Тема 5. Работа с почтовой программой Outlook Express

Почтовая программа Outlook Express входит в пакет Internet Explorer.

Электронная почта (e-mail) является самым широко используемым приложением для большинства сетей. Поскольку Интернет является самым популярным и большим объединением компьютерных сетей, и миллионы частных пользователей компьютеров имеют возможность подключения к сети Интернет, общение посредством электронной почты приобретает большое значение.

Электронная почта - это очень быстрый и удобный способ общения через сеть Интернет. С помощью электронной почты можно не только обмениваться сообщениями с людьми, но и найти разнообразную информацию, получить любой файл или Web-страницу, используя специальные почтовые серверы. Чтобы ваше электронное письмо (сообщение, передаваемое по электронной почте) не потерялось, каждому пользователю электронной почты присваивается уникальный адрес, который представляет собой текстовую строку, например, ivanov@server.inet.ru. Электронный адрес вводится строчными буквами латинского алфавита. Текст электронного адреса, расположенный слева от символа @, идентифицирует конкретного пользователя, а информация, расположенная справа, является адресом почтового сервера, на котором находится почтовый ящик пользователя. Электронное письмо состоит из заголовка и тела письма.

В заголовке письма помещается адрес получателя, адрес отправителя и тема сообщения. Текст самого сообщения помещается в тело письма. Для создания, отправки, получения и просмотра электронных писем используются специальные почтовые программы. Программа Outlook Express является одной из таких почтовых программ. Для удобства работы с электронной корреспонденцией почтовые программы распределяют все почтовые сообщения по папкам. Программа Outlook Express создает пять папок.

• В папку Входящие (Inbox) помещаются все получаемые сообщения, откуда впоследствии они могут быть перемещены или скопированы в любые другие папки.

• В папку Исходящие (Outbox) помещаются письма, готовые к отправке, но еще не отправленные (если в пункте меню СервисПараметры на вкладке Отправка не установлена опция Отправлять сообщение немедленно).

• После отправления сообщений из папки Исходящие (Outbox), их копии помещаются в папку Отправленные (Sent Items) для хранения.

• После удаления писем из любой имеющейся папки, они попадают в папку Удаленные (Deleted Items) и хранятся там некоторое время на случай, если вдруг снова потребуются.

• Папка Черновики (Draft) предназначена для хранения заготовок писем или незаконченных сообщений. Вы можете создавать новые и удалять ненужные папки по своему желанию. Как это сделать, описано в одном из последующих заданий.

ЗАДАНИЕ 30. Запуск программы Outlook Express

• Запустите программу Outlook Express двойным щелчком мыши на ярлыке программы, расположенном на Рабочем столе (Desktop). На экране появится рабочее окно программы Outlook Express.

• Если на рабочем столе отсутствует ярлык программы Outlook Express, то выполните следующее:

• Щелкните по пиктограмме Мой компьютер на рабочем столе.

• Перейдите в папку Outlook Express, где находится ярлык программы: C:\ Program Files\Outlook Express.

• Дважды щелкните ярлык мышью, чтобы запустить программу.

ЗАДАНИЕ 31. Подключение к сети Интернет

После запуска программы Outlook Express на экран выводится мастер Подключение к Интернету. Мастер – это последовательность диалогов, которая ведет вас к определенной цели. Последовательно выполните следующие действия.

• В 1-м окно мастера – Подключайтесь! – нажмите кнопку Далее.

• Во 2-м окне Как вы предполагаете подключиться? установите переключатель на опции У меня уже налажена связь с Интернетом на этом компьютере и я не хочу ничего изменять и нажмите кнопку Далее.

• В 3-м окне Использовать текущую настройку? нажмите кнопку Готово.

На экран выводится окно Обзор папок. По умолчанию выделена папка Outlook Express. Нажмите кнопку ОК. На экран выводится окно программы Outlook Express.

