9.3. Ms PowerPoint как средство создания презентаций

Программа Microsoft Power Point (cайт программы: http://office.microsoft.com/en-us/powerpoint/FX100487761033.aspx) входит в состав Ms Office и имеет такой же интерфейс, что и другие офисные программы, т. е. использует стандартные возможности офисных приложений: меню, панели инструментов, Help и т.д..

Microsoft PowerPoint – самый широко применяемый пакет для подготовки презентаций. Популярность эта объяснима наличиемMicrosoft Office на большинстве корпоративных и домашних компьютеров и тем, что даже при минимальной компьютерной подготовке с помощью этого пакета можно разрабатывать презентации профессионального уровня.

Создание презентации

В MS Power Point можно создать "пустую" презентацию или презентацию на базе встроенных шаблонов оформления, шаблонов MS Office Online или шаблонов веб-страницы. Встроенные шаблоны PowerPoint 2007 содержат различные темы и макеты презентации, кроме того, доступны дополнительные шаблоны с веб-узла Microsoft Office Online. Можно выбрать фотоальбомы, рекламные буклеты, календари, деловые, научные и обучающие презентации, использовать разного рода диаграммы. Тема документа представляет собой набор вариантов форматирования, включающих цветовую гамму, набор шрифтов и эффекты оформления слайдов.

Для создания презентации или добавления слайдов к уже существующей презентации можно использовать текст, созданный в других приложениях. PowerPoint поддерживает импорт документов MS Word (.doc), документов в формате RTF (.rtf), обычного текста (.txt) и документов HTML (.htm).

Состав презентации

Каждая презентация представляет собой совокупность слайдов, на которых располагаются тексты, рисунки, диаграммы, кнопки и прочие элементы, которые не только являются информационным материалом, но и могут обладать различными свойствами, например, их появление может сопровождаться звуком или анимацией, или же выделение элементов может вызывать появление других элементов или смену слайдов.

После разработки слайдов презентации удобно создать слайд, который содержит заголовки слайдов презентации и, по сути, представляет собой оглавление презентации. Для каждого абзаца созданного слайда можно установить гиперссылку на слайд, заголовок которого этот абзац представляет, и тогда в процессе показа презентации легко осуществлять переход на любой слайд.

На слайды можно помещать таблицы, диаграммы, изображения, разнообразные геометрические фигуры, видео и звук, построенные при помощи других программных приложений, в том числе не входящих в MS Office.

Диаграммы в MS PowerPoint 2003 строятся с применением MS Graph. При вставке диаграммы на слайде отображается диаграмма со связанной таблицей данных. В эту таблицу можно вводить данные вручную, импортировать данные из текстового файла или вставлять данные, скопированные из другого документа.

Если на компьютере установлено приложение Microsoft Office Excel 2007, можно воспользоваться средствами построения диаграмм этого приложения и в других приложениях версии 2007, в том числе и в PowerPoint 2007. Достаточно выбрать тип, макет и стиль диаграммы, и происходит открытие приложения Excel 2007 для ввода данных и быстрой профессиональной настройки диаграммы.

Если на компьютере не установлено приложение Microsoft Office Excel 2007, использование расширенных возможностей по построению диаграмм в приложениях Microsoft Office выпуска 2007 невозможно. В этом случае автоматически открывается Microsoft Graph, как и в версии Microsoft Office 2003.

При открытии в PowerPoint 2007 презентации, которая была создана в более ранних версиях Microsoft Office, и при наличии в ней графика или диаграммы, созданных с помощью приложения Microsoft Graph, PowerPoint 2007 сохранит прежнее оформление и позволит продолжить редактирование графика или диаграммы.

В составе MS PowerPoint 2003 имеется библиотека диаграмм, которая включает диаграммы различных типов, не основанные на числовых значениях (рис.9.1), например, организационную, радиальную и пирамидальную диаграммы или диаграмму Венна. Эти диаграммы делают подачу материала более наглядной и позволяют отображать:

• взаимосвязи между группами лиц, событиями, этапами для достижения цели;

• стратегию координации и развития;

• графические описания конкретных операционных функций и задач;

• коммуникационные каналы и информационные потоки;

• степень централизации и масштабов контроля;

• описания процессов принятия решений и т.п.

