таблиц и формул с отображением их на экране в том виде, в каком они будут напечатаны;

- объединение документов в процессе подготовки текста к печати;

- автоматическое составление оглавления и алфавитного справоч­ника.

Текстовые процессоры имеет средства настройки на конфигурацию оборудования компьютера, в частности, на тип гра­фического адаптера и монитора.

Составной час­тью системы подготовки текстов являются конвертеры (встроенные модули конвертации), обеспечивающие совместимость текстовых документов при переносе их из среды одного текстового процессора в другой. Программа-конвертер поддерживают обычно наиболее популярные файловые форматы: на входе получает информа­цию в одном (исходном) файловом формате, а выдает информацию в виде файла в требуемом формате для последующего редактирования и печати.

Текстовые процессоры по своим функциональным возможностям ориентированы, прежде всего, на специалистов и руководителей. В качестве примера можно привести текстовые процессоры WinWord, WordPerfect. Имеются и более простые, работающие быстрее и ориентированные на использование руководителями системы, в их числе Professional Write, Beyond Word Writer, Symantec Just Write.

Настольное издательство (desktop publishing) (настольная издательская система - НИС) – это система подготовки текстов, которая позволяет изготавливать их в соответствии с требованиями полигра­фии, с типографским качеством и представляют собой инструмент верстальщи­ка. Настольные издатель­ства не являются более совершенным продолжением текстовых про­цессоров, это значительно более сложный инструмент по своему замыслу. Как следствие, в тек­стовых процессорах тот же эффект достигается нередко значительно более просто и быстро.

Пакеты НИС позволяют реализовывать любые по­лиграфические эффекты, их более широкие функции в сравнении с текстовыми процессорами состоят в следующем:

- значительно более широкие возможности управления подготовкой текста на всех уровнях, - документа в целом, формата страницы, абзацев, слов, символов (сжатие и растяже­ние строк, вращение текста, изменение расстояний между строка­ми и абзацами с минимальным шагом приращения и т. д.);

- вывод на экран монитора точной копии того, что бу­дет распечатано на принтере (возможности представле­ния текста на экране зависят от его разрешающей способности).

Возможности НИС по представлению на экране страницу текста именно в том виде, в каком она будет напечатана, зависят, в значительной мере, от технических характеристик видеосистемы компьютера.

Пакеты НИС дороги, сложны в эксплуатации, обучение приемам работы с ними требует значительных затрат времени. Представителями пакетов НИС начального уровня являются Aldus Page Maker, Microsoft Publisher, Pageplus for Windows. Они используются в издании журналов и газет небольшого объема, которые могут содержать иллюстрации, диаграммы, графики. К системам НИС профессионального уровня можно отнести Ventura Publisher, QuarkXPress for Windows, FrameMakerfor Windows, PageMaker for Windows. Подобного рода НИС применяются для издания крупных, объемных документов, в частности, книг.

Условно можно выделить следующие основные этапы подготовки текстов с использованием компьютера: набор текста; редактирование текста; форматирование документа; печать документа; сохранение текста документа и ведение архива текстов. Условность такого деления обусловлена тем, что при работе с текстом происходит многократное чередование операций и различных этапов, а некоторые опера­ции затруднительно отнести к определенному этапу подготовки докумен­та.

1. Набор текста. Вводимый пользователем текст располагается в специально отведенной облас­ти экрана дисплея - рабочей области (текстовом окне). Остальная часть экрана отводится под служебную область. Под­держиваются два режима ввода - вставки или замены. Вводимый символ автоматически раздвига­ет строку при режиме вставки либо заменяет существующий символ в режиме замены.

2. Редактирование текста. Основными операциями редактирования являются следующие: добавление; удаление; перемещение; копирование, поиск, замена фрагмента текста. Редактирование осуществляется по принципу: «выдели и обработай». Под фрагментом понимается область текста, выделен­ная (маркированная) пользователем. Выделенный фрагмент в окне редактирования отмечается цветом или негативным изображением. Минимальный размер фрагмен­та - один символ, максимальный - весь текст документа.

3. Форматирование документа осуществляется на следующих уровнях: символьного (или шрифтового) оформления, форматирования абзаца документа, а также верстки страниц документа. Символьное оформление текста опирается на следующие основные понятия: шрифт, гарнитура, кегль. Шрифт – совокупность трех характе­ристик: гарнитура, размер и стилевые особенности. Гарнитура - начертание шрифта, определяемое наклоном и характером очка (шрифт прямого и курсивного начертания), шириной очка (шрифт нормаль­ного, узкого и широкого начертания), а также его насыщенностью (шрифт светлого, полужирного, жирного начертания). Кегль - размер шрифта, его высота задается в пунктах (единица измерения, принятая в полиграфии) и обозначается как pt (1 pt = 0,352 мм). Используется и другая единица измерения - питч (pitch), - количество символов, которое может быть напечатано на отрезке в один дюйм. Стилевые особенности шрифта - курсив, полужир­ный и полужирный курсив.

Каждый документ, создаваемый средствами текстового процес­сора, имеет в качестве основы оформление по умолчанию. Так, текстовый процессор Word предлагает сле­дующие параметры оформления документа: символы - нормальной насыщенности, кегль 10 пунктов; абзацы - без отступов, выровнены влево, через один интервал; величина табуляции - через 0,5 дюйма (или 1,27 см); размер печатной страницы документа - формат А4 (210 мм на 297 мм); границы текста на печатной странице - левое и правое 3,17 см, верхнее и нижнее 1,5 см.

