logo
доу

23.Технология формирования и оформления дел.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА МАЛОМ ПРЕДПРИЯТИИ Технология работы с документами

Формирование дел

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д. При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание. Например: "Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки)".

Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора. Например: "Протоколы производственных совещаний предприятия "Контакт" за 1997 год". Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса. Например: "Переписка с машиностроительными предприятиями о взаимных расчетах за 1997 год". Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например: "Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции". Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку. Например: "Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях". Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;

подлинники отделять от копий;

годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных;

утвержденные документы - от их проектов;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (например, личные дела, ведущиеся на всем протяжении периода времени работы сотрудника на предприятии).

Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4-х сантиметров.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, копии, - заверительную надпись, отметку "В дело".

Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы. Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 1997 год, составленный в 1996 году, должен быть отнесен к 1997 году, а отчет за 1996 год, составленный в 1997 году, к 1996 году. Перспективные планы, рассчитанные предприятием на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов - в деле последнего года. Документы в отчетах необходимо располагать с определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения.

Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.

Протоколы заседаний Совета трудового коллектива, совещаний у руководства предприятия и др. группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.

Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год. После этого прово­дится работа по оформлению дел для последующего хранения или пе­редачи их в ведомственный архив. Оформление дела - "подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами",* проводят работники структурных подраз­делений, ответственные за формирование и хранение дел или секретарь. В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел, проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел.* ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, п.43.Дела временного (до 10 лет включительно) хранения для экономии средств и времени подлежат упрощенному оформлению. Прежде всего выявляется их наличие в соответствии с номенклатурой дел. В делах проверяется правильность формирования (не попали ли документы с постоянным сроком хранения), они остаются на скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по номенклатуре дел и по номенклату­ре перекладываются в другой шкаф или сдаются в архив. Основное внимание сосредотачивается на делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. В соответствии с требованиями "Государственной системы документационного обеспече­ния управления" и "Основных правил работы ведомственных архивов" проводится их полное оформление, которое включает: - подшивку или переплет дела; - нумерацию листов; - составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела; - составление в необходимых случаях внутренней описи докумен­тов дела; - оформление всех реквизитов обложки дела. Прежде чем подшить дела, из них удаляют металлические скрепле­ния (булавки, скрепки). В конце каждого дела обязательно вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи, и, в тех случаях, когда к делу будет составлена внутренняя опись, бланки форм внутренней описи. Все листы дела, для обеспечения сохранности документов и удоб­ства использования, нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Упот­ребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запре­щено. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Лист заверительной надписи не нумеруется. Если дело имеет несколь­ко томов, каждый том нумеруется отдельно. Лист любого формата, под­шитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ сложенный пополам и подшитый за середину нумеруется как два листа. Иллюстративные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями также нумеруются самостоятельно. Вложе­ние в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. В случае пропуска при нумерации небольшого количества листов, на них ставят­ся номера предыдущих листов с прибавлением букв а, б, в и т.д., то же самое делают, если несколько соседних листов пронумеровано одной цифрой. Все эти исправления отмечаются в конце дела в заверительной надписи. Если при нумерации листов допущено много ошибок, номера зачеркиваются и все дело нумеруется заново. В конце дела для учета количества листов на отдельном листе-заверителе дела составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, оговариваются все особенности в нумерации и физическом состоянии документов в деле: литерные и про­пущенные номера листов; номера листов с наклеенными документами; номера листов с конвертами и вложениями в них; номера крупнофор­матных листов, карт, рисунков и т.д. Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается. Форма листа-заверителя дела дана в приложении к "Основным пра­вилам работы государственных архивов", "Основным правилам работы ведомственных архивов". Формы не идентичны, но состав информации, вносимой в формы, одинаков. Для дел с особо ценными документами, личных, судебных и след­ственных, дел о присуждении ученых степеней и званий, дел на авторс­кие свидетельства и патенты и т.п. при подготовке к сдаче в архив со­ставляется, если она не велась в течение года, внутренняя опись документов. Составлять внутреннюю опись рекомендуется также к де­лам, заголовки которых не полно раскрывают содержание документов. В этом случае внутренняя опись облегчит использование документов дела, поиск необходимой информации. В конце внутренней описи дела составляется итоговая запись с указанием цифрами и прописью общего количества документов в деле, включенных в опись и количество листов описи.** Формы внутренней описи дела приведены в Приложении к "Основным прави­лам работы государственных архивов", "Основным правилам работы ведомствен­ных архивов". Форма не унифицирована.Дела подшиваются прочной ниткой в твердую обложку (папку) в 4 прокола или переплетаются. При брошюровке нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть задет при подшивке (это бывает, если нарушаются установленные государствен­ными стандартами размеры полей), к листу подклеивается полоска проч­ной бумаги, за которую документ и будет подшит. Картон для обложек дел постоянного хранения и документов по лич­ному составу должен быть прочным, чтобы обеспечивать долговремен­ную сохранность документов. Для обложек дел, сдаваемых в государ­ственный архив, применяется безкислотный картон. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении до­кументы (чертежи, рукописи и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно помес­тить в конверты, которые затем подшиваются в дело

