9. Cпособы облегчения работы с электронной таблицей ms excel

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ МАСТЕРА

Мастер диаграмм – позволяет упростить построение диаграмм,

Мастер функций – позволяет упростить написание функций,

Мастер подсказок – предназначен для быстрого поиска информации,

Мастер веб-страниц – предназначен для создания HTML-страницы при помощи MS-Excel,

Мастер шаблонов – позволяет создать новый шаблон или базу данных,

Мастер сводных таблиц – позволяет не только анализировать любой срез информации, но и упорядочить столбцы, строки и заголовки страниц методом «перетащить и отпустить»,

Мастер преобразований – позволяет конвертировать документы в Excel из других форматов.

ВВЕДЕНИЕ РЕЖИМОВ АВТОЗАВЕРШЕНИЯ, АВТОЗАПОЛНЕНИЯ

Режим автозавершения является средством автоматизации ввода. Применяется при вводе в ячейки одного столбца рабочего листа текстовых строк, среди которых есть повторяющиеся. В ходе ввода текста в очередную ячейку программа проверяет соответствие введенных символов строкам, имеющимся в этом столбце выше. Если обнаружено однозначное совпадение введенный текст автоматически дополняется. Нажатие клавиши Ввод подтверждает операцию автозавершения.

Режим автозаполнения таблицами числами и формулами так же является средством автоматизации ввода. Если ячейка содержит число, то при перетаскивании маркера происходит либо копирование ячеек, либо их заполнение данными по закону арифметической прогрессии. Автозаполнение формулами выполняется так же, как и автозаполнение числами.

Для создания собственной последовательности автозаполнения необходимо:

-выполнить команду Сервис, Параметры, Списки,

-в элементе управления Списки сделать активным пункт Новый список,

-в поле Элементы списка ввести последовательность строк нового списка,

-щелкнуть кнопку Добавить.

Режим автосуммирования используется для быстрого подсчета сумм по строкам или столбцам. Для этих целей используется кнопка «Автосумма» на панели инсирументов Стандартная. Данный режим позволяет складывать числовые значения одним щелчком мыши, дает возможность сделать это одновременно и по строкам, и по столбцами. По этой команде можно подводить общие итоги даже в таблицах, содержащих промежуточные итоги.

ВОЗМОЖНОСТЬ КОНТРОЛЯ ИЗМЕНЕНИЙ

В случае одновременной работы нескольких пользователей упрощается контроль изменений в рабочей книге (изменения, внесенные другими пользователями, выделяются цветом). Для каждой выделенной ячейки имеются сведения о том, что было изменено, когда и кем.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ГИПЕРССЫЛОК

Во все документы Excel можно вставлять гиперссылки для доступа к нужным документам независимо от их местонахождения.

ПРОСМОТР ДОКУМЕНТОВ

Пользователи могут публиковать документы Excel так, чтобы их могли просматривать и те, у кого нет программы Excel. Программа Excel Viewer позволяет просматривать, копировать, увеличивать, фильтровать, печатать и следовать гиперссылкам в документах Excel.