3.2. Понятие и структура информационной базы управления

Информационная база управления представляет собой совокупность упорядоченной информации, циркулирующей в автоматизированной системе при ее функционировании. Упорядоченность информации в системе базируется на совокупности реализованных решений по ее составу, размещению и формам организации. Для принятия такого рода решений необходимы, с одной стороны, знания, относящиеся к информационным технологиям (принципы построения, средства и методы и т.д.), а с другой – знания сферы деятельности, в которой предполагается их использование. В числе требований, предъявляемых к информационной базе управления, следующие.

1. Представление полной, достоверной и своевременной информации для реализации всех расчетов и процессов выработки управленческих решений в функциональных подсистемах информационных технологий с минимумом затрат на ее сбор, хранение, поиск, обработку и передачу.

2. Обеспечение взаимной увязки задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов.

3. Эффективная организация хранения и поиска данных, позволяющая формировать данные в рабочие массивы под регламентированные задачи и функционировать в различных режимах обслуживания.

4. Обеспечение совместной деятельности управленческих работников и компьютера в режиме диалога с учетом требований эргономики.

Организационно-методические принципы построения информационной базы автоматизированной системы управления: общесистемное единство элементов информационной базы; типизация проектных решений по информационной базе; информационная совместимость подсистем и организационных звеньев системы; возможность реализации новых информационных задач, соответствующих изменяющимся информационным потребностям абонентов; сохранение непрерывности процесса информационного обеспечения субъектов управления в ходе развития и совершенствования информационной базы; допустимость наличия в информационной базе подсистемы, организационного звена особенностей, определяемых спецификой решаемых ими задач; всесторонний учет в ходе разработки, развития и совершенствования информационной базы конкретной системы опыта создания и эксплуатации информационных систем данного предприятия, других предприятий и организаций конкретного ведомства, других министерств и ведомств в соответствующей части.

В составе информационной базы принято выделять ее внемашинную и внутримашинную части. Внемашинная информационная база включает в себя систему показателей, потоки информации, систему классификации и кодирования, систему документации. Эта часть информационной базы учитывает особенности взаимодействия пользователя с компьютером.

Внутримашинная информационная база представляет сбой систему организованных данных в виде массивов, баз и банков данных, баз знаний, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия и использования техническими средствами. Эта часть информационной базы специализируется на организации в компьютере информационных массивов и передачи данных.

Информация, входящая в состав информационной базы управления, подразделяется на содержательную, служебную информацию, а также метаданные. Содержательная информация отражает состояние и развитие различных элементов складывающей деловой обстановки и соответствует специфике сферы деятельности субъекта управления и предметной области информационной системы. Служебная информация отражает результаты реализации процедур функционирования системы и необходима для обеспечения наиболее эффективной и бесперебойной переработки содержательной информации в условиях автоматизированного контура системы управления. Метаданные определяют и описывают содержательную и служебную информацию и являются основой построения средств их переработки. Метаданные включают в себя данные о составе и структуре содержательной и служебной информации, о порядке переработке содержательной и служебной информации, о критериях отбора и централизации содержательной информации. Данные о составе и структуре содержательной и служебной информации представлены в системе в виде языковых средств, а также средств документирования информации (документов). Данные о порядке переработки содержательной и служебной информации представлены в виде соответствующих алгоритмов (в частности, алгоритмы идентификации информационных объектов).

При рассмотрении структуры информации выделяют ее элементы, которые могут быть простыми и сложными. Простые элементы (иначе говоря, информационные единицы) не поддаются дальнейшему расчленению без потери смысла содержащейся в них информации с позиций данной системы управления. Сложные элементы (информационные совокупности) образуются как сочетание нескольких простых или совокупности простых и сложных элементов.

На основе логического подхода обычно выделяют следующие структурные элементы информации (и информационной базы управления), в зависимости от ее функционального назначения и особенностей: реквизит, показатель, информационное сообщение, информационный массив, информационный поток, информационная база данных, информационный банк данных, информационная подсистема, информационная система. Общее представление о логической структуре данных и их соответствии предметам и явлениям внешнего мира и традиционного делопроизводства, подлежащего автоматизации, дает Таблица 4 .¹

Таблица 4

В соответствии с общепринятым представлением, реквизиты являются простыми элементами информации, отражают отдельные свойства объекта, включают в себя сочетание цифр или букв, имеющих определенное смысловое содержание и не подлежащие дальнейшему расчленению. При компьютерной обработке синонимами этого понятия являются «элемент», «поле», атрибут», «признак».

