5.1. Правила ведения и оформления учетных документов

Все учетные документы в зависимости от назначения классифицируются на три группы:

• первая - первичные документы;

• вторая – книги и карточки учета;

• третью группу составляют документы вспомогательного характера.

Первичные документы служат для оформления операций, связанных с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств, и являются основанием для записей учетных данных в книгах и карточках учета. Перечень первичных документов, их формы установлены «Руководством по учету материальных средств...», «Инструкцией по бюджетному учету…» . К ним относятся накладные, раздаточные (сдаточные) ведомости, акты, квитанции, аттестаты и ряд других.

Книги и карточки учета предназначены для отражения наличия, движения, качественного (технического) состояния материальных средств за определенный период по объектам учета и в целом за воинскую часть, их перечень и формы также определяются вышеуказанными руководящими документами. К ним относятся: книга регистрации учетных документов, книга складского учета материалов, книга учета материальных средств, книга учета материальных средств, выданных во временное пользование, карточки учета материальных ценностей личного пользования и другие.

Учетные документы вспомогательного характера предназначены для обеспечения выполнения операций, связанных с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств. В перечень таких документов включаются: сопроводительные и упаковочные листы, стеллажные ярлыки, описи материальных ценностей и другие.

По структуре каждый первичный учетный документ состоит из трех частей: заголовочная часть, содержательная часть и оформляющая.

В заголовочной части содержится информация о виде документа (накладная, раздаточная ведомость, акт или какой-либо другой документ). Здесь же указывается вид материальных средств, основание для совершения хозяйственной операции, дата совершения операции, а также другая информация.

В содержательной части документа содержится информация о полном наименовании материальных средств, код номенклатуры, единицах его измерения, категории, количестве, стоимости, а также другая необходимая информация.

В оформляющей части документа содержатся подписи (и утверждения должностных лиц, имеющих право распоряжаться указанными материальными средствами), скрепленные соответствующими мастичными печатями и материально-ответственных лиц, дата произведенной хозяйственной операции и другая информация.

Перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает командир воинской части по согласованию с начальником финансового органа.

Ответственность за своевременное и доброкачественное оформление документов, передачу их в установленные сроки для отражения в учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, оформившие и подписавшие эти документы.

Первичные учетные документы, оформляемые в воинской части, нумеруются по порядку с начала года и регистрируются в книге регистрации учетных документов формы № 25, в которой на каждый документ открывается отдельный лист. Нумерация ведется отдельно по каждому виду документа.

Первичные документы разрабатываются на бланках установленной формы. Если некоторые реквизиты бланка не заполнены, то свободное место прочеркивается. Запись в документах делают чернилами, шариковой ручкой или пишущих и счетных машинах (черным, синим или фиолетовым цветом). Документ должен быть оформлен аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво. Допущенная при оформлении документа ошибка, зачеркивается одной чертой (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое), записывается правильный текст или цифра и заверяется подписью лица, оформляющего документ. На аттестатах и доверенностях делать исправления не разрешается.

Исполненные первичные учетные документы формируются в дела в хронологическом порядке, каждое дело обычно включает в себя до 250 листов документов при толщине не более четырех сантиметров. На первой странице дела подшивается опись документов.

Изъятие первичных учетных документов разрешается только органам дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судам и налоговым инспекциям на основе их постановлений, в соответствии с действующим законодательством. Изъятие документа оформляется протоколом. С разрешения органов, производящих изъятие документа, можно снять копии.

В случае пропажи или уничтожения первичных учетных документов, командир части назначает расследование. Результаты расследования объявляются в приказе командира части и оформляются актом. Восстановление учета производится или по копиям первичных учетных документов, или по данным довольствующего органа, или по результатам инвентаризации.

При оформлении книг и карточек учета соблюдаются требования, аналогичные ранее указанным. Особенностями при оформлении книг и карточек учета являются:

1. В каждой книге учета все листы нумеруются, прошнуровываются, скрепляются печатью «Для пакетов» воинской части. Количество листов удостоверяется подписью: в книгах, ведущихся в подразделениях – командиром подразделения; на складе, мастерской и др. объектах службы – начальником вещевой службы.

2. В книге для каждого наименования вещевого имущества отводится определенное количество страниц (исходя из прошлого опыта движений по данному имуществу). Наименование материальных средств указывается в последовательности, соответствующей отчет-заявке.

3. В начале каждой книги указывается ее содержание.

4. Книги регистрируются в строевой части по номенклатуре дел и книг.

5. Первоначальные записи в книгах (карточках) учета производятся: на основании первичных учетных документов, или актов инвентаризации, или итоговых данных предыдущих книг (карточек) учета. По долгосрочным предметам одновременно указывается год выдачи их в носку (эксплуатацию). Первоначальные записи, перенесенные из других книг (карточек), подтверждаются подписями начальника вещевой службы и лица, ведущего учет.

