logo
ЛК

1.2 Організація праці облікового персоналу в умовах застосування сучасних інформаційних технологій в обліку та аудиті

На сучасному етапі одним із основних напрямів удосконалення системи управління на господарських об’єктах є впровадження інформаційних технологій (ІТ). Низький рівень інформатизації в Україні є однією з головних перешкод на шляху ефективного застосування нагромадженого в країні наукового потенціалу. Саме тому одним з головних завдань сьогодення є прискорення інформатизації суспільства. Адже без цього не можна ефективно організувати облік і управління господарською діяльністю.

Інформаційна технологія – це сукупність методів і процедур, за допомогою яких реалізуються функції збирання, передавання, оброблення, зберігання та доведення до користувачів інформації в організаційно-управлінських системах з використанням обраного комплексу технічних засобів.

Принципова відмінність інформаційної технології від виробничої (яка являє собою сукупність способів оброблення, виготовлення, зміни стану, властивостей, форми сировини, матеріалів, напівфабрикатів, застосовуваних у процесі виробництва) полягає в тому, що вона крім рутинних операцій містить елементи творчого характеру, які не піддаються регламентації та формалізації.

У нових умовах господарювання стрімко зростає роль інформаційної бази, яка за змістом, методами доступу до неї користувачів і можливостями обміну даними між користувачами різних рівнів управління має відповідати вимогам господарювання. Для практичної реалізації об’єктами господарювання наданої їм самостійності постійно потрібна оперативна, вірогідна і доступна облікова інформація про такі показники, як фактична потреба в їхній продукції, забезпеченість процесу її виготовлення різноманітними видами ресурсів, ціни на продукцію, фактичний стан виробництва і т. ін. Усе це створює передумови для пошуку нових інформаційних технологій управління, що ґрунтуються на сучасних засобах обчислювальної техніки.

Ера комп’ютерної інформаційної технології, названої новою (сучасною, безпаперовою) інформаційною технологією (НІТ), настала з появою і широким розвитком персональних електронно-обчислювальних машин (ПЕОМ) і периферійної техніки. Основу НІТ становлять розподілена комп’ютерна техніка, «дружнє» програмне забезпечення, розвинені комунікації. Обліковцю надається можливість прямого спілкування з ПЕОМ під час роботи в діалоговому режимі. При цьому потужні програмні засоби у вигляді баз даних, баз знань, інформаційно-пошукових систем тощо створюють комфорт у роботі, дають змогу не лише автоматизувати процес зміни форми та місцезнаходження облікової інформації, а й змінити її зміст. Комп’ютери завдяки збільшенню обсягів індивідуального виконання робіт допомагають обліковцю підвищити продуктивність його праці.

Новій ІТ притаманні: персоналізація використання засобів обчислювальної техніки, створення локальних мереж ЕОМ і багаторівневих розподільних систем оброблення облікових даних, організація автоматизованих робочих місць (АРМ) спеціалістів з обліку та аудиту. Водночас нова інформаційна технологія має деякі нетехнічні особливості, а саме: врахування людського фактора у процесах управління, колективне використання інформаційних ресурсів; удосконалення методик виконання розрахунків і прийняття управлінських рішень на підставі цілісного уявлення про об’єкт. Нова інформаційна технологія, крім широкого застосування комп’ютерної техніки, базується на трьох основних принципах: інтегрованості, гнучкості та інформативності.

Сучасний напрям застосування обчислювальної техніки для автоматизації функцій обліку та аудиту визначається спільними для організаційно-економічних систем управління тенденціями розвитку засобів обчислювальної техніки, форм і методів їх використання. Передусім це насамперед перехід до персонального оброблення даних.

У процесі переходу від централізованого до персонального (децентралізованого) оброблення облікових даних вирішальну роль відіграють персональні ЕОМ (ПЕОМ). Такі обчислювальні машини, зорієнтовані на певну предметну область, називають професійними персональними ЕОМ. Особливостями ПЕОМ є: доступність широкому загалу користувачів; універсальність застосування при виконанні різних облікових робіт; автономність експлуатації. Роботи з ПЕОМ виконуються безпосередньо на робочому місці обліковця, який не має спеціальних знань з програмування.