Рис. 9.1. Диаграммы для нечисловых данных MS PowerPoint 2003

В программах Microsoft Office выпуска 2007 можно создавать подобные диаграммы, вставляя рисунки SmartArt . Для этого используется пиктограмма SmartArt в группе Иллюстрации вкладки Вставка. Для создания организационных диаграмм необходимо включить надстройку Organization Chart. На рис.9.2 отображены перечень типов рисунков SmartArt и возможные макеты циклических диаграмм.

Рис. 9.2. Рисунки SmartArt MS Office 2007

Рисунки SmartArt обладают высоким дизайнерским качеством, служат для наглядного представления данных и позволяют эффективно донести сообщение или идею презентации. Рисунки можно быстро и легко создать на основе различных типов и макетов, которые предлагается выбрать в диалоге на рис.9.2. Позже можно быстро и легко переключать макеты рисунка SmartArt. Большая часть содержимого созданного рисунка – текст и форматирование текста, цвета, стили, эффекты – автоматически переносится в новый макет.

Надстройка Organization Chart (организационные диаграммы, прежнее название – Microsoft Organization Chart 2.0) впервые появилась в программе Microsoft PowerPoint 95. С тех пор в нее не вносилось существенных изменений. Для программ семейства Microsoft Office выпуска 2007 года указанная надстройка является дополнительным компонентом, который не устанавливается автоматически при установке пакета Microsoft Office 2007. Ее необходимо устанавливать отдельно стандартным способом, используя пункт Изменение или удаление программ панели управления Microsoft Windows. После того как надстройка Organization Chart установлена, организационные диаграммы можно добавлять в документы Microsoft Office 2007 любого типа, используя вставку объекта Надстройка организационных диаграмм для приложений Microsoft Office. Сведения о том, как установить надстройку Organization Chart, см. в разделе "Где можно найти организационную диаграмму для пакета Microsoft Office?" справочной информации.

При необходимости для создания организационной диаграммы можно воспользоваться приложением Microsoft Office Visio 2007, которое в некоторых случаях является наилучшим средством иллюстрации структуры организации или схемы отношений.

Вариант отображения любого из объектов слайда регулируется множеством настроек, различных для разных типов объектов. При изменении шаблона презентации возможно автоматическое форматирование всех элементов презентации (цвет фона, цвета диаграмм, таблиц, графиков, шрифтов и т.д.). Отдельные объекты несложно связать гиперссылками с документами на жестком диске, конкретными веб-страницами или другими слайдами презентации, объекты можно оживить, применив анимационные эффекты. Возможно также назначение объектам различных действий (запуск приложения, проигрывание звукового файла) при наведении или при нажатии левой кнопки мыши. Дополнительно с элементами презентаций могут быть связаны процедуры, разрабатываемые на языке Visual Basic for Application. Процедуры автоматически запускаются при определенном событии, например, нажатии на кнопку, расположенную на слайде.

Если требуется модификация оформления всех слайдов презентации, то используют образец слайдов. При внесении изменения в образец модифицируется презентация в целом, т.е. презентация получает определенный фон для всех слайдов, искусно подобранные объекты, размещенные на каждом слайде, определенным образом оформленные списки, цветовую гамму и т.д. Все сделанные в образце слайдов изменения автоматически отразятся на каждом слайде, связанном с модифицированным образцом.

Рис. 9.3. Использование образца слайдов

Доступны четыре варианта для того, чтобы сделать презентацию профессиональной, интересной. Это выбор шаблона презентации, применение различных тем документа использование различных способов анимации объектов и включение эффектных переходов между слайдами.

