3.6. Ведение словарей

Ведение словарей информационных систем состоит из их разработки, поддержания в рабочем состоянии, развитии в целях удовлетворения информационных потребностей субъектов управления, определения правил использования в системе, а также обеспечения сохранности и защиты от несанкционированного доступа в процессе эксплуатации системы. Особенности ведения словарей в различных предприятиях и организациях, министерствах и ведомствах определяются спецификой их деятельности, организационной структуры и действием ограничений, регламентированных правовыми актами по вопросам режима секретности и информационной безопасности.

Целью ведения словарей является обеспечения эффективности функционирования и взаимодействия подсистем и организационных звеньев системы управления, их общесистемного единства за счет совершенствования используемых словарей и повышения степени их совместимости.

По уровню совместимости лексики для подсистем и организационных звеньев принято различать словари трех категорий – общесистемные, специфичные и локальные. Общесистемный словарь позволяет фиксировать информацию, имеющую общее значение для подразделений организации, и включает в себя понятия, используемые во всех подсистемах (оргзвеньях) системы с единым толкованием и кодами. Специфичный словарь позволяет отражать в формализованном виде особенности деловой обстановки, складывающейся по линии конкретного подразделения (филиала) организации, имеющие общее значение для организации (министерства, ведомства) в целом, с такой степенью детализации, которой не предусматривают общесистемные словари, и включают в себя понятия, используемые в одной ли нескольких подсистемах. Локальный словарь позволяет фиксировать информацию, имеющую значение для конкретного подразделения (филиала) организации, и используется в отдельно взятой подсистеме.

Применительно к процессу ведения, словари подразделяются на эталонные, контрольные и рабочие. Экземпляр словаря (или его части), принимаемые за единственно подлинный образец, считается эталонным. Эталонный словарь (эталон) определяет набор понятий словаря и их кодовых обозначений на текущий момент времени и хранится на участке, ответственном за его ведение и совершенствование. Контрольные экземпляры словаря содержат набор понятий и их кодовых обозначений на текущий момент времени, хранятся на участках ведения словарей и сверяются с эталонным экземпляром. Рабочие экземпляры словаря используются в подсистемах и оргзвеньях системы непосредственно в процессе формализации информации, а также представления ответа на запрос, и хранятся на участках обработки информации.

По назначению рабочие словари подразделяются на кодировочные и декодировочные. Кодировочные словари предназначены для преобразования входной информации в коды, используются при заполнении соответствующих позиций входных документов, а также при формализации запросов. В кодировочных словарях понятий расположены в алфавитном порядке, в соответствии с классификацией объектов и их свойств, по значимости объектов учета, согласно организационной структур предприятия, либо по иному принципу, обеспечивающему минимальную трудоемкость работы со словарем в процессе формализации информации. Кодировочные словари учитывают особенности подразделения (филиала) организации, участка обработки информации, на котором предполагается их использование, а также специфику информации, поступающей на обработку.

Декодировочные словари предназначены для преобразования выходной информации в вид, удобный для восприятия субъектом управления. Декодировочные словари учитывают требования со стороны форм представления выходной информации (выходных документов), принятых в подсистеме (оргзвене) системы управления. В этих словарях понятия располагаются в порядке возрастания их кодов.

В интересах реализации процессов, составляющих содержание ведения словарей, применяются специальные средства – технические, программные и организационные. Для ведения словарей на печатных носителях может использоваться оргтехника и компьютеры. Для ведения словарей на машинных носителях разрабатываются специальные программные средства. При больших объемах работы ведение словарей может осуществляться с использованием специально выделенного автоматизированного рабочего места.

Основные задачи ведения словарей: внедрение методов и средств стандартизации и унификации в практику разработки, поддержания и использования словарей; сопряжение словарей подсистем (оргзвеньев) системы при автоматизированных процессах обмена информацией; сокращение затрат и исключение дублирования при поддержании и развитии словарей; корректировка действующих и разработка новых словарей в соответствии с изменяющимися информационными потребностями субъектов управления; совершенствование словарей в целях повышения эффективности поиска информации и снижения трудоемкости ее индексирования.