Вопрос 26. Роль электронной почты

1. Электронная почта — один из наиболее широко используемых видов сервиса как в корпоративных сетях, так и в Internet.² Она является не просто способом доставки сообщений, а важнейшим средством коммуникации, распределения информации и управления различными процессами в бизнесе. Роль электронной почты становится очевидной, если рассмотреть функ-иии. которые выполняет электронная почта:

• обеспечивает внутренний и внешний информационный обмен;

• является компонентом системы документооборота;

• формирует транспортный протокол корпоративных приложений;

• является средством образования инфраструктуры электронной коммерции.

Благодаря выполнению этих функций электронная почта решает одну из важнейших на настоящий момент задач — формирует

единое информационное пространство. В первую очередь это касается создания общей коммуникационной инфраструктуры, которая упрощает обмен информацией между отдельными людьми, подразделениями одной компании и различными организациями.

Использование электронной почты для обмена информацией между людьми как внутри отдельно взятой организации, так и за ее пределами способно коренным образом изменить технологии и методы ведения дел. Переход к обмену документами в электронном виде открывает новые возможности для повышения эффективности труда и экономии средств и времени.

2. Электронная почта обладает рядом преимуществ по сравнению с обычными способами передачи сообщений (традиционная почта или факсимильная связь):

• оперативность и легкость использования. Электронная почта — это глобальная система, позволяющая передавать письма в любую точку мира за считанные минуты независимо от времени суток. Отправка и прием сообщений электронной почты не требуют глубоких знаний компьютерных технологий, благодаря чему этот сервис широко применяется не только в бизнесе, но и для личного общения. Кроме того, современные условия требуют оперативного реагирования на процессы, происходящие в бизнесе. Электронная почта позволяет собирать информацию, принимать решения и доводить их до различных подразделений компании и партнеров по бизнесу;

• доступность независимо от географического положения. Электронная почта доступна везде, где есть компьютеры, подключенные к всемирной сети. Всемирная сеть постоянно расширяется;

• универсальность форматов писем и вложений. Удобство использования электронной почты состоит в том, что она способна "переносить" большие объемы информации различных форматов данных. В одном письме могут быть одновременно переданы графическая, видео, текстовая информация; файлы баз данных, приложений и т. п.;

• дешевизна сервиса. Отправить электронное письмо стоит значительно дешевле, чем обычное, или сделать междугородный (международный) телефонный звонок. Электронная почта позволяет рассылать письма сразу нескольким адресатам без дополнительных затрат;

• надежность и скорость инфраструктуры доставки. Так как электронная почта пересылается непосредственно с сервера отправителя на сервер получателя по каналам Internet, этот процесс протекает быстро, даже если эти серверы расположены на противоположных сторонах земного шара. Фактически на передачу текстового сообщения, например из России в Америку, требуется не более 1-2 мин.;

• использование для обработки электронной почты прикладного специального программного обеспечения. Электронный характер письма позволяет проводить его обработку при помощи дополнительного программного обеспечения. При этом виды обработки электронной почты зависят от характера деятельности организации. Это может быть: создание базы данных электронной почты, формирование различных отчетов, проведение анализа деятельности компании и т. п. Все это позволяет создать единую систему управления документооборотом, полностью интегрированную с остальными информационными процессами в компании.