24.Сроки хранения документов.

Сроки хранения каждого вида документов определены специальным  Перечнем: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов имеют срок хранения  храниться 5 лет, ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) - постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников - 75 лет. Отметки "до минования надобности" и "до замены новым (новыми)" означают, что эти документы имеют только практическое значение. По некоторым из этих документов срок хранения определяется самой организацией (но не может быть менее одного года), по другим - не менее 5 лет.

Для большинства документов исчисление срока их хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. По некоторым документам исчисление срока хранения, названного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенного момента, указанного в графе "Примечание": например, по договорам о материальной ответственности - 5 лет после увольнения материально ответственного лица, сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах - 5 лет после снятия с учета и т.д. В статье 22 Закона № 125-ФЗ указаны сроки временного хранения отдельных видов архивных документов, включаемых в состав Архивного фонда Российской Федерации, отсутствующих в Перечне (проектной документации по капитальному строительству - 20 лет, технологической и конструкторской документации -20 лет, научной документации - 15 лет, кино- и фотодокументов - 5 лет и др.).Документы постоянного срока хранения обычно хранятся в организации до ее ликвидации. Примечания, приведенные в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения отдельных документов.

Например, примечание "При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения" конкретизирует сроки хранения учетных регистров, документов об инвентаризации имущества и др.

На базе Перечня крупная организация, имеющая филиалы и составляющая специфические документы, не отраженные в Перечне, составляет, как правило, собственный перечень документов. В небольших и средних организациях целесообразно использовать типовой Перечень.

 

25.Описание дел. Описи дел.

На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи — это завершаю­щий этап работы с документами в делопроизводстве.

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систе­матизации внутри фонда и учета дел.

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким об­разом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

Опись состоит из годовых разделов. Она составляется от­дельно на дела: постоянного хранения (см. приложение 11); временного (свыше 10 лет) хранения (см. приложение 12); по личному составу; состоящие из специфических, характерных для данной организации документов (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, рационализаторские предложения и т.п.); а также на служебные ведомственные издания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной вало­вой нумерацией.

В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы документационного обеспечения управления. Ответственность за качествен­ное и своевременное составление описей дел структурных под­разделений несут их руководители.

Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каж­дого дела в описи называется описательной статьей. Описатель­ная статья описи дел структурного подразделения должна вклю­чать в себя следующие элементы:

• порядковый номер дела (тома, части) по описи;

• индекс дела (тома, части);

• заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

• дату дела (тома, части);

• число листов в деле (томе, части);

• срок хранения;

• примечание.

 

ОПИСЬ №

Название раздела

В описях дел постоянного хранения графа 6 опускается.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным поряд­ковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каж­дый из них также имеет свой порядковый номер. Систематиза­цию дел в описи и присвоение номера описи структурного под­разделения осуществляет архив организации.

В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.

