4.2. Сбор (получение) информации.

Содержание процесса сбора информации составляют, прежде всего, следующие основные операции: выявление источников информации как внутри, так и вне системы управления; получение (прием) данных из источников, в том числе, внешних по отношению к системе управления; отбор информации; систематизация; регистрация данных (документирование). В рамках процедуры сбора информации рассматриваются также доставка, ввод в систему, контроль ввода и др. Могут осуществляться оптическое сканирование, кодирование сигналов, модуляция, передача сигналов, демодуляция, декодирование и изготовление копий и другие операции. В той или иной мере может осуществляться первичная обработка данных - редактирование, кодирование, нанесение на машинные носители и т.д. В указанных процедурах речь идет о первичной информации.

Для выявления источников информации особое значение имеет квалификация исполнителей. Эти операции мало формализуемы. Вместе с тем, выявление источников информации может осуществляться автоматизированным способом, в частности, путем направления необходимых запросов в соответствующие информационные системы, а также вручную. Основные источники документальной информации для организации весьма условно группируются следующим образом: документы, формируемые в собственной организации (разрабатываемые или отражающие состояние социальных, экономических и иных процессов в организации), официальные документы из внешних организаций, нормативные акты, решения судебных органов, материалы средств массовой информации, архивные материалы, научная и учебная литература, заявления и письма граждан.

Получение информации может предполагать проведение интервью, наблюдение, осуществление опросов, изучение документальных или электронных источников, в частности, печатных или электронных СМИ. Информация собирается во внешней среде организации (поступает из внешней среды), а также на рабочих местах внутри организации. На предприятии сбор информации происходит, в частности, при выполнении хозяйственных операций – отпуск и получение расходных материалов, производство заготовок, сборка, приемка готовой продукции и т.д. В процессе сбора информации производятся различного рода измерения (температуры, давления и т.д.), взвешивание, подсчеты (получение объемно-временных характеристик осуществления технологических операций, работы отдельных подразделений и работников и т.д.).

Частным случаем получения информации является ее добывание. Добывание возникает, когда окружающая среда враждебна в той или иной мере или препятствует (скрывает, маскирует, утаивает) осуществлению сбора информации. Добывание информации характерно для правоохранительных органов, а также для деятельности журналистов.

Информация, содержащаяся в различных источниках, в ряде случаев не относится к сфере деятельности субъекта управления (организации), к предметной области системы управления, являются малозначительными. В них может отсутствовать минимум идентифицирующих данных, необходимых для отождествления описаний объектов информационного учета. И наоборот, при переводе действующих материалов на архивное хранение может возникнуть необходимость исключить устаревшие сведения, внести уточняющую информацию с том, осуществить корректировку формализованного представления информации, хранящейся на машинном носителе, чтобы исключить затраты на хранение не подтвердившейся или ложной информации. Наконец, ведомственные или корпоративные нормативные акты могут содержать нормы, ограничивающие накопление в информационных системах сведений определенной тематики (например, персональных данных). Собираемая информация может относиться к сфере деятельности организации, однако выходить за рамки предметной области информационной системы. Указанными обстоятельствами объясняется необходимость осуществления операций оценки и отбора информации, подлежащей накоплению в интересах субъекта управления. Оценке информации посвящен параграф 4.3.

Отбор информации заключается в нахождении среди зафиксированных или полученных извне сведений той информации, которая обладает заданными признаками, и ее выделении (выведении) для последующего преобразования. В процессе отбора (фильтрации) данных происходит отсеивание тех данных, в которых нет необходимости при принятии решения, при этом снижается уровень «информационного шума», достоверность и адекватность данных возрастает. Критерии отбора – категории объектов, их географическое расположение, конкретные объекты, нормы права, временные ограничения, и др.

Систематизация информации – приведение информации в соответствие с некоторой заданной системой. «Выполнение операций по систематизации информации в значительной мере носит отпечаток индивидуальности работника. Это проявляется в различных умениях и навыках, лежащих в основе действий по систематизации. Индивидуализация умений и навыков складывается на основе двух факторов. Во-первых, на основе своеобразия психологических качеств управленца и, во-вторых, на основе организационных условий, являющихся следствием определенных профессиональных и межличностных отношений.

На систематизацию информации как процесса в значительной степени оказывают влияние установки и ценностные ориентации личности. Это проявляется в очередности выполнения операций систематизации с информацией, поступающей от различных подсистем объекта управления, в композиции систематизируемой информации, в степени дифференциации системообразующих признаков и т.д.

