4.8. Выдача (представление) информации

Выдача (представление) информации осуществляется после завершения ее обработки по получения результатов, при этом формируются выходные документы либо сообщения, содержащие недокументированную информацию. Таким образом, результат обработки в печатной, электронной или иной форме предоставляются органам управления или направляется исполнителям. К числу операций, составляющих основной содержание процесса выдачи информации, относятся:

- выведение сведений из хранилища;

- декодирование данных (перекодирование на языки пользователей);

- преобразование данных в вид, наиболее удобный для восприятия и использования субъектом управления (в частности, редактирование и оформление);

- комплектация, тиражирование и распространение информации среди заинтересованных в этом абонентов.

При осуществлении выведения сведений из хранилища наиболее важным является форма их представления, определяющая удобство восприятия и использования информации пользователем. Это может быть формализованная информация с необходимыми комментариями, облегчающими ее восприятие субъектом управления, имеются широкие возможности по использованию табличной формы, например, для отражения различного рода статистических закономерностей и т.д. При распространении информации среди абонентов большое значение имеют и другие критерии: сроки ожидания ответа (реакции системы), получение требуемой информации в результате одноразового обращения к системе, возможность информирования абонентов «по инициативе системы».

Реализация режимов дифференцированного распределения информации в соответствии с ее относимостью к различным направлениям, участкам работы, подразделениям организации, а также режима сигнального информирования в отношении объектов, поставленных абонентом на контроль, позволяет распространить активные методы информационного обеспечения практически на все виды информации, широко применять указанные методы в отношении индивидуальных абонентов (до конкретного абонента доводятся сведения, строго соответствующие его индивидуальной информационной потребности).

При использовании информационных технологий, в частности, программ генераторов отчетов появляется большая гибкость при оформлении результатов обработки данных, выводной информации, резко сокращаются затраты времени и труда, связанные с оформлением ответов на запросы пользователей информационной системы.