Форматирование абзацев документаосуществляется по следующим основным параметрам абзацного форматирования:

- выравнивание строк (расположение текста абзаца между заданными левой и правой границами текста). Способы выравнивания – влево, вправо, по центру, по ширине (выключка);

- отступ абзаца – расстояние текста от поля (абзацы с «красной» строкой или с "выступом", отступ для последующих строк абзаца слева и справа);

- межстрочные интервалы (интерлиньяж) – расстояние между строками в абзаце;

- обрамление (линии обрамления могут находиться с любой из сторон абзаца) и цвет фона (заливки заднего плана) текста;

- расположение текста абзаца на смежных страницах документа.

Верстка страниц документа оперирует со следующими структурными элементами: колонтитулы, сноски, закладки, перекрестные ссылки. Колонтитул (Running head) - одинаковый для группы страниц текст или графическое изображение, расположенные вне основ­ного текста документа на полях печатной страницы. Верх­ний колонтитул (Header) располагается над текстом документа, а нижний (Footer) размещается под основным текстом. Сноска - подстрочные примечания, дополнения к ос­новному тексту. Закладка (метка) - определенное место в тексте документа, которому пользователь присваивает имя, используется для быстрого перехода к месту документа, обозначенному закладкой, а также создания перекрестных ссылок в документе. Перекрестная ссылка - это текст, предлагающий читателю доку­мента обратиться к другому фрагменту текста или рисунку, содержа­щемуся в тексте.

Основные параметры оформления страниц документа: поля страниц; размер печатного листа и ориентация текста на бумаге; расположение колонтитулов; количество колонок текста (газетный стиль).

3. Печать документа - получение «твердой» копию разра­батываемого документа. Различа­ют подготовку проекта документа к печати и собственно печать. К основным подготовительным операциям относятся разбиение документа на страницы, нумера­ция страниц, оформление колонтитулов, предварительный просмотр документа на экране дисплея в специальном режиме для проверки, как будет выглядеть доку­мент при печати на бумаге, не делая распечатки. Подготовленный текст может быть сохранен на внешнем носителе (винчестере или гибком диске), тогда собственно печать осуществляется на прин­тере, подключенном к другому компьютеру, либо в другое удобное для пользователя время. Собственно печать в значительной степени зависит от типа и воз­можностей печатающего устройства, а также сервисных возможно­стей операционной системы по обслуживанию процесса печати. Может потребоваться установка режимов печати принтера на его пане­ли управления. Допускаются различные варианты печати текста документа - нескольких копий, в обратном порядке, печать выделенного фрагмента текста или указанного диапазона страниц и т.д.

4. Сохранение текста документа. Информация, касающейся оформления различных типов документов, может быть сохранена в памяти компьютера. Потребность в этом обусловлена следующими обстоятельствами: оформление документа имеет большое значение для восприятия его содержания адресатом; документы организации требуют единого оформления в соответствии с фирменным стилем; оформление сложных документов требует значительных трудозатрат со стороны его автора.

Результаты работы по оформлению любых типов документов организации могут иметь самостоятельное значение и быть сохранены в памяти компьютера не только вместе с самим документом, но также в виде шаблона. Шаблон документа представляет собой его структуру, отражает все особенности его текста и графики, включает в себя набор способов форматиро­вания всех его частей. Будучи однажды подготовленным и сохранен­ным в памяти компьютера, шаблон позволяет изготавливать аналогичные по форме документы без затрат на форматирование. При необходимости может быть изготовлена коллекция шаблонов документов организации, максимально учитывающая требования фирменного стиля.

В комплект поставки некоторых текстовых процессоров входят библиотеки готовых шаблонов различных типов документов. Вместе с тем, готовые шаблоны многих СПТД иногда не соответствуют требованиям государственного стандар­та. В таком случае собственные шаблоны пользователь может изготавливать самостоятельно.

Современные текстовые процессоры поддерживает концепцию составного документа - контейнера, включающего в себя объекты различных форматов -рисунки, таблицы, графические изобра­жения, звуковую и видеоинформацию. Пользователь имеет возможность вставить в текст документа объекты, подготовленные в других программных средах. Все это обеспечивает технология связи и внедрения объектов (Object Linking and Embedding – OLE).

Основные тенденции развития средств подготовки текстовых документов: высокая сте­пень совместимости со своими ранними версиями; использование макроязыков для автома­тизации часто выполняемых задач; документо-ориентированная работа (пользова­тель при работе с документом сосредоточен на документе, а операционная система отвечает за поддержание взаимодействия между данными и приложениями); средства учета комментариев к документу без его изменения; встроенные системы электронной почты и управления рассылкой; определение автором документа круга лиц, имеющих доступ к документу на разных стадиях его создания и права каждого из них по внесению изменений; отслеживание версий документа и всплы­вающие окна с именем автора и датой внесения изменений; точная передача цветовых оттенков с дисплея на принтер; речевой ввод информации; настройка интерфейса пользователя под индивидуальный стиль его работы над документами; общий пользовательский интерфейс и еди­нообразные подходы к решению задач редактирования, форматирования, печати, работы с электронной почтой, поиска подсказки справочной системы; интеграция с глобальной вычислительной сетью Internet.