Уровень централизации информационного обеспечения?

Возможны две основные формы организации информацион­ного обеспечения управленческой деятельности, обработки ин­формации и использования технических средств — централизо­ванная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное информационное обеспечение основано на создании единой для всех подразделений организации службы, ответственной за это обеспечение, централизованном хранении, обработке и предоставлении информации и таком же централи­зованном управлении в рамках этой службы техническими сред­ствами и информационными технологиями.

Децентрализация обработки информации и использования тех­нических средств предполагает реализацию функциональных под­систем на персональных компьютерах непосредственно на рабо­чих местах.

Достоинства централизованного информационного обеспече­ния:

• возможность сильного контроля за информационным обеспе­чением, информационной системой и ее обслуживанием;

• создание централизованных ресурсов и данных, отсутствие дуб­лирования затрат;

• возможность обращения пользователя к большим массивам информации в виде баз данных и к информационной продукции широкой номенклатуры;

• возможность привлечения опытных специалистов;

• возможность управления большими и сложными проектами;

• хорошие возможности для объединения и стандартизации;

• сравнительная легкость внедрения методологических решений по развитию и совершенствованию информационной технологии благодаря их централизованному принятию.

Недостатки такой концепции очевидны:

• информационное обеспечение осуществляется не из реальных потребностей подразделений организации и их приоритетов, а из представлений об этих потребностях службы информационного обеспечения;

• информационное обеспечение не сфокусировано на персональ­ном обслуживании, пользователи рассматриваются как покупате­ли информации;

• возникают большие трудности в планировании информацион­ного обеспечения и использовании информационных ресурсов;

• ответственность низшего персонала ограничена, поэтому пер­сонал не способствует оперативному получению информации пользователем, тем самым препятствуя правильности выработки управленческих решений;

• возможности пользователя в процессе получения и использо­вания информации ограничены.

Централизованное информационное обеспечение лучше при­менять, если:

• существует необходимость сильного контроля;

• ресурсы очень дороги или их использование ограничено;

• различные подразделения организации имеют похожие или одинаковые потребности;

• организация мала;

• централизация является жизненной необходимостью. Децентрализованное информационное обеспечение дает пользо­вателю широкие возможности в работе с информацией и не огра­ничивает его инициатив.

Достоинства такой методологии:

• данные расположены близко к пользователям, пользователи хорошо понимают информацию, у них гораздо больше автоно­мии;

• уменьшаются телекоммуникационные затраты;

• системы информационного обеспечения меньше и проще, по­этому легче их создавать и поддерживать и ими управлять;

• в рамках децентрализованного информационного обеспечения могут быть тщательно продуманы цели использования ресурсов и технологий;

• информационное обеспечение и информационные системы теснее интегрированы с целями организации и лучше отвечают деловым потребностям;

• увеличивается ответственность низшего звена сотрудников.

Однако и эта методология имеет свои недостатки:

• сложность стандартизации из-за большого числа уникальных разработок и психологического неприятия пользователями реко­мендуемых «сверху» стандартов и готовых программных продук­тов;

• неравномерность развития информационного обеспечения и уровня использования информационных технологий в отдельных подразделениях и на разных рабочих местах, что в первую очередь определяется уровнем квалификации конкретных работников.

Описанные выше достоинства и недостатки централизованной и децентрализованной технологий обработки информации и ин­формационного обеспечения привели к необходимости придер­живаться линии разумного применения и того и другого подхода, т. е. частично децентрализованного подхода — организации инфор­мационного обеспечения на базе распределенных сетей, состоя­щих из персональных компьютеров (с локальными системами), и центров обработки общей для организации информации, в кото­рых располагаются соответствующие базы данных, общие для любых функциональных подсистем.

Такая методология обработки информации и использования технических средств позволяет достигать большей гибкости, поддерживать общие стандарты, осуществлять совместимость инфор­мационных локальных продуктов, уменьшать дублирование дея­тельности и т.д.

Итак, информационное обеспечение управленческой деятель­ности является одной из важнейших задач любой организации. Более того, в современных условиях для многих предприятий си­стема информационного обеспечения и решает задачи организа­ции технологического процесса, и носит производственный ха­рактер.