Тема 6. Связь и организация работы с помощью программы Microsoft Outlook 97

Программа Microsoft Outlook, или просто Outlook, предназначена для управления данными вашего персонального компьютера. С помощью Outlook можно выполнять следующие виды работ:

• Посылать и принимать электронные сообщения, используя при этом факсимильную связь, Интернет или другую систему электронной почты. С помощью Outlook можно провести голосование среди получателей вашего сообщения.

• Вести список неотложных дел, создавать расписания и отслеживать выполнение планов, а также вести дневник вашей деятельности. При наступлении времени очередного события программа напомнит вам о нем. Имеется возможность спланировать собрание с другими лицами, которые также используют Outlook, и которым вы можете послать электронное сообщение. Кроме того, имеется возможность постановки задач другим людям.

• Заносить в электронный заменитель бумажного блокнота с отрывными листками различную информацию: вопросы, ценные мысли, напоминания и многое другое, что вы обычно записываете на скорую руку в бумажный блокнот.

• Использовать Outlook вместо проводника Windows для работы с файлами вашего компьютера. Вы можете искать, просматривать, печатать и открывать для редактирования ваши документы, не выходя из Outlook.

• Вести деловую и личную адресную книгу с различными вариантами сортировки и просмотра информации.

• Автоматически архивировать введенную ранее информацию.

• Организовать совместную работу над любым проектом. Outlook позволяет организовывать коллективное использование данных в рамках группы при помощи электронной почты, планирование работы группы, ведение общих папок.

Программа Outlook является удобным средством для организации любого вида деятельности, которая может существенно повысить эффективность работы. Рассмотрим основные приемы использования этой программы.