1. Создание форм

Форма - это объект БД, предназначенный для ввода и отображения информации. Формы позволяют выполнить проверку корректности данных при вводе, проводить вычисления, обеспечивают доступ к данным в связанных таблицах с помощью подчиненных форм.

Работа с формами может происходить в трех режимах: в режиме Формы, в режиме Таблицы, в режиме Констриктора. Выбрать режим работы можно при помощи кнопки Вид панели инструментов Конструктор форм либо с помощью команды меню Вид.

Для создания форм в Access используются следующие виды.

Автоформа - автоматизированное средство для создания форм трех стандартных типов: в столбец, ленточная, табличная. При этом в форму вставляются все поля источника данных.

Мастер форм - программное средство, которое позволяет создавать структуру одного из трех стандартных типов формы в режиме диалога с разработчиком формы. При этом в форму вставляются выбранные пользователем поля из источника данных.

Конструктор форм - позволяет конструировать форму пользователем в окне конструктора форм.

Самым удобным способом создания новой формы является следующая технология: форма создается с использованием автоформы или мастером форм, а затем дорабатывается в режиме конструктора.

Форма бланка (далее форма), разрабатываемая для ввода информации, содержит поля для ввода данных в той форме и в том виде как они записываются на традиционных документах.

Для создания эскиза формы необходимо воспользоваться режимом Конструирования Формы (Конструктор), который вызывается с помощью соответствующей кнопки на вкладке Формы. Процесс подготовки формы можно разделить на следующие операции:

В окне базы данных следует выделить соответствующую таблицу, затем щёлкнуть на ярлычке Форма, и затем на кнопке Создать. В центре окна появится вкладка Новая. В его правой части установлен список возможных режимов создания формы, а внизу - раскрывающийся список ранее созданных форм.

Открыв на панели объектов строку «Формы», активизировать режим подготовки формы на базе конструктора, указав предварительно в окне формы строку с именем таблицы, для которой разрабатывается форма.

На экране появится сформированная простая форма, не содержащая полей записи, и панель инструментов для разработки формы. Необходимо на поле формы установить расположение полей и подписи к ним (рис. 1).

Рис. 1. - Вкладка Формы

Форма имеет пять областей, но для практической работы достаточно использовать две из них: Область заголовка и Область данных. Область заголовка содержит имя формы. Все данные располагаются в нижнем окне.

Форма состоит из объектов: кнопок, линий, окон и т.п. они устанавливаются с помощью кнопок панели инструментов Формы.

Процесс разработки формы можно значительно упростить, если использовать режим Мастер форм. В этом режиме на экран выдается последовательность вкладок, с помощью которых уточняется содержание объектов формы: список полей, формат надписей, форму размещения объекта и т.п. Создание формы начинается с указания режима разработки формы и указания имени таблицы, для которой создается форма. Имя таблицы выбирается из раскрывающегося списка, размещенного под окном выбора режима создания формы. На рис. 2 показана первая вкладка Создание формы режима мастера форм, с помощью которой определяется перечень полей таблицы, который будет изображен на поле формы.

Рис. 2. - Вкладка Создание формы

Операция по выбору поля состоит в выделении элемента списка Доступные поля на левом окне и щелчка по клавише «Далее». В результате имя поля переводится на поле правого окна Выбранные поля.

Нажав кнопку Далее, процесс подготовки вызывает вторую вкладку: Внешний вид формы (рис. 3). С помощью этой вкладки выбирается один из типов организации данных на форме: в один столбец, ленточный, табличный, выровненный, сводная таблица и сводная диаграмма.

Рис. 3. - Установка внешнего вида формы

Для рассматриваемого примера следует выбрать В один столбец или выровненный.

Третья вкладка уточняет стиль подписей к окнам ввода данных. Для примера, для внешнего вида «в один столбец», выбран стиль «Стандартный» (Рис. 4).

Рис. 4. - Установка формата подписей к объектам окна ввода данных

Четвертая вкладка позволяет указать имя создаваемой формы и дает возможность перейти к ее просмотру или редактированию.

После записи имени формы на соответствующее поле вкладке остается нажать кнопку Готово, после чего Мастер возвращается к окну базы данных, на поле которой устанавливает подготовленную форму, как показано на рис. 5.

Выполнение перечисленных операций позволит показать на экране подготовленную форму в один столбец. Её текстовые поля содержат данные первой записи из выбранной таблицы.

Рис. 5. - Форма Поставщики

В заключение необходимо выбрать команду Сохранить форму из меню Файл. В диалоговом окне напечатать имя формы, например Поставщики.

Рис. 6. - Вкладка параметров формы

В процессе редактирования вкладки можно воспользоваться вкладкой ее параметров, которую можно вызвать используя режим «Конструктор». Применяя панель инструментов Мастера подготовки формы, которая показана на рис. 1, можно создать удобную для ввода информации форму.

Следующий этап проектирования формы записи данных состоит в разработке более удобной для ввода информации формы, ориентированной на соответствующие эстетические и эргономические взгляды пользователя базы данных.

Этап проектирования более сложной формы начинается с щелчка по кнопке «Конструктор», расположенной на панели инструментов, окна базы данных, в результате которого раскрывается список режимов проектирования. На нем следует установить режим «Таблица». На левой части экрана появляется эскиз редактируемой формы (рис. 7), на поле которого можно перемещать и изменять геометрию всех компонентов формы.

Рис. 7. - Мастер формы

На первом элементе строки форматирования следует раскрыть список компонентов форм и активизировать одну из них. Например, выбрав строку Заголовок, перевести курсор на его границу и изменить размер поля документа, на котором будет размещен заголовок. Теперь, щелкнув по кнопке Ящик инструментов на Панели инструментов и, переведя курсор на поле заголовка, можно, задав предварительно кегль и рисунок шрифта, записать текст на поле заголовка. Поле заголовка можно передвинуть, выделить, изменить, используя традиционные для продуктов Microsoft приемы. Поле заголовка можно выделить, используя палитру цветов, для чего ее следует активизировать с помощью соответствующей кнопки на строке инструментов.