В данную опись внесено____дел с №____по №___ , в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласуется с руководителем службы документационного обеспечения управления и утверждается руководителем структурного подразделения. Перед утверждением опись должна быть одобрена ЭК структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах. Один остается в структурном подразделении, а второй передается вместе с делами в ведомственный архив, где служит основой для составления годового раздела сводной опи­си дел организации.

Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, пред­назначенный для последующей передачи в государственный ар­хив, подлежит утверждению ЭПК архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписы­вается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.

В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государст­венный архив принять на хранение внесенные в опись дела.

В процессе работы учреждения образуется различная документация, на каждый её вид составляются отдельные описи:

26.Особенности организации работы с письменными обращениями граждан.

Миграционная служба

Здравоохранение

Пенсионное обеспечение

Перечень услуг для физических лиц

Перечень услуг для юридических лиц

Прием граждан и юридических лиц в органах Пенсионного фонда России в Республике Татарстан

Социальная защита

Защита прав потребителей

Метрология и стандартизация

Труд и занятость

Правопорядок

ГИБДД

Образование

Строительство и ЖКХ

Местное самоуправление

Культура

Спорт

Туризм

Государственная регистрация

Тарифы

Справочник

Помощник

Как найти нужную услугу

Пенсионное обеспечение / Перечень услуг для физических лиц / РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН / Порядок работы с письменными обращениями граждан

ПОРЯДОК РАБОТЫ С ПИСЬМЕННЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

ПОРЯДОК  работы с письменными обращениями граждан, застрахованных лиц, организаций и страхователей в Отделении ПФР по Республике Татарстан и подведомственных ему Управлениях ПФР в городах и районах Республики Татарстан

