3. Технология обработки текстовой информации

Одним из основных вопросов создания документа является выбор типа шрифта, его стиля и размера, а также определения требований к плотности печати на строке и странице. Важность этих решений связана с тем, что успех того или иного документа в большой степени зависит от того, как он выглядит.

Создание документа в текстовом редакторе Word:

1 Создать новый документ.

Если запустить редактор, то обычно новое окно уже создано. Далее :

- «Файл» - «Создать» или;

- на экране окно редактора «Microsoft Word» и в нем — окно документа с именем (по умолчанию) Документ 1 (2, 3, ...). Если окна совмещены, то заголовок окна редактора — «Документ 1 (2, 3,…) Microsoft Word»

Заголовок одного окна темного цвета, это активное окно — с ним можно работать: вводить текст и все прочее.

Выполнив щелчок по другому окну, мы активизируем его и можем теперь работать с ним. Таким образом, в Word можно оперировать одновременно с двумя документами — копировать тексты из окна в окно, сравнивать тексты и пр.

2 Задать параметры страницы, т.е. установить размеры страницы и ее полей. По умолчанию в редакторе устанавливаются размеры страницы 210х297 мм, но при необходимости их можно изменить: «Файл» - «Параметры страницы» - «Размер бумаги».

В выпадающем списке «Размер бумаги» выделить один из стандартных форматов либо с помощью полей «Высота» и «Ширина» задать произвольный формат. Здесь же можно задать положение листа: Книжная (вертикальное) и Альбомная (горизонтальное), а также дополнительные параметры.

Установка размеров полей страницы производится во вкладке «Поля» того же пункта.

3 Задать параметры текста, для этого выполнить: «Формат» - «Абзац»: на экране — «Абзац», вызвать вкладку «Отступы и интервалы»:

а) Указать расстояние между строками: во вкладке «Отступы и интервалы» в выпадающем списке «Межстрочный» выбрать одну из строк: Одинарный; 1,5 строки (Полуторный); Двойной; Минимум; Точно; Множитель.

б) Указать выравниваемый край текста: в той же вкладке в выпадающем списке «Выравнивание» выбрать одну из строк:

- Влево (Вправо) — выровнять левый (правый) край;

- По центру — текст каждой строки расположить по центру строки;

- По ширине выровнять левый и правый края.

Выравнивание текста можно выполнять и соответствующими кнопками панели инструментов форматирования. Для выравнивания края (краев) отдельного абзаца: ЩЛ по абзацу и ЩЛ по кнопке выравнивания.

в) Задать величину отступа первой строки: в той же вкладке, что и выше, в выпадающем списке «Первая строка» выделить строку «Красная» («Отступ»), а в поле ввода «Сколько» («На:») ввести значение абзацного отступа (в см) — «OK».

г) Задать параметры шрифта, для чего выполнить: «Формат» - «Шрифт» и выбрать необходимые параметры и нажать кнопку «OK».

д) Стиль абзаца (документа). Сейчас самое время ввести это понятие. Стиль абзаца это совокупность всех параметров, имеющих отношение к абзацу: вид выравнивания, параметры шрифта и т.д. Видимо, можно говорить и о стиле документа, если все абзацы (и прочие компоненты) его имеют один стиль.

Редактор позволяет сохранять оригинальный стиль созданного вами документа и использовать его в дальнейшем.

Выбор шрифта должен соответствовать информации, которую вы хотите передать читателю: шрифт не должен быть не слишком заметным, ни слишком ординарным. При этом различные части документа (заголовок, сам текст документа, примечания) нужно набирать шрифтами различных размеров. Правильный выбор шрифта, его стиля (жирный, курсив, обычный) и размера акцентирует содержание сообщения, не привлекая внимания к самому шрифту. Большое значение имеет выбор степени разреженности строк на странице и их длина.

Существует два типа стилей оформления:

- стиль абзаца, определяющий основные параметры формата: шрифт, его стиль и размер, способ выравнивания строк, межстрочное расстояние и др.;

- стиль символов, определяющий шрифт, начертание, размер шрифта.

Список имеющихся стилей оформления можно получить двумя способами: либо щелкнув по кнопке раскрывающегося списка в левой части панели Формат, либо выбрав команду Формат/Стиль. В этом списке названия стилей абзаца набраны полужирным шрифтом, а названия стилей символов — обычным.

Можно применить определенный стиль к некоторому элементу документа. Например, установив текстовый курсор в каком-то абзаце, и выбран в списке стилей «Заголовок 2» (в панели инструментов Формат), присвоить этому абзацу статус заголовка второю уровня.