6. Итоги о приходе, расходе и остатках имущества подводятся по отчетным периодам и за год, а также при инвентаризациях, ревизиях, приеме-сдаче дел и должности. Итоги подчеркиваются чертой (годовые – двумя чертами) и подтверждаются подписями: лица, ответственного за состояние учета, и лица, непосредственно ведущего учет.

7. Записи о сверке в книгах (карточках) производятся отдельной строкой, согласно пояснениям к каждой форме.

8. Книги (карточки) ведутся до полного использования. Ежегодно они перерегистрируются по Номенклатуре дел и книг, ведущейся в строевой части.

9. В случае утери книг (карточек) они восстанавливаются по первичным документам.

Аналогично оформляются вспомогательные учетные документы.

Бланки документов строгого учета - аттестат военнослужащего ф. 21, учитываются по книжкам (блокнотам) с указанием их номеров в книге учета ф. 26 (ф. М-17) вещевой службы. Они хранятся отдельно, в сейфе начальника вещевой службы. Израсходованные аттестаты списываются по акту о списании бланков строгой отчетности в конце каждого отчетного периода. Акт утверждает командир части.

В подразделениях воинской части и в вещевой ремонтной мастерской применяются следующие первичные учетные документы (табл. № 2)

Таблица № 2

Перечень первичных учетных документов и книг учета,

применяемых в подразделении

На складе воинской части ведутся следующие учетные документы (табл. № 3):

Таблица № 3

Перечень первичных учетных документов и книг учета, применяемых

на складе воинской части

Наименование учетных документов	Номер формы
Формы, установленные приказом МО 1979 г. № 260
Карточка некомплектности	46
Упаковочный лист	63
Стеллажный (штабельный) ярлык	64
Формы, установленные приказом МО 2001 г. № 135
Книга учета материальных ценностей, выданных во временное пользование	37
Сопроводительный лист	62
Опись материальных ценностей	65
Формы, установленные приказом Минфина РФ 1999 г. № 107- н
Инвентарный список основных средств	ОС-13
Книга складского учета материалов	М-17

В вещевой службе воинской части ведутся следующие учетные документы (табл. № 4):

Таблица № 4

Перечень первичных учетных документов, книг и карточек учета, применяемых в вещевой службе воинской части

Таким образом, существующая система учета материальных ценностей в вещевой службе воинской части позволяет предотвратить отрицательные результаты хозяйственной деятельности и обеспечить должностных лиц надежным инструментом контроля.

6. Получение вещевого имущества

от довольствующего органа

6.1. Организация и порядок получения вещевого имущества

со склада военного округа

Обеспечение войск вещевым имуществом производится по планам снабжения, разрабатываемым вещевой службой округов и соединений. Основанием для разработки планов снабжения являются отчеты и заявки частей и соединений. Отпуск вещевого имущества военным округам для обеспечения воинских частей производится: по летнему плану снабжения - к 15 марта; по зимнему плану снабжения - к 15 сентября. Но это не значит, что завоз вещевого имущества на войсковые склады осуществляется дважды в год. Практика показывает, что воинская часть в году может 10-12 раз и более получать имущество как на текущее снабжение, так и на выполнение отдельных мероприятий.

Воинские части окружного и центрального подчинения, соединения обеспечиваются вещевым имуществом с окружных вещевых баз (складов), а в некоторых случаях с центральных вещевых баз (складов).

Получение вещевого имущества с окружных вещевых баз (складов) осуществляется двумя способами:

1. Имущество получает приемщик воинской части и вывозит автомобильным транспортом.

2. Получение имущества приемщиком воинской части на окружной вещевой базе (складе) с последующей отгрузкой этого имущества железнодорожным, водным, воздушным транспортом.

Отпуск вещевого имущества с окружного вещевого склада производится по нарядам ф. 200, которые являются распоряжением складу на выдачу имущества, а воинской части - на получение. Наряд на отпуск имущества со склада выписывается отдельно на каждый отдел хранения с той целью, чтобы выдачу по одному наряду производило одно материально - ответственное лицо. В наряде указывается с какого окружного склада подлежит получить имущество, способ вывоза имущества, наименование, категория, количество имущества, его цена.

Отпуск имущества по наряду осуществляется в пределах указанного в нем срока, продлить который может только начальник, подписавший документ.

Наряды выписываются в вещевой службе военного округа на каждую воинскую часть в 5 экземплярах. 1-й экземпляр наряда подписывается начальником вещевой службы военного округа и старшим офицером и ставится гербовая печать. Остальные экземпляры подписывает старший офицер.

Первые три экземпляра наряда высылаются окружному вещевому складу; 4-й экземпляр воинской части - получателю (в качестве извещения); 5-й экземпляр остается в вещевой службе округа для осуществления контроля.

Начальник вещевой службы воинской части, получив извещение (4-й экземпляр наряда) на получение имущества, докладывает заместителю командира части по тылу, определяет потребность в личном составе и транспорте и организует получение имущества.

Потребность в автотранспорте определяется исходя из норм погрузки вещевого имущества в транспортные средства.

Для получения вещевого имущества назначается приемщик от воинской части. Приемщиком могут назначаться только материально - ответственные лица, назначенные приказом командира.