При первом запуске программа Outlook Express загружает в правую часть рабочего окна страницу, предназначенную для быстрого вызова часто используемых действий программы. В нижней части страницы отображается Совет дня (Tip of the day), который выбирается случайным образом при каждом запуске Outlook Express. Чтобы при запуске программа Outlook Express сразу отображала содержимое папки Входящие (Inbox), необходимо установить флажок Переходить в папку «Входящие» при запуске (When starting, go directly to may «Inbox» folder), расположенный в нижней части страницы.

Теперь перейдем в папку Входящие (Inbox), чтобы познакомиться с рабочим окном программы Outlook Express. Для этого необходимо выполнить следующие действия.

• Подведите указатель мыши к надписи Чтение почты (Read mail) на странице, расположенной в правой части рабочего окна. Когда указатель мыши изменится на “перст указующий”, щелкните мышью, рабочее окно программы Outlook Express отобразит папку Входящие (Inbox).

ЗАДАНИЕ 32. Настройка программы Outlook Express

Прежде чем получить доступ к почте вам необходимо выполнить ряд настроек путем диалога с мастером Подключение к Интернету.

• В 1-м окне Ваше имя введите свое имя (латинскими буквами), которое будет помещаться в поле От заголовка исходящих сообщений перед вашим электронным адресом, и нажмите кнопку Далее.

• Во 2-м окне Адрес электронной почты сети Интернет введите свой электронный адрес и нажмите кнопку Далее.

• В 3-м окне Имена серверов электронной почты в поле Тип сервера для входящих сообщений установите РОР3. В полях Сервер для входящих сообщений и Сервер для исходящих сообщений введите mail-win.iile.ru. Нажмите кнопку Далее.

• В 4-м окне Вход на сервер почты сети Интернет заполните поле ввода Учетная запись POP (по умолчанию введена) и введите пароль в поле Пароль. Учетная запись – это, как правило, левая часть вашего электронного адреса до символа @, которая идентифицирует вас как пользователя почтового ящика. Нажмите кнопку Далее.

• В 5-м окне Удобное имя введите в поле ввода Имя учетной записи почты сети Интернет любое удобное для вас имя. Нажмите кнопку Далее.

• В 6-м окне Какой тип соединения? установите переключатель Каким способом вы предпочитаете подключаться к Интернету? в положение Через локальную компьютерную сеть организации.

• В последнем окне Поздравляем! нажмите кнопку Готово.

ЗАДАНИЕ 33. Знакомство с рабочим окном Outlook Express

Познакомимся подробнее с рабочим окном программы Outlook Express.

• Заголовок окна и строка меню - стандартные атрибуты окна в операционной системе Windows 95/NT. С помощью меню вы можете выбрать любую команду программы Outlook Express.

• На Панели инструментов (Toolbar) расположены значки с надписями, обозначающие часто выполняемые действия. Если подвести указатель мыши к значку, то значок “превращается” в объемную кнопку. Если щелкнуть мышью на этой кнопке, то выполнится связанная с этой кнопкой команда. При необходимости надписи к кнопкам можно отключить, можно изменить местоположение панели инструментов, а также добавить новые или удалить редко используемые кнопки. Основная часть окна программы может быть поделена на несколько областей. При первом запуске программы и выборе любой папки окно программы делится на три части:

• в левой части окна – Список папок,

• - в правой части окна в верхней половине – Список писем,

• - в правой части окна в нижней половине – Область просмотра.

• Список папок (Folders List) содержит имена папок, предназначенных для хранения и сортировки принимаемой и отправляемой почты. В этих папках вы можете создавать и удалять новые папки, раскладывать в них письма, получаемые из разных почтовых ящиков.

• Список писем предназначен для отображения содержимого папки, открытой в настоящий момент. В нем отображаются заголовки писем.

• Область просмотра содержит Заголовок области просмотра (заголовок выбранного письма) и текст выбранного письма.

• При первом запуске программа Outlook Express помещает в папку Входящие (Inbox) два письма от группы разработчиков, адресованные вам с приветствием и интересной информацией. Можно изменить размеры списка папок, списка писем и области просмотра, перетаскивая мышью разделяющие их границы.