Реквизиты принято разделять на реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Реквизиты-признаки отражают качественную сторону объекта, тогда как реквизиты-основания – количественную его сторону. Так, наименование подразделения – это реквизит–признак, а количество работающих в этом подразделении – реквизит-основание. Реквизиты-признаки подлежат логической обработке, а реквизиты-основания – арифметической. Однородные реквизиты-признаки объединяются в номенклатуру (номенклатура продукции).

Каждый реквизит имеет наименование и содержание. Одному наименованию реквизита может соответствовать несколько его значений. Сочетание одного основания и всех относящихся к нему признаков образует показатель. Показатель – логическое высказывание, содержащее количественную и качественную характеристики отображаемого явления. Так, показатель выпуска чугуна с номенклатурным номером 824 в мае 2006 года в количестве 200 тонн может быть структурно представлен следующим образом:

Реквизиты-признаки: Май, 2006 год, чугун, номенклатурный номер 824,

тонн

Реквизит-основание: 200

Показатель – это минимальная по составу информационная совокупность для образования самостоятельного документа. Классификации экономических показателей осуществляется по следующим основаниям: 1) в зависимости от положенных в основу измерителей - стоимостные и натуральные; 2) в зависимости от того, какая сторона процессов оценивается – количественные и качественные; 3) в зависимости от того, применяются отдельно взятые показатели или их соотношения – объемные и удельные. Стоимостные показатели в настоящее время наиболее распространены, в их числе показатель реализованной продукции (показатель валовой продукции, применявшийся в СССР, утратил свое первостепенное значение, хотя и не исключается из числа используемых при анализе). Показатель товарной продукции – в него входят готовые изделия, реализуемые полуфабрикаты, выполненные работы и оказанные услуги промышленного характера.

Натуральные показатели используются в плановой и учетно-аналитической практике. В промышленности – это количественная характеристика выпускаемой и реализуемой продукции в ее материально-вещественном содержании. Измеритель зависит от физических свойств продукции. Так, продукция обувной промышленности измеряется в парах обуви (по видам, размерам, сортам). Прядильного производства – в тоннах пряжи. Ткацкого производства – в погонных и квадратных метрах ткани.

Условно-натуральные показатели используются при планировании и анализе деятельности предприятий, выпускающих изделия разнообразного ассортимента, для обобщающей характеристики объема производства, для сравнительного изучения выпуска в течение ряда лет. Так, для обувных предприятий в расчетах фигурируют условные пары (ведется перерасчет всей продукции в условные пары на основе коэффициентов трудоемкости). Для сельского хозяйства – зачетный вес реализуемой продукции, кормовая единица, с помощью которой сравнительно оценивается экономичность производства кормов (кукурузы, кормовой свеклы, овса и т.д.). В общественном питании – условное блюдо и т.д.

Количественные показатели используются для выражения абсолютных и относительных величин, характеризующих объем производства и реализации продукции, его структуру и другие стороны деятельности предприятия. Они могут выражаться как в стоимостном, так и в натуральном измерителях: объем реализованной продукции в рублях, процент выполнения производственной программы (в натуральном или денежном выражении) объем розничного товарооборота и т.д.

Качественные показатели используются для оценки выпущенной продукции с точки зрения ее соответствия установленным требованиям (стандартам, техническим условиям, образцам), для оценки экономической эффективности трудовых, материальных и денежных затрат и т.д. Эти показатели разнообразны и во многом зависят от технологических особенностей производства. Так, в текстильной, легкой и пищевой промышленности практикуется деление продукции на сорта; иногда продукция подразделяется на стандартную и нестандартную (стройматериалы). В маслодельной промышленности качество продукции определяется по бальной системе. В сельском хозяйстве важнейшими показателями качества являются урожайность с 1 га и продуктивность одной головы домашних животных.

К числу объемных показателей относятся величина оптового и розничного товарооборота, оборотных средств, издержек обращения, прибыли, выпуск продукции, количество рабочих и т.д.