Индивидуальные особенности оказывают влияние на характеристики действий, лежащих в основе навыков и умений систематизации информации. Из этих характеристик две в наибольшей степени зависят от индивидуальных особенностей управленца – это скорость выполнения действий и число операций, на которые раскладывается действие, выполняемое конкретным работником. Скорость выполнения того или иного действия по систематизации информации обычно связана не только со скоростными характеристиками каждого из навыков и умений, лежащих в основе этого действия, сколько с комплексом этих навыков и умений…

…Психологические качества оказывают влияние на значимую для работника систему классификации признаков объекта управления, на основе которых осуществляется индивидуальная деятельность по систематизации информации...»¹

Представление о структуре как результате операции систематизации дает досье на фирму. Досье на фирму может содержать обобщенные документы с отсылками на первоисточники; копии и образцы отдельных наиболее важных и информативных первичных документов (в том числе таблицы, рисунки, графики, фотографии, иной иллюстративный материал); проспекты, выходные документы информационных систем. Указанные документы, а также соответствующая формализованные описания в электронном виде могут быть структурированы в следующем виде: установочно-идентифицирующие данные, экономико-организационные характеристики, производственная деятельность, научно-исследовательская деятельность, торгово-экономическая и международная деятельность, взаимные связи с другими организациями, внешние и внутренние противоречия, формы и методы, стратегия и тактика деятельности, конкурентной борьбы, другие материалы, представляющие интерес.

Под регистрацией понимается фиксация информации на материальном носителе, иначе говоря, документальное закрепление сведений (документирование). Осуществляется перенос информации на определенные носители, ввод ее в механизмы, приспособленные для ее хранения, из которых она впоследствии извлекается для использования при выработке управленческих решений. В процессе документирования происходит отражение реально происходящих событий, фактов, явлений, процессов. Указанные события, факты, процессы имеют значение для конкретной системы управления (относятся к ее предметной области). Для документирования необходимым является фиксация сведений в установленной законом форме - с необходимыми реквизитами (подписи, даты, должности и т.д. – см. главу 7). Информация при этом может быть зафиксирована на печатном носителе, в электронной, аудио-, видео- или иной форме, допускающей ее последующее воспроизведение.

«Деятельность по фиксации базируется на сложной структуре разнообразных явлений, умений и навыков. Наиболее распространенная форма фиксации – фиксация письменная. Различного рода научные исследования указывают на чрезвычайно сложную структуру навыков и умений, лежащих в основе письма. Двигательный навык обеспечивает автоматизацию собственно процесса письма. Но этим не исчерпывается значение навыков, лежащих в основе письма как способа фиксации. При выполнении письменной фиксации большое значение имеют навыки заполнения различного рода форм документов. Ошибки в заполнении форм создают серьезные препятствия для выработки управленческого решения, вынуждают возвращаться к приему информации, усложняют контроль и т.д. Операции по заполнению форм основываются не только на двигательных, но и на сенсорных и интеллектуальных навыках. Кроме того, при заполнении форм, наряду с деятельностью полностью алгоритмизированной, имеет место и решение нетривиальных, творческих задач, являющихся по своей природе оперативно-графическими задачами. Назначение форм состоит в оптимальном размещении собранной информации, т.е. в определении ее композиционной структуры.»¹

Сбор (получение) информации реализуется с помощью органов чувств, а также различного рода технических средств – измерительных приборов, датчиков, диктофонов, фото- и видеокамер и т.д. Используются самые разнообразные материальные носители – печатные или рукописные, бумажные или магнитные и т.д.

Сбор информации – наиболее трудоемкий из всех информационных процессов. Дело в том, что особенностью процессов сбора информации является их низкая степень автоматизации. Запись данных в первичные документы (например, учетные формы) осуществляется нередко вручную. В процедуре регистрации, осуществляемой в электронном виде, зачастую, присутствует клавиатурный ввод, который также сопряжен со значительными трудозатратами и ошибками. В этой связи для данного процесса ключевое значение имеет степень автоматизации процесса.

Технологии электронного сканирования информации позволяют в десятки раз сократить трудозатраты на ввод данных в информационную систему. Появляется возможность осуществлять одноразовый ввод сведений в информационную систему. Это гарантирует непротиворечивость данных, хранящихся в разных информационных массивах и используемых для решения различных задач. В ряде случаев появляется возможность перехода на безбумажную технологию.

Качество реализации процесса сбора информации во многом зависит от полноты выявления источников информации. Важнейшими критериями качества выполнения процесса сбора информации являются достоверность, полнота информации и своевременность ее поступления. Для специальных приложений, когда могут быть затронуты права и свободы граждан, особое внимание уделяется законности используемых средств и методов сбора информации.