1.1 Определение ключевых понятий и терминов сэд в российском законодательстве и документоведении

Системы электронного документооборота стали логическим продолжением вертикальных приложений, используемых западными специалистами, работающими в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами и бухгалтерскими программными оболочками, применяемыми для обработки счетов и расчетов зарплаты. Требования, предъявляемые к вертикальным приложениям, стали основой для систем электронного документооборота.

Быстрое развитие информационных технологий не позволило в данный момент унифицировать многие понятия и термины, относящиеся к системе электронного управления документами. Это позволяет исследователям и практикам давать свои определения.

Основной структурной единицей СЭД является документ. Надо отметить, что в системе электронного документооборота используют как традиционные документы, так и электронные.

Под термином документ принято понимать «зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Данное определение сформулировано в Федеральных законах и в государственных стандартах: ГОСТ Р 5114198 «Делопроизводство и архивное дело» и ISO 154899⁸.

Термин «электронный документ» до 2011 года определялся, как «документированная информация, представленная в электронной форме, пригодная для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах»⁹.

Но данное определение устарело, так как концепция электронного документа за последние годы изменилась. Современный электронный документ – это не просто графический образ, это форма знакового вида, обработка которой происходит с помощью последовательного применения взаимосвязанных компьютерных технологий.

Законодательство РФ дает следующие определение электронного документа.

Согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.06.2006 №149-ФЗ, – «электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе»¹⁰.

Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» трактует электронный документ следующим образом: «информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия»¹¹.

Как видим, акцент в понятии «электронный документ» делается на придании ему юридической силы, с помощью электронной подписью (ЭП).

Электронной подписью согласно Федеральному закону от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» является «информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию»¹². Средства электронной подписи – это «шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций - создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи»¹³. Ключом электронной подписи является «уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи»¹⁴. Тогда как ключ проверки электронной подписи – это «уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи (далее - проверка электронной подписи)»¹⁵.

Следует отметить, что законодательство РФ различает три вида электронной подписи: простая электронная подпись, неквалифицированная электронная подпись, квалифицированная электронная подпись. В СЭД как правило используются все три вида.

Первая подтверждает факт формирования подписи пользователем с помощью кодов, паролей или других средств. Данная подпись не подлежит обязательной сертификации.

Неквалифицированная электронная подпись должна быть получена в результате криптографического преобразования сведений содержащихся в документе с помощью ключа электронной подписи. Она обязательно должна определять пользователя, который подписывает электронный документ, регистрировать любые изменения, производимые в электронном документе после его фактического подписания. Данная подпись создается с помощью средств электронной подписи и также не подлежит обязательной сертификации.

Квалифицированную электронную подпись следует регистрировать у юридического лица, которое на законном основании осуществляет деятельность по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей. Основным отличием неквалифицированной электронной подписи от квалифицированной электронной подписи состоит в дополнительной проверке электронной подписи путем сверки с эталонной, указанной в квалифицированном сертификате. При создании и проверке такой подписи следует только применять средства электронной подписи, соответствующие требованиям, установленными Федеральным законом¹⁶.

Средствами электронной подписи являются шифровальные (криптографические) средства, которые создают или проверяют электронные подписи, либо создают или проверяют ключи электронной подписи.

Кроме того, Федеральный закон «Об электронной подписи» определяет понятие «корпоративная информационная система». Корпоративная информационная система – это «информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют определенный круг лиц»¹⁷. Тогда как информационной системой общего пользования является «информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют неопределенный круг лиц и в использовании которой этим лицам не может быть отказано»¹⁸. Более общие понятие информационной системы дается в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», в котором информационная система определяется, как «совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств»¹⁹.

Согласно информационной концепции, удостоверение некоторой информации является основной функцией документа. Что же такое информация? Информация – это любые сведения (сообщения, данные) в любой форме представления, о чем либо.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления²⁰. Как видно из определения, нет существенной разницы между традиционным и электронным документом. Электронный документооборот является технологией, обеспечивающий жизненный цикл документа электронными средствами. Кроме того, с юридической точки зрения понятие электронного документооборота отличается от понятия электронного обмена данными. В основе первого лежит легитимность (процессуальная допустимость и доказательственная сила) электронных документов. Поэтому, наряду с совершенствованием информационных технологий, важную роль в процессе создания инфраструктуры электронного документооборота должна сыграть его законодательная поддержка, суть которой состоит в придании данным, создаваемым и передаваемым электронным способом, юридического статуса документа.

Электронный документооборот включает в себя создание, обработку, передачу, учет и хранение информации документов осуществляющих на основе использования электронно-вычислительных сетей²¹. Упорядочение движения документов между группами пользователей или отдельными пользователями организации есть управление электронным документооборотом. Движением документов в электронных системах является не физическое перемещение, а уведомление пользователя о передаче ему прав на изменение, использования и контроль данного файла.

Так как в современные системы электронного документооборота принято включать различные типы файлов: текстовые, табличные, содержащие изображения, видео и аудио данные, Web-документы, для их хранения программируют специальные хранилища либо сохранение производиться в иерархии файловой системы.

Главное назначение систем СЭД – это интеграция документов на любом материальном носителе в документооборот предприятия, организация работы с ними. В системах электронного документооборота должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки их исполнения, движение, а также контроль всех версий и подверсий документа. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл документооборота организации – от постановки задачи на создание документов до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. Кроме того, СЭД объединяет разрозненные потоки документов территориально удаленных организаций в единую систему. Системы электронного документооборота должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства и документооборота организации²².

Наиболее удачным нам представляется следующее определение системы электронного документооборота.

СЭД – это электронная система, обеспечивающая строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий²³.

Основным направлением работы системы электронного документооборота является регистрация действия и события, а так же обеспечение процессов работы с документами.

Следовательно, под системой электронного документооборота (СЭД) в узком смысле понимается программное обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет вести работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также взаимодействие между персоналом: передача документов, выдача заданий (распоряжений, поручений) и контроль за ними, отправка уведомлений и т.п²⁴. В широком смысле под СЭД понимается современная организационно-технологическая структура, приникающая в весь производственный процесс, содержащая в себе и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты. Эту систему можно сопоставить с «кровеносной системой» организации²⁵.

Сокращение СЭД (система электронного документооборота) является распространенным термином для определения задач автоматизации деятельности организаций (государственных, коммерческих, общественных и пр.) при работе с документами. Наравне с «СЭД» в профессиональной терминологии употребляются и другие обозначения в качестве синонимов или близких понятий:

САД – система автоматизации документооборота;

СУД – система управления документами;

САДО – система автоматизации документационного обеспечения;

САДП – система автоматизации деловых процессов;

САДД – система автоматизации делопроизводства и документооборота;

КИС – корпоративная информационная система;

АСУД –автоматическая система управления документами;

КАСУ– корпоративная система автоматизации делопроизводства и т.п.²⁶

Таким образом, несмотря на сравнительную молодость систем электронного документооборота, на сегодняшний день оформилась совокупность понятий и терминов, позволяющая наиболее полно определить сущность СЭД и разрабатывать дальше проблемы теории и практического применения СЭД.