  I. Общие положения  1.1. Настоящий документ устанавливает порядок организации рассмотрения обращений граждан, застрахованных лиц, организаций и страхователей (далее - обращений граждан), относящихся к компетенции Пенсионного фонда Российской Федерации.  1.2. Письменные обращения граждан поступают в виде предложений, заявлений и жалоб (далее – письма):  - заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;  - жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;  - предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.  1.3. В Отделении Пенсионного фонда Российской Федерации по Республике Татарстан (далее – Отделение) делопроизводство по письменным обращениям граждан ведётся отдельно от общего делопроизводства в общем отделе; в Управлениях Пенсионного фонда Российской Федерации в городах и районах Республики Татарстан (далее – Управления) - специалистом по делопроизводству и кадрам и (или) специалистами, назначенными руководителем в качестве ответственных за делопроизводство в пределах утвержденной штатной численности, без дополнительного выделения численности на эти цели.  1.4. Личную ответственность за организацию делопроизводства по письменным обращениям граждан, соблюдение данного порядка работы с письмами граждан, а также их рассмотрение в структурных подразделениях Отделения и Управлений несут их руководители.  1.5. Контроль за сроками рассмотрения письменных обращений граждан в Отделении осуществляет общий отдел, а в Управлениях – специалист по делопроизводству. Контроль за полнотой и достоверностью содержания ответов на обращения граждан, поступивших на исполнение в структурные подразделения Отделения и Управлений, осуществляют в Отделении курирующие заместители управляющего, а в Управлениях – начальник Управления.  1.6. Работа с письмами граждан в органах, осуществляющих пенсионное обеспечение проводится в соответствии с Конституциями Российской Федерации и Республики Татарстан, действующим законодательством, соответствующими распорядительными и инструктивными документами Пенсионного фонда Российской Федерации, Инструкцией по делопроизводству Отделения Пенсионного фонда РФ по РТ (утвержденной приказом ОПФР по РТ от 20.10.2004 г. № 161), должностными инструкциями и настоящим Порядком.  1.7. Организация личного приема граждан осуществляется в соответствии с Положением об организации приема граждан, застрахованных лиц, представителей организации и страхователей в Отделении ПФР по Республике Татарстан и подведомственных ему Управлениях, утвержденным приказом ОПФР по РТ от__________ № ____.  1.8. Организация работы в Управлениях ПФР по регистрации и исполнению обращений граждан по реализации прав в области пенсионного обеспечения и страхования (обращения за назначением пенсий, о перерасчете пенсии, за назначением социальных выплат, об инвестировании накопительной части трудовой пенсии, о выдаче сертификата на материнский капитал и др.) ведется в соответствии с федеральным законодательством.  II. Прием, направление и регистрация писем граждан  2.1. При приеме письменных обращений (далее – письма) в общем отделе Отделения (в Управлении – специалистом по делопроизводству и кадрам) проверяется правильность их адресования. Письма, доставленные не по назначению, незамедлительно возвращаются почтовому предприятию связи не вскрытыми для направления адресату.  2.2. Все поступающие из отделения почтовой связи в адрес учреждения ПФР письма граждан принимаются общим отделом Отделения, в Управлении - специалистом по делопроизводству и кадрам.  2.3. Письма централизованно регистрируются в течение трех дней с момента поступления: в Отделении в базе данных обращений с выдачей двух регистрационно-контрольных карточек установленного образца (одна направляется исполнителю, вторая – специалисту, контролирующему исполнение); в Управлении – в базе данных обращений либо (в районах с небольшим количеством письменных обращений) в журнале для регистрации письменных обращений.  2.4. При вскрытии конвертов проверяется наличие в них письма и документов (разорванные документы подклеиваются), поступившие документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение и т.д., а также фотографии и др. приложения к письму) подкалываются под скрепку впереди текста письма (в случае обнаружения, что отсутствуют приложения или сам текст письма, составляется справка, которая прилагается к конверту, и об этом сообщается заявителю). Конверты подлежат обязательному сохранению.  2.5. Письма, сданные на личном приеме, сопровождаются пометкой "с личного приема", передаются в общий отдел (в Управлении - специалисту по делопроизводству) регистрируются и исполняются в общем порядке.  2.6. Дата регистрации и входящий номер указываются в регистрационном штампе, который проставляется в правом нижнем углу сопроводительного письма или на первой странице письма заявителя. Регистрационный номер состоит из начальной буквы фамилии автора и входящего номера, указанного в карточке регистрации, например: Б-261.  Фамилия заявителя указывается в именительном падеже, например: Свиридов А.П., Аксенова Л.П.  Если автор (Петров) пересылает свое письмо через второе лицо (Сидорова), указывая его адрес и не указывая свой, то в графе "Ф.И.О." отмечаются две фамилии: Петров/ Сидоров.  