• В Строке состояния отображается вспомогательная информация, например, количество писем в выбранной папке или выполняемые в данный момент действия: подключение к почтовому серверу, получение почты и т. п.

Вид рабочего окна программы Outlook Express можно менять путем установки флажков и переключателей на вкладке меню Вид Раскладка. Ознакомимся с текущими установками.

• Выберите команду меню Вид\Раскладка (View\Layout). На экране появится диалог Свойства: Раскладка окна (Window Layout).

• В группе элементов управления Основное окно установите флажок Список папок (Folders list) и сбросьте флажки Панель Outlook (Outlook Bar), Панель папок (Folder Bar), Совет дня (Tip of the day).

• В группе элементов управления Панель инструментов (Toolbar) установите переключатель в положение Сверху (Тор) и установите флажок Показывать подсказки на кнопках (Show text on toolbar buttons).

• В группе элементов управления Область просмотра (Preview Pane) установите флажки Показывать область просмотра (Use preview pane) и Показывать заголовок области просмотра (Show preview pane Header), установите переключатель в положение Под сообщениями (Bellow Messages).

• Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог.

Программа Outlook Express может быть настроена так, что будет немедленно осуществлять отправку созданных вами сообщений. Чтобы этого не происходило, выполните следующие действия.

• Выберите команду меню Сервис\Параметры (Tools\Options). На экране появится диалог Параметры (Options).

• Перейдите на вкладку Отправка (Send) и сбросьте флажок Отправлять сообщения немедленно (Send messages immediately).

• Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог.

Справка: Чтобы просмотреть, удалить, добавить или внести изменения в Учетную запись, нужно выполнить следующие действия.

• Выбрать команду меню Сервис\Учетные записи (Tools\Accounts). На экране появится диалог Учетные записи Интернета (Internet Accounts).

• Выбрать вкладку Почта (Mail).

• Выделить мышью строку, соответствующую вашей учетной записи, и нажмите кнопку Свойства (Properties). На экране появится диалоговое окно Свойства (Properties) вашей учетной записи.

• Закройте окна диалога.

ЗАДАНИЕ 34. Работа с адресной книгой

• Нажмите кнопку Адресная книга на панели инструментов Outlook Express.

• Выберите команду Файл\Создать адрес.

• В диалоговом окне Свойства в поле ввода Имя введите текст Почтовый робот. Клавишу <Enter> после ввода нажимать не надо.

• Щелкните мышью на поле ввода Добавить новый в группе элементов Адреса электронной почты, введите текст test@triumph.ru и нажмите Enter.

• Нажмите кнопку ОК.

• Закройте окно адресной книги с помощью команды Файл\Закрыть.

Если при вводе адреса имеются ошибки, то для их исправления необходимо выполнить следующие операции:

• Вновь откройте адресную книгу.

• Двойным щелчком мыши на строке адресата откройте диалог Свойства.

• В списке адресатов выделите мышью строку адреса, который нужно исправить.

• Нажмите кнопку Изменить в группе элементов Адреса электронной почты, при этом выделенный адрес будет помещен в рамку.

• Внесите необходимые исправления.

• Закройте диалог Свойства адресата, нажав кнопку ОК.

• Закройте окно адресной книги с помощью команды Файл\Закрыть.

Адресная книга программы Outlook Express позволяет объединять адресатов в группы по определенным признакам.

Если создать группы адресатов (например, ваших коллег по работе или родственников), то посылать им электронную почту будет проще. Чтобы отправить сообщение всем участникам группы, достаточно указать в нем имя группы, и вам не придется вводить каждое имя в отдельности. Использование групп помогает также более удобно организовать большую адресную книгу.

Можно создать несколько групп; любой адресат может входить более чем в одну группу. Для этого необходимо выполнить следующее:

• Нажмите на панели инструментов адресной книги кнопку Создать группу.

• В поле Название группы введите имя группы.

• Нажмите кнопку Выбрать участников и щелкните нужное имя в списке адресной книги.

• Нажмите кнопку OK, а затем еще раз нажмите OK, чтобы закрыть диалоговое окно.