Если вручную изменить оформление выделенного абзаца, а затем попытаться повторно применить к нему ранее установленный стиль, Word воспримет эту попытку как желание переопределить данный стиль. После этого придется ответить на вопрос: хотите ли вы восстановить стиль, ранее присвоенный абзацу, или, наоборот, заменить данный стиль новым вариантом.

Если применить определенный стиль к элементу документа (например, абзацу), то в дальнейшем, если изменить этот стиль, автоматически изменится оформление всех абзацев, к которым ранее был применен этот стиль.

По общим правилам текстового процессора Word, выбранный в списке стиль абзаца будет применен либо к абзацу, в котором находится текстовый курсор (если вы не выделили текст), либо ко всем выделенным абзацам. Стиль символов будет применен к тому слову, которое содержит текстовый курсор (если вы не выделили текст), либо к выделенному участку текста.

Вы можете модифицировать существующий стиль (например, стиль оформления сноски), либо создать новый стиль. Для этого нужно выбрать команду Формат/Стиль, которая откроет диалоговое окно. В этом окне можно просмотреть список стилей, оценить внешний вид абзаца, оформленного этим стилем (окно «Абзац») и вид символов. В нижней части окна находится описание выделенного на данный момент стиля. Чтобы применить, создать, модифицировать стиль, надо нажать одну из командных кнопок: Применить, Создать, ..., Изменить.

Когда необходимо создать новый документ на основе определенного шаблона (например, шаблона Narmal.dot), стили этого шаблона копируются в ваш документ. Вы можете изменить стили текущего документа, однако стили шаблона в общем случае не изменятся. В вашем распоряжении несколько вариантов управления стилями. Например, можно скопировать модифицированные стили активного документа в шаблон документа (с расширением . dot), непосредственно изменить стили в шаблоне (открыв его командой «Файл» - «Открыть» как обычный файл), скопировать стили из шаблона в текущий документ.

Таблица состоит из n столбцов (n>=1) и m строк (m>=1). Основной структурный элемент таблицы — ячейка, т. е. фрагмент документа на пересечении столбца и строки.

Ячейку таблицы можно считать «микродокументом» — это обычный фрагмент документа, который подчиняется почти всем законам «нормального» текста. Ячейка может состоять из нескольких строк (абзацев), может содержать рисунки и рисованные объекты; текст ячейки можно форматировать по обычным правилам (включая выравнивание). Однако ячейка не может содержать другую таблицу.

Для создания и обработки таблиц необходимо пользоваться пунктом Таблица главного меню. В этом пункте имеется команда-переключатель Сетка. Приступая к работе с Word, следует активизировать этот переключатель. Тогда каждая таблица на экране будет выделена пунктирной сеткой, с помощью которой легко манипулировать ячейками, строками и столбцами. Эта сетка никогда не печатается.

Word предусматривает два способа создания таблицы:

преобразование в таблицу существующего текста;

создание пустой таблицы с последующим заполнением ее ячеек.

Какой способ выбрать, зависит от характера таблицы (например, насколько она готова или как часто меняется). Впрочем, у процессора Word имеются настолько удобные средства модификации готовой таблицы, что выбор способа ее создания, строго говоря, не имеет особого значения.

Первый способ создания таблицы. Чтобы Word мог преобразовать в таблицу фрагмент текста, этот фрагмент должен содержать информацию: что считать ячейкой, а что считать строкой таблицы. Для этого при наборе текста фрагмента надо разделять отдельные элементы нажатием клавиши «Tab», а каждую строку вводить в отдельном абзаце (в конце каждой строки нажимать клавишу «Enter»). По количеству символов «Возврат каретки», посылаемых клавишей «Enter», Word определит число строк будущей таблицы.

Далее надо выделить строки, относящиеся к таблице, выбрать команду «Таблица» - «Преобразовать в таблицу» и нажать кнопку «ОК».

Второй способ — создать пустую таблицу и заполнить ее ячейки — выполняется очень просто. Необходимо выбрать команду «Таблица» - «Добавить таблицу» и в диалоговом окне просто указать число строк и столбцов. Очень удобно использовать палитру инструментов, которая вызывается командой «Таблица» - «Нарисовать таблицу». В этой палитре два основных инструмента — карандаш и ластик для стирания граничных линий ячеек. С помощью этих инструментов можно нарисовать таблицу достаточно сложной структуры.

Создать диаграмму в Word можно с помощью команды: «Вставка» - «Схематическая диаграмма»…, затем, выбрать тип диаграммы и нажать кнопку «OK».