3.3. Уніфікація та стандартизація документації

Розвиток систем автоматизованого оброблення інформації вимагав уніфікації та стандартизації всієї документації, призначеної для відображення економічної інформації. Уніфікацію документації було проведено в державному масштабі в 1970-х роках. Так, постановою Держкомітету стандартів «Уніфіковані системи документації, які використовуються в АСУ» визначено вимоги до уніфікованої системи документації (УСД). Вона охоплює комплекс взаємопов’язаних документів, що відповідають єдиним правилам і вимогам побудови. До складу УСД входить облікова, звітно-статистична, фінансова, банківська, розрахунково-платіжна та інша інформація. Кожному документу присвоєно код відповідно до загальнодержавного класифікатора управлінської документації (ОКУД).

Уніфікація поставила такі вимоги до документів:

Ø стандартна форма побудови;

Ø пристосування до автоматизованого оброблення;

Ø мінімізація показників;

Ø крім дублювання;

Ø охоплення всіх складових для цілей управління показників.

Документація, яка діє у фінансово-кредитних установах, є повністю уніфікованою для всіх організацій. Що стосується первинної документації для бухгалтерського обліку, то створити повністю уніфіковані системи документації на всіх ділянках поки що не можна з причин різноманіття галузевих форм і методик для деяких ділянок обліку.

Так, для обліку основних засобів, фінансових операцій створено єдині для всіх підприємств міжгалузеві уніфіковані документи. Для праці та заробітної плати, обліку матеріалів розроблено галузеві типові форми документів, які пристосовуються до чинних облікових методик і конкретної галузі.

Вимоги до уніфікованої документації вимагають мати стандартну форму побудови документів, що передбачає виокремлення в документі трьох частин: заголовкової, змістової, оформлювальної.

На попередній стадії проектування автоматизованого оброблення вивчаються всі види і форми первинних документів, що використовуються для розв’язування задач обліку. При цьому виявляються уніфіковані документи, а також з’ясовується можливість заміни чинних документів уніфікованими. Коли такої можливості немає, здійснюється розроблення нових первинних документів, тобто заміна чинних документів новими, пристосованими до автоматизованого оброблення. Цю роботу виконують спеціалісти з автоматизації спільно з користувачами.