10. Организация службы доу. Инструкция по доу. Нормирование труда работников службы доу.

Форма организации делопроизводства

Существует три формы организации делопроизводства:

-    централизованная;

-    децентрализованная;

-    смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан. Инструкции также разъясняют порядок применения законодательных актов, распорядительных документов в той или иной области деятельности. Так, например, Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации разъясняет порядок применения Государственной системы документационного обеспечения управления, государственных стандартов по оформлению документов, Основных правил работы ведомственных архивов и др. Инструкции оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа. Заголовок должен четко определять вопросы (область деятельности), на которые распространяются требования инструкции. Как правило, инструкция подписывается тем руководителем подразделения, в основные задачи которого входят вопросы (область деятельности), указанные в заголовке к инструкции. Инструкцию по делопроизводству будет подписывать руководитель службы делопроизводства (документационного обеспечения управления), инструкцию по ведению бухгалтерского учета в организации - главный бухгалтер. Инструкция визируется руководителями всех заинтересованных структурных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим тот круг вопросов, которого касается содержание инструкции. Инструкции подлежат утверждению, и чаще всего оно осуществляется приказом руководителя, в котором разъясняется порядок и сроки ее введения в действие и называются ответственные исполнители. Текст инструкции состоит из разделов, наименование которых зависит от содержания затрагиваемых вопросов, но первым разделом всегда идет раздел «Общие положения». В нем излагаются цели и причины издания документа, область распространения, порядок и обязательность использования, документы, послужившие основанием для его разработки, и другие сведения общего характера. Разделы могут разбиваться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Как в любом правовом акте, в инструкции текст по стилю изложения носит распорядительный характер и излагается от третьего лица единственного или множественного числа, например: «Все вновь принимаемые на работу сотрудники организации должны быть ознакомлены с настоящей инструкцией». Инструкция - документ длительного пользования. Все изменения в инструкцию вводятся приказом руководителя, и действует она до ее отмены или утверждения новой инструкции. Разновидностью инструкции является должностная инструкция, т. е. инструкция «на должность». Материал взят из: http://bugabooks.com/book/49-deloproizvodstvo/12-41-organizacionnye-dokumenty.html

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия. Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. Различают следующие службы ДОУ: 1. В министерствах и ведомствах - управление делами. В него включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министерстве (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив; 2. На государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, ВУЗах и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив; 3. В Ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации; 4. В совместных предприятиях (организациях) - правлением; в акционерных обществах - учредительной конференцией; в кооперативах - общим собранием членов кооператива; 5. В организациях, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другие специально назначенные лица1, секретарь-референт. Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи: Совершенствование форм и методов работы с документами. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный (центральный) архив в соответствии с действующими нормативами. Сокращение документооборота, количества форм документов. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации (министерстве) и подведомственной системе. Разработка и внедрение прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники2. Службы ДОУ должны быть укомплектованы специалистами с соответствующим высшим и средним образованием. Наименования должностей работников службы ДОУ должны соответствовать "Общесоюзному классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов". Служба ДОУ осуществляет следующие функции: разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений; экспедиционная обработка, регистрация документов и учетно-справочная работа; организация рассмотрения и подготовки документов, контроль за правильностью оформления документов на подпись руководству; регулирование, обобщение и информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов; разработка номенклатуры дел организации, хранение и оперативное использование номенклатуры дел; организация машинописного изготовления, копирования; проектирование бланков документов; организация работы по заявлениям граждан; контроль за работой с документами в структурных подразделениях, совершенствование форм и методов работы с документами; контроль сдачи дел, организация работы архива; проведение совещаний и консультирований, повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов; организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ3. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые разрабатываются с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем организации. Деятельность службы ДОУ регламентируют и обеспечивают нормативно-методические документы, государственные и отраслевые стандарты. Итак, организация труда работников служб документации включает в себя решение следующих вопросов. Четкое организационное построение службы документации (канцелярий), выбор наиболее рациональной формы организации работы с документами. Основным фактором, определяющим структуру численности службы документации, является нормативная численность занятых в ней работников. Учреждения можно делить в зависимости от документооборота на три основные формы (централизованную, децентрализованную и смешанную) и на категории по ЕГСД: 1-я категория - предприятия (учреждения) с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год; 2-я категория - от 25 000 до 100 000 документов в год; 3-я категория - от 10 000 до 25 000 документов в год; 4-я категория - до 10 000 документов в год. В учреждениях 1-3 категорий работа с документами осуществляется канцелярией, 4-й категории - секретариатом. Для каждой категории существуют типовые схемы канцелярий. В качестве примера можно привести структуры 2-3-й и 4-й категорий4.

11 определение должностного и численного состава службы ДОУ.

определение численного и должностного состава службы.

Численный состав службы ДОУ зависит от некоторых факторов:

1)      отнесение учреждения к одной из четырех категорий,

2)      объем документооборота организации (входящие, исходящие, внутренние документы),

3)      существующие типовые нормативы времени (время на выполнение конкретных операций с документами),

4)      соотношение количества работников службы ДОУ по отношению к общему количеству работающих в организации (по разработкам НИИ труда). Например.