Если письмо подписано двумя и более авторами, то указываются первые три, например: Сидоров, Иванов, Петров и др. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также бесфамильные обращения, поступившие от имени общественной организации, а также резолюции митингов, собраний. Коллективные обращения отмечаются индексом "коллективное".  2.7. Адрес заполняется с соблюдением общепринятого порядка при оформлении почтовой корреспонденции (если указан почтовый индекс, то он заносится на карточку). Можно пользоваться общепринятыми сокращениями при обозначении адресата: "п" - поселок, "с" ~ село, ".ст-я" - станция, "пер" - переулок, "пр-т" - проспект. "б-р" - бульвар, "мкр" - микрорайон, "кварт" - квартал. Если адрес отсутствует и в письме, и на конверте, при определении территории заявителя следует руководствоваться данными почтового штемпеля по месту отправки.  2.8. Все обращения граждан регистрируются в АРМ «Обращения граждан» для обеспечения отдельного делопроизводства и получения необходимой статистической отчетности.  2.9. Все зарегистрированные обращения граждан проверяются на повторность поступления. Повторными письмами считаются предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением.  При повторном поступлении письма к нему подбирается имеющаяся переписка, на письме делается отметка “повторно”.  Письма одного и того же автора и по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными.  Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам.  2.10. Обращения, поступившие в орган Пенсионного фонда по электронной почте, рассматриваются в общем порядке.  Для обращений, поданных в форме электронного сообщения через Интернет – портал Отделения (www.pfrrt.ru), предусматривается заполнение заявителем реквизитов, необходимых для работы с обращениями и для письменного ответа. При надлежащем заполнении заявителем обязательных реквизитов (Фамилия, Имя, Отчество, Индекс и почтовый адрес, Электронная почта) обращение распечатывается специалистом, ответственным за поддержку Интернет-сайта Отделения, и регистрируется в общем порядке. В случае незаполнения обязательных реквизитов обращение не регистрируется и не рассматривается, заявитель информируется специалистом, ответственным за поддержку Интернет-сайта Отделения, о невозможности принять его обращение.  2.11. В том случае, когда в письме содержатся вопросы, разрешение которых не относится к компетенции органов ПФР, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется по принадлежности, о чем заявитель ставится в известность.  2.12. При направлении письма в подведомственные учреждения также сообщается заявителю с отметкой в базе компьютера.  2.13. Запрещается пересылать жалобы на рассмотрение тем лицам и учреждениям, действия которых обжалуются.  III. Рассмотрение и разрешение писем граждан  3.1. Зарегистрированные письма граждан в день регистрации передаются в Отделении управляющему (в Управлении - начальнику Управления), который поручает исполнителю рассмотреть по существу вопросы, поставленные в письме, и подготовить ответ либо проект ответа. Письма передаются исполнителю под расписку в регистрационном журнале.  Если в резолюции руководителя указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение всех поставленных в письме вопросов является исполнитель, указанный в списке первым.  3.2. Если письмо рассматривалось работниками нескольких структурных подразделений, заявителю направляется один ответ. Проект письма готовится ответственным исполнителем, согласовывается с другими исполнителями, визируется ими, после чего передается на подпись. Ответственность за своевременное и правильное исполнение в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.  3.3. Запрещается вносить изменения в содержание подписанных писем без разрешения должностного лица, его подписавшего.  3.4. Передача писем из одного структурного подразделения Отделения и Управления в другое производится с обязательной отметкой об этом в журнале, с корректировкой в компьютерной базе.  3.5. При необходимости для вынесения окончательного решения, из учреждения или от лица, действия которого обжалуются, истребуются документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, материалы проверки с заключением обоснованности принятого решения. Документы и материалы по запросу должны быть представлены в течение 15 дней.  3.6. Исполнитель несет ответственность (одновременно с лицами подписавшими) за содержание, ясность и четкость изложения ответов, достоверность ссылки на нормативные акты.  3.7. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.  3.8. При отклонении предложения, заявления, жалобы в ответе необходимо указать мотивы, по которым они отклонены. В необходимых случаях, а также по просьбе заявителя, должен быть разъяснен порядок обжалования.  3.9. В подготовленном ответе на письмо в левом нижнем углу листа указывается Ф.И.О. исполнителя, номер его телефона и передается на подпись руководителю.  3.10. Ответы на письма граждан подписывают руководители, другие уполномоченные должностные лица учреждений.  