Рис. 9.4. Возможности оформления презентации

Возможно добавление фильмов Macromedia Director, но только после установки элемента управления Shockwave ActiveX. Содержимое Director преобразуется в формат DCR программы ShockWave Director, используемый преимущественно для доставки информационных материалов через Интернет. Сведения о преобразовании содержимого Director в формат DCR приведены в руководстве программы Director и ее электронной справке. Кроме того, на веб-узле Macromedia имеется введение в Shockwave Publishing. Разместив на слайде элемент управления указанного типа, в его свойствах необходимо задать полный путь к файлу DCR. Остается только изменить положение и размер элемента управления в соответствии с фактическими параметрами слайда. Подобным образом можно использовать файлы Director с трехмерной графикой.

Допускается сохранение подготовленных слайдов в виде пользовательских макетов, что позволит в дальнейшем упростить включение в любую презентацию слайдов, имеющих такую же компоновку.

Представление презентации

В сфере подготовки презентаций Microsoft PowerPoint является одним из наиболее мощных приложений и обеспечивает разработку документов разных типов:

• слайды для автономного показа на экране компьютера, для воспроизведения в сетевом окружении в режиме реального времени, для публикации в сетевом окружении с последующим автономным просмотром пользователями;

• материалы презентации для рассылки по электронной почте заинтересованным адресатам;

• раздаточные материалы презентации для распечатки на бумаге и раздаче в аудитории;

• материалы презентации, рассчитанные на распечатку на прозрачной пленке и последующую демонстрацию на оптическом проекторе;

• материалы презентации, рассчитанные на распечатку на 35-миллиметровой диапозитивной фотопленке и последующую демонстрацию на оптическом слайд-проекторе;

• материалы презентации, рассчитанные на воспроизведение через мультимедийный проектор.

В соответствии с перечисленными материалами презентация может быть представлена несколькими путями:

• демонстрация слайдов использует разные возможности анимации объектов слайдов, эффекты перехода, звуковое сопровождение, временные интервалы анимации и перехода слайдов и другие возможности экранного показа. Можно проигрывать презентацию в автоматическом режиме;

• онлайновая презентация предполагает публикацию презентации на веб-страницах, т. е. создание HTML-файла, который будет снабжен возможностями навигации по страницам презентации;

• распечатка презентации позволяет распечатать каждый слайд на отдельной странице с комментариями в цветном или в черно-белом изображении. Возможно масштабирование слайдов. Можно выполнить распечатку на "прозрачках";

• для сопровождения презентации можно распечатать дополнительные материалы: раздаточные материалы для аудитории, заметки докладчика.

Типы файлов

По умолчанию в Microsoft Office 2007 презентация сохраняется в файле с расширением .pptx. В версии 2003 файл презентации имеет расширение .ppt.

С расширением .ppsx (версия 2007) или .pps (версия 2003) презентация сохраняется только как демонстрация слайдов. В дальнейшем файл может быть загружен лишь для показа слайдов, которые не могут быть модифицированы.

PowerPoint позволяет сохранить презентацию как веб-страницу с расширениями .htm, .html. Одновременно сохраняются и папки со связанным содержимым. HTML-файлы доступны для просмотра любым браузером. Файлы с расширениями .mht, .mhtml сохраняют презентацию как веб-архив, в котором и тексты, и рисунки сохраняются как отдельные файлы и доступны любому браузеру.

Нередко возникают ситуации, когда презентацию удобно сохранить в формате с неизменным макетом. Такой файл легко напечатать и использовать для совместной работы, а также трудно изменить. Microsoft Power Point, начиная с версии 2007, предлагает бесплатное дополнение для сохранения и экспорта файлов в формате pdf или xps (XML Paper Specification).

Презентация может быть сохранена как шаблон. Это необходимо для дальнейшего использования одного и того же стиля презентации. Шаблоны презентации имеют расширение .potx (версия 2007) и .pot (версия 2003).

Вопросы для самопроверки

1. Назначение электронных презентаций.

2. Классификация аудиторий, для которых представляется презентация.

3. Достоинства презентации.

4. Последовательность подготовки электронной презентации.

5. Способы представления презентации.

6. Что такое гиперссылки и для чего они используются в презентации?

7. Для чего используется образец слайдов?

8. Что такое Flash-презентация?

9. Средства создания интерактивной презентации.

10. Использование графических элементов в презентации.

11. Что такое элементы мультимедиа?

12. Возможности применения анимационных эффектов.