INFO2

3.1. Выполнение задания

3.1.1. Разработка структуры БД Выполнение начинается с разработки структуры БД. На этом этапе должны быть детально проанализированы условия задания и, на их основе, определено количество таблиц, необходимых для описания всех характеристик анализируемой предметной области. Кроме того, необходимо определить какие поля в таблицах будут использованы в качестве ключевых, а также определить каким образом будет осуществляться связь между таблицами. Если невозможно установить связи посредством использования ключевых полей, определить таблицы, которые будут использоваться только для связи между другими таблицами.

3.1.2. Создание таблиц. Для каждого поля конкретной таблицы необходимо определить его тип и размер и тщательно проверить, удовлетворяет ли диапазон значений выбранного типа тем значениям, которые может реально принимать данное поле. При необходимости, для некоторых полей можно установитьУсловие на значение и задать сообщение, выдаваемое на экран в случае несоответствия введенного значения заданному условию или присвоить значения, принимаемые по умолчанию. Можно также определить формат вводимой информации для конкретных полей. Заполнить соответствующей информацией каждый из разделов создаваемой структуры таблицы: Имя поля, Тип данных и Описание. Раздел описаний необязателен для заполнения, но информация, введенная в данный раздел отображается в строке состояния при вводе данных для конкретного поля, облегчая процесс ввода.

3.1.3. Создание индексов и ключевых полей. Информацию в таблицах можно упорядочить, создав индекс для конкретного поля или нескольких полей. Желательно, чтобы для таблиц были созданы ключевые поля. Для установления связей между таблицами наличие таких полей обязательно. Ключевое поле может быть простым или составным, т.е. состоять из нескольких полей для однозначной идентификации каждой записи в таблице.

3.1.4. Сохранение таблиц По окончании создания структуры таблицы ее необходимо сохранить. Для сохранения выполнить: Файл -> Сохранить как/экспорт. В окнеСохранение объекта должен быть выбран параметр в текущей базе данных. Ввести имя созданной таблицы. Выполнить щелчок по кнопке . После сохранения закрыть окно Конструктора таблиц.

3.1.5. Заполнение таблиц. Открыть таблицу в режиме таблицы. Заполнить необходимой информацией, подготовив для заполнения не менее десяти записей для основной таблицы. Сохранение не требуется, т.к. сохранение производиться сразу при переходе к следующей записи. Закрыть заполненную таблицу. Аналогично поступить с остальными таблицами.

3.1.6. Установка связей между таблицами. Выполнить команду Сервис -> Схема данных.

Появится окно Схема данных. Если связи устанавливаются впервые, оно будет содержать диалоговое окно Добавление таблицы. Если окно Добавление таблицы отсутствует, его можно открыть, выбрав Связи -> Добавить таблицу или выбрать пиктограмму Добавить таблицу.
Выбрать таблицу, которая будет использоваться для установки связей, затем выполнить щелчок на кнопке , для добавления таблицы в окно Схема данных.
Повторить действия, описанные в п.2 для каждой таблицы, участвующей в установке связи.
Для создания связей между таблицами переместить поле (или поля), которое необходимо связать на соответствующее поле другой таблицы. В большинстве связей ключевое поле первой таблицы связывается с аналогичным полем второй таблицы. После перемещения поля появится диалоговое окно Связи.
В диалоговом окне представлены названия таблиц, между которыми устанавливаются связи и имена полей для связи. Полям, на основе которых создаются связи между таблицами, не обязательно иметь одинаковые имена, однако они должны быть одного типа. Исключение составляют поля счетчиков, которые можно связывать с числовыми полями.
Для автоматической поддержки целостности БД установить флажок Обеспечение целостности данных. Кроме этого флажка в окне представлены и другие:
- Каскадное обновление связанных полей. При включении данного режима изменения, сделанные в связанном поле первой таблицы, автоматически вносятся в поля связанной таблицы, содержащей те же данные.
- Каскадное удаление связанных полей. При включении данного режима удаление записей в первой таблице приводит к удалению соответствующих записей связанной таблицы.
Выполнить щелчок на кнопке . Затем закрыть окно Связи. При запросе о сохранeнии связи выполнить щелчок на кнопке .

30.

Запросы предназначены для отбора данных, которые удовлетворяют заданным критериям. В виде таблицы появляется временный набор записей. Здесь отображаются также записи, добавляемые, удаляемые или изменяемые в исходных таблицах.

В Access запросы делятся на QBE –запросы(Query By Example - запрос по образцу), параметры которых устанавливаются в окне конструктора запросов, и SQL-запросы (Structured Query Language – структурированный язык запросов), при которых применяются операторы и функции языка SQL. Access легко преобразовывает QBE –запрос в SQL-запрос, и наоборот.

В Access можно формировать запросы следующих видов:

· Однотабличные запросы:

Допустим, что требуется получить данные из таблицы Кадры, Фамилии работников и дату найма (Рис.9).

Рис. 9. Однотабличный запрос

· Многотабличные запросы:

Требуется узнать фамилии работников с окладами больше 4000 рублей (Рис.10).

Рис. 10. Многотабличный запрос

· Запросы на создание таблиц:

Пусть для нашего предприятия необходимо создать таблицу, в которой была бы указана зарплата сотрудников со всеми надбавками и премиями (Рис.11).

Рис. 11. Фрагмент бланка запроса на создание таблицы Т-Зарплата

· Запрос на добавление:

В таблицу Т-Должность добавим еще одну запись «Маляр» (Рис.12).

Рис. 12. Запрос на добавление записи в таблицу Т-Должность

· Запрос на обновление:

Допустим, что при введении данных о сотрудниках была допущена ошибка. Имя программиста Иванова не Петр, а Иван. С помощью запроса на обновление исправим данную ошибку (Рис.13).

Рис.13. Запрос на обновление

· Запрос на удаление:

Предположим, что произошло увольнение работника. Его данные были занесены в таблицу Т-АрхивУволенных. Теперь необходимо удалить запись о данном сотруднике из таблицы Т-Кадры (Рис.14).

Рис. 14. Запрос на удаление

Содержание