Удельные показатели – это вторичные, производные показатели от объемных, в частности, выработка продукции на одного рабочего (как отношение выпуска продукции к количеству рабочих); выпуск продукции на один станок, на один квадратный метр производственной площади, урожайность с 1 га, продуктивность одной головы скота. В торговле и общественном питании – оборот на 1 работника, на 1 кв. метр торговой площади, на 1 кубический метр складской или холодильной емкости, товарные запас в днях оборота; уровень издержек и т.д.

На практике в одном документе содержится, как правило, несколько показателей. Совокупность показателей составляет информационное сообщение (сообщение, документ, запись). Группа однородных информационных сообщений (документов), объединенных по определенному признаку, образует информационный массив. В свою очередь, массивы объединяются в информационную базу и информационный поток, ориентированные на конкретный субъект управления и используемые при решении конкретного набора задач управления. Несколько информационных баз в совокупности с соответствующими программными средствами их обработки рассматриваются как банк данных.

Совокупность информационных потоков, относящихся к определенной функции управления, обеспечивающих определенный участок деятельности, элемент организационной структуры управления, принято обозначать как информационную подсистему. Информационная система охватывает всю формализуемую информацию, циркулирующую в организации (ведомстве) и обрабатываемую с помощью информационных технологий.

Если любой из показателей рассматривать отдельно, изолированно от других, то окажется, что они страдают определенной ограниченностью, поэтому решение практических задач предполагает комплексное, системное использование показателей. Система показателей является основой для построения как внемашинного, так и внутримашинного обеспечения, представляя собой совокупность взаимосвязанных социально-экономических, экономических, технико-экономических и иных показателей, используемых для решения задач информационной системы.

Информационные технологии опираются на систематизированные своды однородных наименований (классификационных признаков) и их кодовых обозначений - классификаторы. Систематизация экономической информации требует применения различного рода классификаторов, в частности, входящих в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК, создана по постановлению правительства в 1970-х годах). ЕСКК состоит из следующих групп классификаторов:

- общегосударственные классификаторы (ОК), разрабатываемые и поддерживаемые в централизованном порядке и являющиеся едиными для все страны;

- отраслевые, единые для определенной отрасли народного хозяйства;

- региональные, единые для конкретного региона страны;

- локальные, составляемые на номенклатуры, характерные для определенного предприятия, организации.

Конкретная информационная технология, конкретная автоматизированная система могут использовать все необходимые виды классификаторов в различных сочетаниях.

Классификаторы общефедерального значения (их всего более 40) условно делятся на 4 группы:

1. Классификаторы трудовых и природных ресурсов, например, ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

2. Классификаторы информации о структуре экономики (СООГУ) и административно-территориальном делении страны (СОАТО).

3. Классификаторы информации о продукции и услугах (ОК промышленной и сельскохозяйственной продукции – ОКП), ОК строительной продукции.

4. Классификаторы технико-экономических показателей (ОКТЭП), управленческой документации (ОКУД), единиц измерения (ОКЕИ) и др.

Основными номенклатурами локальных кодов на предприятии являются: структурные подразделения, поставщики и потребители продукции, акционеры, материалы, готовая продукция, изделия, детали, соединения, полуфабрикаты, операции технологического процесса, основные средства, специальности и др.

Разработка классификаторов включает в себя следующие основные этапы:

1. Установление перечня и оценка количества объектов, подлежащих кодированию, в частности, тенденций и перспектив увеличения количества объектов.

2. Выбор системы классификации и систематизация объектов по классификационным признакам.

3. Выбор системы кодирования (определение правил обозначения объектов кодирования).

4. Присвоение кодовых обозначений объектам (кодирование). Оформление классификатора в виде справочника.

5. Разработка положений (инструкций) по ведению классификатора (внесению в него изменений).