Багатофункціональне застосування ПЕОМ забезпечується значною кількістю прикладних програм та інтегрованих пакетів. Такі програми й пакети дають змогу задовольнити різноманітні потреби бухгалтера: оброблення текстів, робота з базами даних (БД) з використанням систем керування базами даних (СКБД) і окремими файлами; виконання розрахунків у різних режимах (пакетному, діалоговому, запитовому), робота в локальній мережі ПЕОМ і т. ін.

Найпоширенішим є індивідуальне використання ПЕОМ на робочому місці обліковця для розв’язування локальних задач, що дає змогу застосовувати персональну технологію оброблення даних. Водночас на різних рівнях системи управління у процесі оперативної взаємодії різних служб і виконавців відбувається обмін обліковими даними (інформаційний обмін), у зв’язку з чим постає потреба у колективному використанні інформаційно-обчислювальних ресурсів. Наприклад, спільне використання периферійного спорядження, приєднання кількох ПЕОМ до спільного центру (головної ЕОМ), який реалізує функції колективної бази даних. Використання такої БД виключає дублювання, забезпечує оперативний вибір інформації, що підкреслює переваги індивідуальної роботи на ПЕОМ з ефективним зверненням до великих БД.

Важливою особливістю нової інформаційної технології є створення локальних мереж ПЕОМ, в яких ефективно поєднуються можливості ПЕОМ для персонального оброблення облікових даних з перевагами їх розподільного оброблення, та які забезпечують колективне використання загальних інформаційних ресурсів для управління об’єктами.

У локальних мережах ПЕОМ виникає новий тип взаємодії користувачів, за якого по каналах зв’язку відбувається обмін текстами, документами, іншою інформацією, реалізуються елементи «безпаперової» технології оброблення облікових даних, організується «електронна пошта» тощо. У таких мережах ЕОМ ефективно виконуються операції первинного введення даних до системи, проводиться діалогове та регламентне розв’язування облікових задач, виробляються і застосовуються управлінські рішення на підставі наскрізної інформаційної підтримки засобами бази даних мережі.

Обираючи форму організації праці облікового персоналу в певних умовах управління, необхідно виходити з наявності двох аспектів господарського обліку: інформаційного та технологічного. Перший аспект відбивається в системі облікової інформації, другий – в системі відображення облікових даних, тобто в інформаційній технології господарського обліку.

Інформаційна технологія системи господарського обліку на конкретному об’єкті має бути децентралізованою або розподіленою. Вона реалізується мережею автоматизованих робочих місць бухгалтерів (АРМБ).

Автоматизоване робоче місце бухгалтера (рис. 1.7) – це функціонально спеціалізована людино-машинна система, яка складається з програмно-технічного комплексу, інформаційного, інструктивно-методичного та організаційно-технологічного забезпечення та використовується для автоматизації функцій обліку, аудиту, контролю.

Мережа АРМБ створюється на таких принципах:

Структура мережі залежить від конкретного об’єкта управління. Вона може мати один, два і більше рівнів.

Рисунок 1.7 – Структура АРМБ

Найчастіше використовується трирівнева мережа, в якій виокремлюють:

АРМБ вищого рівня призначені для розв’язання задач з великими обсягами оброблюваних даних, які потребують значних витрат обчислювальних ресурсів, до того ж (за окремими винятками) у пакетному режимі. Тому на цьому рівні мають перебувати досить великі й потужні обчислювальні ресурси (суперЕОМ). Наприклад, у процесі управління промисловим підприємством на АРМБ вищого рівня розв’язуються задачі з: аналізу роботи структурних підрозділів і підприємства в цілому, узагальнення зведених показників, пов’язаних із розв’язанням регламентних облікових задач з формування періодичної та зведеної звітності; здійснення оперативного контролю за використанням трудових, матеріальних і фінансових ресурсів підприємства тощо.

Для АРМБ середнього рівня використовуються професійні ПЕОМ і створюються локальні бази даних. Ці засоби можуть слугувати основою для організації мережі автоматизованих робочих місць обліковців загальногосподарського рівня. За кожним АРМ на цьому рівні закріплюється ділянка бухгалтерського обліку або комплекс облікових задач і виконуються роботи (в режимі діалогу «обліковець – ПЕОМ») з уведення та контролю даних, переданих з АРМБ нижчого рівня; формування бухгалтерських проведень; складання хронологічних та синтетичних облікових регістрів; формування відповідей та передавання інформації за запитами; передавання інформації на АРМБ вищого рівня тощо.

