21. Табличный процессор Microsoft Excel: назначение, основные возможности, организация рабочего места, общие технологии работы в Excel. Типы данных в ячейках Excel.

Таблицы — классическая форма наглядного представления информации. Они удобны для ввода, представления и сопоставления данных. Первичные функции, необходимые для работы с таблицами, реализуют многие программы, в том числе и ранее рассмотренный нами текстовый процессор Microsoft Word, но для эффективной работы с таблицами необходимы программы особой категории — табличные процессоры Microsoft Excel. Так называют средства, предназначенные для автоматизации работы с обширными массивами данных, представленных в табличной форме.

Электронная таблица. Характерная особенность электронных таблиц — наличие обновляемых связей между ячейками данных, что обеспечивает автоматический пересчет данных в ячейках, связанных формульными соотношениями с данными других ячеек.

Ячейки электронной таблицы. Ячейки электронных таблиц могут содержать данные следующих трех типов: тексты, числа и даты. Вычисляемые ячейки могут также содержать формулы. В последнем случае содержимое ячейки представляется результатом вычисления формулы.

Табличный процессор — это программа для управления данными, представленными в виде электронной таблицы. Основное назначение табличного процессора — автоматизация ввода, редактирования и представления данных, а также анализ данных и вычислительные операции.

Одним из наиболее распространенных табличных процессоров является программа Microsoft Excel. В этой книге мы рассмотрим все основные операции этой программы, причем сделаем это на трех уровнях.

Просмотр табличных документов. Каждый пользователь персонального компьютера, как бы ни был он далек от делопроизводства и бухгалтерии, должен быть готов к работе с электронными таблицами. В формате Excell часто распространяются прайс-листы, ведомости, спецификации, расписания и другие данные широкого использования. Чтобы не попасть в тупик при выборе и покупке товаров или при заказе услуг, надо уметь эффективно просматривать электронные таблицы, фильтровать их содержимое, группировать и сортировать данные, распечатывать результаты.

Форматирование электронных таблиц. У секретарей, делопроизводителей и торговых менеджеров редко возникает потребность в табличных вычислениях. Тем не менее, эти категории сотрудников очень широко используют табличный процессор Microsoft Excel для подготовки своих документов: прайс-листов, спецификаций, накладных. Причина проста: другого средства для создания и наполнения таблиц, столь же удобного и эффективного в работе, просто не существует.

Автоматизация вычислений. Вычислительные возможности программы в наибольшей степени востребованы экономистами, бухгалтерами, работниками сферы финансов, руководителями предприятий и организаций. Для таких людей табличный процессор — не просто средство представления данных, а инструмент, позволяющий анализировать данные, прогнозировать процессы и оперативно принимать обоснованные решения без применения программирования.