Классификаторы применяются:

- для проставления кодов в документах вручную при подготовке первичных и сводных документов к компьютерной обработке. Так, в сводных бухгалтерских отчетах (баланс предприятия, отчет о прибылях и убытках и др.) с заголовочной части бланка проставляются коды постоянных признаков отчитывающейся организации: идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), код организации по ОКПО, отрасль (вид деятельности) по ОКОНХ, организационно-правовая форма по КОПФ, орган управления государственным имуществом по ОКПО, единица измерения по ОКЕИ;

- для хранения условно-постоянной информации в памяти компьютера, на машинных носителях в банке данных, в качестве словарного фонда. Наличие классификаторов в памяти компьютера позволяет автоматически формировать необходимую текстовую информацию в выходных сводках. Так, при расчете заработной платы с первичных документов по начислениям и удержаниям в компьютер вводится только табельный номер работника и данные о заработной плате. В процессе обработки фамилия, имя, отчество берутся из классификатора, а в расчетно-платежной ведомости печатается информация о работнике в полном объеме, в том числе, фамилия, имя и отчество.

Код – это условное обозначение объекта учета знаком или группой знаков по определенным правилам, установленным системой кодирования. Цель кодирования – однозначное обозначение объектов учета, а также обеспечение достоверности кодируемой информации. Назначение кодов состоит в обеспечении группировки информации в компьютере; подведении итогов по всем группировочным признакам и их печати в сводных таблицах; выполнении процедур поиска, хранения, выборки информации; передачи информации по каналам связи. Коды могут быть цифровыми, буквенными, буквенно-цифровыми (комбинированными).

Простейшая система кодирования – порядковая. К кодам предъявляются следующие основные требования: охват всех объекты, подлежащих кодированию; однозначное обозначение объектов; возможность расширения состава объектов кодирования без изменения правил их обозначения; единство кодов для разных задач внутри одного экономического объекта; простота заполнения бланков; удобство восприятия, запоминания, чтения; минимальность значности при максимальной информированности кода; возможность использования кода для автоматического получения сводных итогов и автоматического контроля кодовых обозначений с целью выявления ошибок.

В процессе социального управления основным носителем информации до настоящего времени остается документ. При автоматизированной обработке по назначению принято выделять входные (первичные), выходные и внутрисистемные документы. Входные документы содержат исходные данные организации, являются формой фиксации содержательной информации, поступающей на вход системы, и предназначены для комплектования документальных массивов справочно-информационного фонда и ввода информации в компьютер (в автоматизированный контур). Выходные документы предназначены для отражения результатов обработки системой информации и представления ее в виде, удобном для восприятия субъектами управления различных уровней. Они нередко включают в себя сведения обобщающего характера и используются для принятия управленческих решений. Результатная информация предназначена для целей управления и передается непосредственно потребителю (субъекту управления). Выходные документы, в зависимости от целей их дальнейшего использования, подготавливаются в печатном виде на бумажном носителе (сводки, таблицы, графики, отчеты и т.д.) или выводятся на компьютерный монитор (экран дисплея). Последняя форма особенно удобна при необходимости оперативно ознакомиться с информацией и скорректировать ее.

Внутрисистемные документы предназначены для фиксации промежуточных результатов обработки информации, носят вспомогательный характер и используются внутри автоматизированной системы. Если результаты решения одной задачи используются в качестве входной информации для другой задачи, то результатная информация представляется на машинных носителях. Так, нормативные данные, полученные в результате решения задач технической подготовки производства, используют в качестве входной информации для решения задач технико-экономического планирования, бухгалтерского учета.

Развитие информационной базы осуществляется с целью повышения эффективности функционирования и взаимодействия подсистем и организационных звеньев системы по следующим основным направлениям: повышение степени адекватности представления информации о предметной области системы; приближение языковых средств системы к естественному языку; снижение объема ручных операций по обработке информации в системе; повышение степени совместимости элементов информационной базы на различных уровнях организационно-функциональной структуры системы; совершенствование управления имеющимися в системе ресурсами информации.

В процессе развития информационной базы системы осуществляется совершенствование размещения и форм организации содержательной информации, развитие алгоритмов обработки содержательной информации, совершенствование языковых средств, разработка и развитие унифицированных систем документов, создание новых элементов информационной базы (базы знаний, общесистемных средств управления ресурсами информации и т.д.).

Формой организации содержательной, служебной информации, а также метаданных, является справочно-информационный фонд. Справочно-информационный фонд включает в себя массивы информации на печатных и на машинных носителя. Формирование, хранение и переработка указанных массивов осуществляется с помощью вычислительной техники, механизированных средств и организационной техники.