Функции системы автоматизации делопроизводства

Автоматизация делопроизводства преследует в первую очередь обеспечение оперативности и сокращение ошибок в работе с документами, а так же снижение времени на рутинные операции, такие как регистрация, учёт, поиск и т.д.. Кроме этого возникает желание сократить количество бумажных документов. Для решения перечисленных задач автоматизированная система делопроизводства должна содержать необходимый набор функций электронного документооборота :

• Создание и учёт регистрационных карточек документов

• Работа с вложениями, поддержка версионности файлов

• Регистрация документов

• Согласование документов

• Рассылка документов с внесением отметок об ознакомлении

• Выдача резолюций и контроль исполнения документов

• Сканирование, распознавание и штрихкодирование

• Ведение журналов (на контроле, на регистрации и др.) с настройкой фильтров

• Атрибутный и полнотекстовый поиск карточек документов

• Формирование бланков документов для печати и экспорта

• Формирование отчетов

• Списание документа в дело

• Ведение номенклатуры дел организации

• Электронный архив документов

  • Учёт мест хранения документов

  • Учёт сроков хранения документов

Система автоматизации делопроизводства ESCOM.BPM так же содержит следующие дополнительные сервисы, расширяющие её возможности:

• Замещение сотрудников при работе с документами и поручениями 

• Поддержка электронно-цифровой подписи

• Формирование уведомлений и напоминаний участникам процессов

• Маршрутизация электронных документов

• Контроль сроков исполнения