Приказом ОПФР по РТ от 20 ноября 2007 г. N 207 в пункт 3.11 настоящего Положения внесены изменения  3.11. Письма, запросы по обращениям граждан, поступившим в Отделение ПФР по РТ, в том числе находящиеся на контроле, подписываются в следующем порядке:  3.11.1. Письма, направляемые руководителям законодательных и исполнительных органов по обращениям граждан, взятым ими на контроль, подписывает управляющий Отделением;  3.11.2. Письма, направляемые в адрес исполнительных органов, учреждений, организаций, средств массовой информации по обращениям граждан, взятым ими на контроль; ответы на письменные обращения граждан, поступившие из органов и организаций, указанных в настоящем подпункте и подпункте 3.11.1. данного Порядка, а также ответы на повторные обращения граждан подписывают заместители управляющего по направлениям деятельности;  3.11.3. Ответы на первичные обращения граждан в Отделение ПФР по РТ поступившие на рассмотрение в отдел по работе с обращениями, а также запросы информации и рекомендации в Управления ПФР, связанные с рассмотрением обращений, подписываются начальником отдела по работе с обращениями граждан, застрахованных лиц, организаций и страхователей и оформляются на специальном бланке отдела;  3.11.4. Ответы на обращения граждан, взятые управляющим на контроль, подписываются в порядке, предусмотренном подпунктами 3.11.1 – 3.11.3 настоящего Порядка, с последующим докладом управляющему Отделением.  (Текст предыдущей редакции пункта 3.11  Письма, запросы, направляемые в вышестоящие организации, а также ответы на письма, находящиеся на особом контроле, подписываются руководителем учреждения, а в его отсутствие – должностным лицом, его замещающим. )  3.12. Полученные от заявителя подлинники документов возвращаются ему заказным отправлением вместе с ответом, если нет иного поручения контролирующего органа. При возвращении документов в письме перечисляются наименования подлинных документов о трудовом стаже, заработной плате, а также медицинских документов и т.д., и указывается общее количество листов приложения.  3.13. Подписанные письма снимаются с контроля в общем отделе Отделения (в Управлении – специалистом по делопроизводству), о чем делается соответствующая отметка в компьютерной базе (или в журнале), и отправляются адресату.  3.14. Ответ на Интернет-обращение может направляться как в форме электронного сообщения, так и в письменной форме (по просьбе заявителя).  IV. Сроки разрешения писем граждан  4.1. Письменное обращение, поступившее в орган пенсионного фонда, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.  4.2. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса с истребованием дополнительных документов и материалов, руководитель учреждения вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.  4.3. Заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения и проверки (т.е. разъяснительного характера), а также обращения на Интернет-сайт Отделения разрешаются безотлагательно, но не позднее 15 дней.  V. Работа с отдельными видами обращений  5.1. Письма граждан, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, из Генеральной Прокуратуры Российской Федерации, Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, Пенсионного фонда Российской Федерации, Администрации Президента Республики Татарстан, Кабинета Министров Республики Татарстан, Государственного Совета Республики Татарстан и других вышестоящих органов с поручением сообщить результаты, рассматриваются в сроки, указанные контролирующим органом. Если в поручении не указан срок исполнения, письма рассматриваются в сроки, приведенные в разделе 4 настоящего Порядка.  5.2. Обращения, поступившие от депутатов всех уровней, рассматриваются безотлагательно, а с принятием мер по их исполнению в срок до 15 дней. Депутатским письмом является обращение, оформленное, как правило, на бланке депутата и имеющее подпись депутата (депутатов). Работа  с обращениями депутатов всех уровней, к которым приложены письма граждан, осуществляется в первоочередном порядке. Ответы депутатам и в контролирующие органы даются за подписью руководителя учреждения, а в его отсутствие – должностного лица, его заменяющего, с указанием, когда дан ответ заявителю (дата и номер письма).  5.3. В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.  5.4. В случае, если в письменном обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. В регистрационном журнале и в автоматизированной базе данных в графе "ФИО" делается запись "Анонимное", в графе "Адрес" указывается территория по почтовому штемпелю.  5.5. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.  5.6. Письменное обращение, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, оставляется без ответа по существу поставленных в нем вопросов; гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом.  5.7. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.  5.8. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, управляющий Отделением (начальник Управления) вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые  обращения направлялись в Отделение (в Управление). О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.  5.9. На письма с просьбами о личном приеме при необходимости автору направляется письмо (открытка) о порядке работы того или иного учреждения (руководителя).  5.10. Письма слепых на рельефно-точечном шрифте направляются для перевода в Татарскую региональную организацию Всероссийского общества слепых (420049, г. Казань, ул. 2-я Газовая, 14). После перевода обращения передаются на рассмотрение специалистов. Срок их рассмотрения исчисляется с даты получения перевода.  