1.3 Бизнес-процесс

Технология управления, упрощенная до простейшей схемы, может быть представлена так: принятие решения, организация его управления, контроль за выполнением. Такую схему можно проследить от проведения простейшего разового мероприятия до организации сложных отраслевых и общегосударственных систем. Они будут неизмеримо отличаться проработкой и подготовкой принятия решения, организацией его проведения в жизнь (кадры, финансы, снабжение, сбыт и т.д.) и организацией контроля за исполнением. Но во всех случаях указанные части будут присутствовать.

Любое решение не возникает из ничего, оно может быть принято только на базе информации по данному вопросу. Причем к этой информации предъявляются два жестких требования:

Во-первых, она должна быть своевременной, во-вторых, она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация пришла с опозданием, вы уже можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях. Шанс упущен. С другой стороны, если информация недостаточна, вы знаете, что-то на половину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но наоборот, ошибочным, так как вы учли не все факторы.

Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой требует специальных профессиональных знаний. От того, как поставлена эта работа зависит: оперативность, четкость, слаженность в деятельности любой организации (фирмы).

В сфере управления все работают главным образом с информацией и документами, выступающими ее носителями. Документ-объект и результата труда в сфере управления.

Работа по информационно-документационному обслуживанию состоит из одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств механизации, в третьих - автоматизированы. Но все этапы работы с документами остаются.

Работа секретаря-референта отличается быстро меняющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения и необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов. Работа секретаря-референта в данный момент изображена на рисунке 1.3.1.

Поэтому секретарю-референту предъявляется ряд требований к деловым и личным качествам.

К деловым качествам, прежде всего относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь-референт должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовлен.

Секретарь-референт должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, т.к. именно на него падает организационное обслуживание руководителя, фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания, приема, оформления документа и т.д.

Не менее важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение постановленных задач.

Секретарь-референт должен отличаться инициативностью, умением принимать самостоятельные решения в пределах своей компенсации, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу. При подборе секретаря-референта на одно из первых мест выдвигается требование сохранение служебной тайны. Умением проявить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы всегда ценится в сотруднике.

К важнейшим качествам секретаря-референта относится пунктуальность. Особенно значение имеет своевременность представление документов и информации для принятия решения, организация встреч, совещаний.

Секретарь-референт должен обладать умением предвидеть напряженные ситуации и уметь детально спланировать работу в этот момент.

Рисунок 1.3 - схема «Учет документов»

Работа секретаря-референта никогда не будет успешной, если он не будет верен своей фирме, организации. Преданность в работе основное качество для идеальных отношений с руководителем.

Для выработки деловых качеств, без которых нельзя стать профессионалом. Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений. Медлительному работнику сложно справиться с многообразными обязанностями секретаря.

Не менее важная черта характера - коммуникабельность, т.е. способность легко устанавливать контакты, связи. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать секретарем, учитывая необходимость общения с большой группой людей.

К личным качествам, необходимых секретарю, относится любезность, вежливость, доброжелательность. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки.

Внешний вид секретаря должен всегда отличатся опрятностью, умением одеваться с учетом деловой обстановки.

К личным качествам секретаря-референта следует отнести и его стремление к постоянному пополнению и совершенствованию как общих, так и профессиональных знаний.

Сегодня деловые и личные качества работника, поступающего на должность секретаря-референта, могут быть проверены тестированием.

Сегодня на смену журнальной системе приходит автоматизированная технология, основанная на использовании секретарями персонального компьютера (ПК) и его программное обеспечение.

Работа секретаря-референта никогда не будет успешной, если он не будет своей фирме, организации. Преданность в работе основное качество для идеальных отношений с руководителем.

Для выработки деловых качеств, без которых нельзя стать профессионалом. Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений. Медлительному работнику сложно справиться с многообразными обязанностями секретаря.

Не менее важная черта характера - коммуникабельность, т.е. способность легко устанавливать контакты, связи. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать секретарем, учитывая необходимость общения с большой группой людей.

К личным качествам, необходимых секретарю, относится любезность, вежливость, доброжелательность. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки.

Внешний вид секретаря должен всегда отличатся опрятностью, умением одеваться с учетом деловой обстановки.

К личным качествам секретаря-референта следует отнести и его стремление к постоянному пополнению и совершенствованию как общих, так и профессиональных знаний.

Сегодня деловые и личные качества работника, поступающего на должность секретаря-референта, могут быть проверены тестированием.

Сегодня на смену журнальной системе приходит автоматизированная технология, основанная на использовании секретарями персонального компьютера (ПК) и его программное обеспечение [2].

На данный момент в ОАО «Торговом доме Воткинский завод» рабочее место секретаря не автоматизировано и весь документооборот ведется вручную, что замедляет процесс работы и усложняет её. База данных, которую я разработала, намного упростит работу секретаря-референта, что приведет к улучшению качества работы и увеличении времени на те дела, которые невозможно было успеть при ручной работе.