6. Ит автоматизации офиса

Информационная технология автоматизированного офисаобеспечивает организацию и под­держку коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств коммуникаций и работы с ин­формацией.

Автоматизация офиса призвана дополнить существующую традиционную сис­тему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и прика­зами). При их совместном использовании обе эти системы обеспечат рациональную ав­томатизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информа­цией.

Автоматизированный офис

• поддерживает внутрифирменную связь персонала,

• предоставляет новые средства коммуникации с внешним окружением.

Офисные автоматизированные технологии особенно привлекательны для груп­пового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секрета­рей и конторских работников и дают им возмож­ность справляться с возрастающим объ­емом работ, однако преимущество является второсте­пенным по сравнению с возможно­стью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения про­блем.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для ком­пьютеров и не компьютерных технических средств обеспечивающих технологию автомати­зации офиса:

• текстовый процессор;

• табличный процессор;

• электронная почта;

• электронный календарь;

• аудиопочта;

• компьютерные и телеконференции;

• видеотекст;

• хранение изображений;

• специализированные программыуправленческой деятельности

(ведения документов, контроля за исполнением приказов и т. д.).

Также широко используются некомпьютерные средства:

• аудио- и видеоконференции;

• факсимильная связь;

• ксерокс и другие средства оргтехники.

Обязательным компонентом любой ИТ технологии является база данных. В авто­матизи­рованном офисе она концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы, так же как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информа­ция в базу дан­ных может также поступать из внешнего окружения фирмы.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (про­грамм), таких как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компью­терные конференции и пр,

Текстовый процессор- это вид прикладного программного обеспечения, пред­назна­ченный для создания и обработки любой сложности текстовых документов. Он позволяет добавлять или уда­лять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипу­лировать элементами текста и режимами и т. д. Регулярное получение подго­товленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менед­жеру по­стоянно оценивать ситуацию на фирме и вести документооборот в электронном (безбумажном) виде.

Электронная почта(E-mail), основываясь на сетевом использовании компью­теров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Электронная почта может предоставлять пользователю раз­личные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компью­терную доску объявлений. Когда фирма решает вне­дрить у себя электронную почту, у нее имеются две возможности:

• купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть ком­пьютеров, реализующую функцию электронной почты;

• купить готовую услугу использования электронной почты, которая предоставля­ется специализированными организациями связи за перио­дически вносимую плату.

Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает элек­тронную почту, но сообщение вместо набора на клавиатуре передается через телефон. Ау­диопочта также реализуется в сети. Почта для передачи аудиосообщений может ус­пешно использоваться для группового решения проблем. Главным преимуществом ау­диопочты по сравнению с электронной почтой является то, что она проще — при ее ис­пользовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Табличный процессор, так же как и текстовый процессор, является базовой со­став­ляющей информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной тех­нологии. Без знания основ технологии работы в нем невозможно полно­ценно использовать персональный компьютер в своей деятельности. Функции совре­менных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочис­ленные операции над данными, представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и приме­няемые группы технологических операций:

1. Ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;

2. обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы опера­ций по вычислениям, агрегирование данных и т. д.);

3. вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в дру­гие системы, непосредственно в базу данных;

4. качественное оформление табличных форм представления данных;

5. многоплановое. и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков,

6. проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;

7. проведение математического моделирования и ряд других вспомогатель­ных операций.

Любая современная среда табличного процессора имеет средства пересылки данных по сети.

Электронный календарьпредоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты, более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информа­цией между участниками группы, решающей определенную проблему. Круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конферен­ции может быть во много раз больше, чем участников аудио- и видеоконференций.

Телеконференция включает в себя три типа конференций:

1. аудио;

2. видео;

3. компьютерную.

Видеотекст основан на использовании компьютера для получения отображения тек­стовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, име­ются три возможности получения информации в форме видеотекста:

• создать файлы видеотекста на своих собственных ком­пьютерах;

• заключить договор со специализированной компа­нией на по лучение доступа к разработанным ею файлам видеотекста;

• заключить договоры с другими компаниями на получе­ние доступа к их файлам видеотекста.

Популярен обмен каталогами и прайс-листами своей продукции между компа­ниями в форме видеотекста.

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Их хранение даже в форме файлов вызывает серьез­ные проблемы. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ {изобра­жение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging)— перспективная офисная технология, которая ос­новывается на использовании специального устройства —оптического распознава­теля обра­зов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Для хране­ния изображений исполь­зуются оптические диски (CD,DVD), обладающие огромными емкостями.

Созданию данной технологии способствовало появление нового технического реше­ния — оптического диска в комбинации с. цифровой записью изображения.