Перед отправкой приемщика за имуществом, он должен быть тщательно проинструктирован заместителем командира по тылу и начальником вещевой службы. При инструктаже указывается:

• срок убытия и прибытия, а также маршрут следования;

• порядок следования и опасные места на маршруте;

• порядок приема имущества;

• порядок упаковки, укладки и укрытия груза;

• порядок охраны и сбережения груза в пути следования;

• соблюдение техники безопасности и воинской дисциплины в период командировки;

• порядок сдачи полученного имущества на склад части.

Приемщик несет полную материальную ответственность за сохранность и доставку имущества в воинскую часть и должен иметь при себе следующие документы:

• удостоверение личности;

• командировочное удостоверение;

• доверенность на получение материальных средств ф. М-2;

• сопроводительные листы ф. 62 (если в перевозке задействованы 2 и более автомобилей);

• извещение (4-й экземпляр наряда ф. 200).

Начальник вещевой службы воинской части обязан лично проверить готовность приемщика, личного состава и транспорта к выполнению задачи. После инструктажа и проверки готовности приемщик убывает на окружной вещевой склад.

Основными элементами окружного вещевого склада являются:

1. Административно-хозяйственная территория, на которой располагаются управление и другие объекты.

2. Техническая территория, на которой располагаются хранилища.

3. Жилой городок.

Приемщик воинской части по прибытии на окружной вещевой склад, представляет на КПП № 1 извещение (наряд ф. 200) и прибывает в учетно-операционное отделение склада (УОО), расположенное в управлении. Автотранспорт находится на стоянке. Приемщик докладывает начальнику склада или начальнику учетно-операционного отделения о цели прибытия.

В учетно-операционном отделении склада приемщику воинской части на основании извещения и доверенности ф. М-2 выдаются на руки 1-й и 3-й экземпляр наряда ф. 200 и пропуск ф. 219 на въезд на техническую территорию склада. Извещение (4-й экземпляр наряда ф. 200) у приемщика изымается.

На 1-м и 3-м экземплярах наряда ф. 200 ставится штамп:

Наименование (№) склада__________________________________ Отпустить под расписку ______________________________________,

^{в/звание, фамилия приемщика}

подпись которого __________________________удостоверяется

Начальник учетно-операционного отделения

______________________________________

^{в/звание, подпись, фамилия}

Штамп заполняется приемщиком.

Приемщик на автотранспорте въезжает на техническую территорию по предъявлению пропуска на КПП № 2. В хранилище он предъявляет наряды и получает имущество, о чем делается отметка в 1-м и 3-м экземплярах наряда.

Полученное имущество тщательно упаковывается, укладывается на автомобиль с соблюдением правил укладки и норм погрузки.

Начальник хранилища и приемщик расписывается в выдаче и приеме имущества в обоих экземплярах наряда и 3-й экземпляр передается на руки приемщику для его представления в УОО.

Приемщик предъявляет 3-й (исполненный) экземпляр наряда в УОО, где на его основании заполняются 2-й и 4-й экземпляры о выдаче имущества со склада, в этих экземплярах ставится штамп «отпуск имущества свидетельствую и ставится подпись начальника учетно-операционного отделения, которая скрепляется гербовой мастичной печатью окружного склада.

Из УОО приемщик направляется в финансово-экономическую службу склада, где, согласно нарядам на полученное имущество, выписывается счет-фактура по средневзвешенным ценам, сложившимся на данном вещевом складе на данный вид имущества. Затем оформляется извещение ф. 280 в двух экземплярах.

Счет-фактура и извещение ф. 280 служат для принятия в финансово-экономической службе воинской части, полученных материальных ценностей на бухгалтерский учет. По зачислению на бухгалтерский учет воинской части один экземпляр извещения ф. 280 высылается в адрес окружного вещевого склада для проводки по бухгалтерскому учету.

Основанием для списания выданного вещевого имущества с учета склада является 1-й экземпляр наряда ф. 200, который хранится в деле с исполненными учетными документами склада. Как подтверждение, в исполнении операций выдачи вещевого имущества получателю, складом в адрес вещевой службы округа высылается 3-й экземпляр наряда.

По прибытии в часть, приемщик докладывает о выполнении задачи заместителю командира части по тылу и начальнику вещевой службы. 2-й и 4-й экземпляры наряда ф. 200 передаются приемщиком в вещевую службу воинской части для перерегистрации, после чего производится сдача имущества на склад части.

Полученное имущество оприходуется по учету склада и воинской части на основании 2-го экземпляра наряда не позднее следующего дня. Кроме того, имущество приходуется и в финансово- экономической службе воинской части.

Второй экземпляр по исполнению хранится в деле с учетными документами воинской части. Четвертый экземпляр наряда высылается в адрес вещевой службы округа как подтверждение в получении имущества.

В корешке доверенности ф. М-2 делается отметка о выполнении получения по ней путем записи номера книги и страницы, в которых имущество оприходовано. Запись скрепляется подписью лица, ведущего учет.