ЗАДАНИЕ 35. Отправка электронного письма

Как отправить сообщение электронной почты:

• Откройте адресную книгу, нажав на кнопку Адресная книга на панели инструментов.

• В списке адресатов выберите Почтовый робот, и щелкните на нём правой кнопкой мыши, чтобы вывести контекстное меню.

• Из контекстного меню выберите команду Отправить сообщение. На экран будет выведено окно Создать сообщение с адресом почтового робота.

• В поле ввода Тема введите текст: Kodirovka KOI8

• Нажмите кнопку Отправить. Ваше письмо будет помещено в папку Исходящие.

• Закройте адресную книгу.

Создадим ещё одно сообщение почтовому роботу:

• Нажмите кнопку Создать сообщение на панели инструментов, на экране появится окно Создать сообщение.

• Нажмите кнопку рядом с надписью Кому, и в появившемся диалоге Выбрать получателя из списка адресатов выберите Почтовый робот и нажмите кнопку Кому.

• Закройте диалог кнопкой ОК.

• В поле ввода Тема введите текст: Kodirovka Windows.

• Нажмите кнопку Отправить на панели инструментов, чтобы переместить письмо в папку Исходящие. Окно Создать сообщение при этом закроется.

Создадим для примера сообщение несуществующему адресату:

• Нажмите кнопку Создать сообщение на панели инструментов, появится окно Создать сообщение.

• В поле ввода Кому введите текст: internet@internet.no.

• В поле ввода Тема введите текст: test и нажмите кнопку Отправить. Окно будет закрыто, и сообщение будет помещено в папку Исходящие.

• Нажмите кнопку Доставить почту на панели инструментов.

ЗАДАНИЕ 36. Получение электронного письма

Ответ от почтового сервера вы сможете получить через 15 – 20 минут, если ответ не пришел, то повторите попытку еще раз.

Для получения почты выполните следующие действия:

• Нажмите кнопку Доставить почту на панели инструментов. В списке писем папки Входящие будут находиться заголовки полученных писем. В скобках рядом с папкой указано общее число непрочитанных писем.

• Первое письмо получено от Mail Delivery Subsystem вашего интернет-провайдера с уведомлением о том, что internet@internet.noне существует. К письму присоединен файл с вашим исходным сообщением, о чем свидетельствует «скрепка» перед заголовком сообщения в списке писем.

• Следующее письмо получено от почтового робота издательства Триумф в ответ на письмо с темой: Kodirovka KOI8. Чтобы просмотреть содержание письма, щелкните мышью на заголовке письма с темой: Ответ от издательства Триумф KOI. В области просмотра появится текст сообщения.

• При просмотре содержимого третьего письма, в теме которого содержится нечитаемый текст, в области просмотра появится нечитаемый текст сообщения.

• Выберите команду меню Вид\Язык\Кириллица. Текст и заголовок сообщения в области просмотра примут читаемый вид. К сожалению, тема письма в списке писем остается нечитаемой, но она будет продублирована в заголовке сообщения в области просмотра в читаемом виде.

Примечание: К сожалению, выбор кодировки Вид\Язык\Кириллица не всегда помогает, так как по пути следования письмо может быть испорчено программами пересылки почты.

ЗАДАНИЕ 37. Ответ на полученное письмо

Чтобы быстро составить ответ на полученное письмо, и при этом не заносить адрес отправителя в адресную книгу, проще всего воспользоваться специальной командой Ответить автору, кнопка которой находится на панели инструментов. При выполнении этой команды программа создает письмо с адресом отправителя в поле Кому и темой исходного сообщения с пометкой Ответ: (Re:) в поле Тема. Кроме того, в тело самого письма помещается текст полученного сообщения, помеченный символом > в начале каждой строки, чтобы вы могли напомнить автору полученного письма, о чем шла речь.

Чтобы продемонстрировать, каким образом отвечать на полученные письма, создадим ответ на сообщение подсистемы доставки почты:

• Выделите в списке сообщений папки Входящие заголовок письма, в поле От которого содержится текст: Mail Delivery Subsystem.