5.11. Письма бессмысленные по содержанию списываются исполнителями в дело без рассмотрения. Аннотация такого письма должна содержать обоснование принятого решения.  VI. Контроль исполнения обращений граждан  6.1. Контролю подлежат следующие обращения граждан:  - обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях их законных прав и интересов,  - по наиболее важным и социально значимым вопросам,  - поступающие от корреспондентов, высказывающих пожелание сообщить им результаты рассмотрения письма.  6.2. При решении вопроса о взятии обращения на контроль учитываются:  а) цель, которая при этом преследуется;  б) значимость поднятого в письме вопроса (общественного или личного).  Контроль за рассмотрением письма должен преследовать прежде всего следующие цели:  - устранение недостатков в работе Отделения и Управлений;  - оказание помощи автору письма в удовлетворении его законной просьбы или восстановлении нарушенных прав;  - получение материалов для анализа обращений.  6.3. Контроль за своевременным рассмотрением обращений граждан осуществляет в Отделении общий отдел, в Управлениях - специально назначенный для этого специалист в пределах штатной численности Управления.  6.4. При необходимости продления сроков исполнения поручений по обращениям, исполнитель обязан до истечения установленного срока подготовить служебную записку для руководства с обоснованием причин продления срока. При этом автору обращения в обязательном порядке направляется промежуточный ответ с объяснением причин, по которым задерживается рассмотрение заявления.  6.5. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль их исполнения завершается, если по обращению приняты исчерпывающие меры, заявителю дан ответ в письменной или устной форме.  6.6. В целях сокращения сроков работы с контрольными письмами учреждениями используется факсимильная связь (факс), телефонная связь и электронная почта.  VII. Формирование дел по обращениям граждан  7.1. Обращения граждан после их рассмотрения в структурных подразделениях Отделения должны быть возвращены в отдел по работе с обращениями (в Управлении – специалисту по делопроизводству и кадрам) со всеми относящимися к ним документами (копией ответа автору, регистрационно-контрольной карточкой и др.) для централизованного формирования дел.  7.2. Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Документы в дела формируются в течение одного календарного года и располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое обращение гражданина и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. Подшитые в дело документы нумеруются, и на них составляется внутренняя опись.  7.3. Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан в Отделении в течение текущего года возлагается на специалистов отдела по работе с обращениями; в Управлении – на специалиста по делопроизводству и кадрам.  7.4. По истечении календарного года документы по обращениям граждан передаются на хранение в архив Отделения (Управления). Срок хранения данной категории документов составляет 5 лет.  7.5. По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в установленном порядке.  VIII. Работа по обращению и анализу обращений граждан  8.1. Отдел по работе с обращениями граждан (в Управлении – назначенный специалист) ежеквартально в установленные сроки, и по мере необходимости готовит информацию об объеме поступивших обращений граждан и характере поставленных в них вопросов, а также о количестве граждан, принятых в Отделении (Управлении).  8.2. При анализе писем особое внимание должно быть обращено на те жалобы, по которым были восстановлены нарушенные права и законные интересы граждан, или выявлены недостатки в деятельности учреждений Пенсионного фонда или отдельных его должностных лиц (обоснованные), а также на факты несвоевременного рассмотрения писем.  8.3. Руководители структурных подразделений Отделения и Управлений анализируют письма граждан, изучают, обобщают вопросы, которые ставят граждане в письмах и на личном приеме, и на основе собранной периодической информации осуществляют подготовку предложений по устранению причин, порождающих обоснованные жалобы граждан.  9. Отправка почты  При отправке почты:  - проверяется правильность написания адреса и фамилии автора в ответе;  - проверяется наличие Ф.И.О. исполнителя в ответе на письмо, наличие всех указанных в письме приложений;  - проставляется дата отправки документа и исходящий номер, делается отметка в автоматизированной базе данных;  - письмо автора конвертуется и отправляется через учреждения связи.  Начальник отдела  по работе с обращениями                                                                                     Д.М.Нафикова 

Copyright 2006 - 2012 Кабинет министров Республики Татарстан Разработчик - ОАО "Современные Интернет Технологии"

27.АСДОУ. Характиристика автоматизации делопроизводственных процессов.

Автоматизированная система документационного обеспечения управления (АСДОУ) предназначена для повышения производительности и оптимизации документооборота в организациях. Это достигается посредством комплексной автоматизации и унификации процессов работы с документами в структурных подразделениях. Объектами автоматизации АСДОУ являются рабочие места всех сотрудников, чья служебная деятельность связана с процессами обработки документов.