• Нажмите кнопку Ответить автору на панели инструментов и ознакомьтесь с подготовленным шаблоном ответа.

• Поместите текстовый курсор в тело ответа, удалите ненужный текст исходного письма и вставьте свои комментарии после строк исходного письма. После редактирования ответ необходимо поместить в папку Исходящие. Для этого:

• Нажмите кнопку Отправить, расположенную на панели инструментов окна Ответ (Re:) программы Outlook Express. При этом окно закроется, и ответ будет помещен в папку Исходящие.

• Кнопку Доставить почту на панели инструментов нажимать не надо, так как это письмо никуда отправлять не нужно, а в следующем задании мы его удалим.

ЗАДАНИЕ 38. Удаление и восстановление писем

Удалим письмо с ответом в адрес подсистемы доставки почты. Для этого:

• Щелкните мышью на надписи Исходящие в списке папок. Рабочее окно программы Outlook Express отобразит содержимое этой папки.

• Щелкните мышью на заголовке письма в списке писем, чтобы его выделить.

• Нажмите кнопку Удалить на панели инструментов. При этом письмо не удаляется совсем, а помещается в папку Удаленные, откуда при желании его можно восстановить. Для этого:

• Щелкните мышью на надписи Удаленные в списке папок. Рабочее окно программы Outlook Express отобразит содержимое этой папки.

• Выделите в списке писем письмо, которое необходимо восстановить, и нажмите правую кнопку мыши.

• Выберите команду контекстного меню Переместить в ….

• В диалоговом окне Переместить выберите папку (например, Входящие), в которую хотите поместить восстановленное письмо, и нажмите кнопку ОК.

Примечание: Описанным выше способом вы можете переместить удаленное письмо в любую папку, кроме папки Исходящие. Чтобы переместить письмо из любой папки в папку Исходящие, необходимо сначала открыть письмо двойным щелчком мыши на его заголовке в списке писем открытой папки, а затем в появившемся окне письма нажать кнопку Отправить.

• Повторно удалите из папки Входящие письмо, восстановленное из папки Удаленные.

Примечание: Письма, удаляемые из папки Удаленные, восстановить будет невозможно.

ЗАДАНИЕ 39. Автоматическая сортировка входящей почты

Программа Outlook Express позволяет автоматически сортировать входящую почту, то есть в зависимости от адреса отправителя, темы письма или ключевых слов в теле письма, помещать их при поступлении в разные папки. Рассмотрим это на примере письма, которое вы получите от почтового робота. Для этого:

• Откройте адресную книгу. В открывшемся окне в списке адресатов будет надпись: Почтовый робот.

• Щелкните правой кнопкой мыши на адресата Почтовый робот.

• В контекстном меню выберите команду Отправить сообщение.

• В появившемся окне Отправить сообщение щелкните мышью на поле ввода Тема и введите текст: Kodirovka KOI8.

• Нажмите кнопку Отправить и закройте адресную книгу.

Теперь создадим папку От робота, для чего:

• Щелкните правой кнопкой мыши на папке Входящие в Списке папок.

• В появившемся на экране контекстном меню выберите команду Создать папку.

• В поле ввода Название папки введите текст: От робота.

• Закройте папку, нажав кнопку ОК.

Теперь зададим условие сортировки:

• Выберите команду меню Сервис\Сортировщик сообщений.

• В диалоговом окне Сортировщик сообщений нажмите кнопку Добавить.

• В диалоговом окне Свойства в группе элементов управления Для сообщений, удовлетворяющих условиям, в строке От: нажмите кнопку, расположенную перед полем ввода. На экране появится окно Выбрать получателей.

• Щелкните мышью на строке Почтовый робот в списке адресатов, расположенном в левом окне диалога, и нажмите кнопку От:, чтобы скопировать адресата в список Получатели сообщения.

• Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Выбрать получателей. При этом в поле ввода От: диалогового окна Свойства появится адрес почтового робота.

• В группе элементов управления Выполнить следующие действия: диалогового окна Свойства установите флажок Переместить в: и нажмите кнопку Папка. На экране появится диалоговое окно Переместить.

• Щелкните на + рядом с папкой Входящие. Папка Входящие раскроется.

• Выберите папку От робота и нажмите кнопку ОК. Диалоговое окно Переместить закроется, а в поле ввода Переместить в: диалогового окна Свойства появится имя выбранной папки.

• Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Свойства. В списке Описание диалогового окна Сортировщик сообщений появится условие сортировки с установленным перед ним флажком, означающим, что данное условие сортировки вступило в силу. В дальнейшем, чтобы отключить это условие, необходимо просто сбросить флажок, щелкнув по нему мышью.

• Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Сортировщик сообщений.

• Нажмите кнопку Доставить почту.

ЗАДАНИЕ 40. Присоединение файлов к письму

При работе с электронной почтой часто бывает необходимо переслать либо получить файл. Это может быть программа или большой текстовый файл, упакованный каким-либо архиватором. Outlook Express позволяет присоединить к письму любой файл. Для этого:

• Нажмите кнопку Создать сообщение на панели инструментов.

• В диалоговом окне Создать сообщение нажмите кнопку рядом с полем Кому: в заголовке письма.

• В диалоговом окне Выбрать получателей из списка адресатов слева выберите Почтовый робот и нажмите кнопку Кому. В поле Получатели сообщения появится имя почтового робота.

• Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно. В поле Кому: в заголовке сообщения в окне Создать сообщение появится надпись Почтовый робот. Это означает, что адрес получателя сообщения введен.

• Нажмите кнопку «скрепка» на панели инструментов окна Создать сообщение. На экране появится диалоговое окно Вставка вложений.

• Выберите любой файл из любой папки и нажмите кнопку Вложить. В нижней части окна Создать сообщение появится зона, в которой будет показано имя и длина присоединенного файла.

• Нажмите кнопку Отправить, чтобы отправить письмо с вложенным файлом.

ЗАДАНИЕ 41. Отсоединение файлов, пришедших вместе с письмом

Мы пошлем специальный запрос почтовому роботу, чтобы получить письмо с присоединенным файлом, а затем прочитаем содержимое полученного письма. Для этого:

• Откройте адресную книгу.

• В появившемся окне в списке адресатов будет надпись Почтовый робот.

• Щелкните правой кнопкой мыши на адресате.

• Выберите в контекстном меню команду Отправить сообщение.

• В появившемся окне Создать сообщение с адресом почтового робота щелкните мышью на поле ввода Тема и введите текст: Risunok BMP.

• Нажмите кнопку Отправить.

После получения ответа выполните следующее:

• Выберите в Списке папок папку От робота. Рабочее окно программы Outlook Express. Значок «скрепка» перед строкой заголовка письма в списке писем означает, что сообщение имеет присоединенный файл.

В области просмотра выбранного сообщения программа автоматически отображает присоединенные файлы известных ей типов, либо просто выводит название присоединенного файла. Присоединенные файлы хранятся вместе со всеми полученными письмами. Но можно отсоединить присланный файл, просмотреть и хранить его отдельно.

• В списке писем папки От робота выберите письмо с присоединенным файлом. В окне просмотра сообщения появится содержимое выбранного письма с присоединенным к нему файлом.

• В области просмотра в правой части заголовка письма нажмите кнопку «скрепка», появится контекстное меню с именем и размером вложенного файла.

• Щелкните мышью на имени присоединенного файла в контекстном меню. На экране появится предупреждение об открытии вложения. Если установить переключатель в положение Открыть, то будет запущена связанная с типом вложенного файла программа, которая отразит его содержание. В данном случае будет запущена программа, связанная с расширением .bmp, это может быть либо графический редактор, либо программа просмотра рисунка.

• Установите переключатель Что следует сделать с этим файлом? в положение Сохранить на диске. На экране появится диалоговое окно Сохранить вложение как….

• Выберите папку, в которой хотите сохранить вложенный файл, и нажмите кнопку Сохранить.