На АРМБ нижчого рівня (комора, склад, каса, дільниця) за допомогою ПЕОМ виконуються роботи з: уведення первинних даних (наприклад, про виробіток чи використання робочого часу); формування і друкування документів первинного обліку (наряд, табель тощо); первинне оброблення даних (нарахування відрядної заробітної плати бригаді, облік продуктивності праці і т.ін.), передавання даних на АРМБ середнього рівня; ведення локальних баз даних тощо.

Оскільки на АРМБ нижчого рівня формуються первинні машинні записи, які відбивають здійснені на певну дату господарські операції в натуральній чи натурально-вартісній формі, постає проблема забезпечення контролю вірогідності представлених даних та обліку введених записів. Крім того, необхідно забезпечити санкціонований доступ до цієї інформації з метою запобігання зловживанням різного роду.

АРМБ є багато функціональними й реалізують кілька режимів роботи. Наприклад, управління виробництвом пов’язане з постійним зверненням до різноманітних облікових даних, необхідних для прийняття управлінських рішень, пошуком, вибором і групуванням цих даних за різними ознаками. Створення мереж АРМБ різних рівнів і призначення передбачає інформаційно-довідкове обслуговування користувачів і надає їм засоби оперативної діалогової взаємодії з інформаційно-обчислювальними ресурсами окремих АРМБ або їх мереж.

Зауважимо, що значна кількість розрахунків з обліку та аудиту на різних рівнях виконується як інформаційно-довідкова функція. Інформаційно-довідкове обслуговування при цьому можна реалізувати у процесі діалогу при виконанні спеціалістом основних функцій або виділити в головному меню АРМБ у самостійну функцію, якщо таке обслуговування реалізується на вимогу споживача, при роботі з нерегламентованими запитами, які важко передбачити у програмі діалогу.

Інформаційно-довідкове обслуговування реалізує запит користувача з подальшим відображенням на екрані результатної інформації у вигляді таблиці або тексту, діалоговий запит з використанням меню та діалоговий запит з видачею нерегламентованої інформації у вигляді довідок у разі використання мов запитів високого рівня. Останній режим можуть використати лише ті споживачі, які обізнані із застосуванням мовних запитів.

Значна частка в роботі обліковців припадає на складання й підготовку різноманітних документів з обліку кадрів, виробітку, нарахування заробітної плати, взаємовідносин з бюджетом та різними позабюджетними організаціями. Якісне складання документів забезпечується професійними знаннями бухгалтерів і технічними операціями з їх оформлення.

На автоматизованих робочих місцях обліковців різних рівнів складання документів може розглядатись як одна з процедур, що полягає в реалізації основної функції користувача, або виокремлюватись у самостійну функцію в головному меню АРМБ. Складання документів відбувається як діалогова процедура, при цьому організувати її можна по-різному. Наприклад, це може бути відповідь на запитання за змістом документа з подальшою видачею на екран документа, заповненого за формою, прийнятою на об’єкті; введення даних безпосередньо до макета форми документа на екран відеотермінала; введення даних до електронних таблиць з використанням графічної символіки і т. ін. Контроль точності введення даних проводиться програмними засобами із застосуванням різних методів виявлення помилок у реквізитах, рядках, зонах документа. Такий контроль може виконати користувач візуально на екрані. Частина умовно сталих і похідних даних формується для документа автоматично (прізвище, ім’я, по батькові працівника, норма часу і розцінка на деталеоперацію, сума ЗП тощо). Примірник документа заноситься до бази даних і може бути роздрукований з подальшим юридичним оформленням (підписи, печатки тощо).

Для автоматизованого складання документів у локальній базі даних користувача необхідно мати макети документів (заголовну) та затверджувальну частини), стандартні тексти відповідей на запитання про ситуації, які виникають у процесі формування документа, тощо. Для реалізації зазначеної функції використовуються системи підготовки текстів (текстові процесори) та інші спеціальні програмні засоби.

Інформаційно-довідкова функція та функція складання документів реалізуються за допомогою спеціальних меню, які враховують особливості виконання таких функцій.

Організація АРМБ і їх мереж, масове застосування ПЕОМ створюють передумови для переходу до безпаперової технології. Це особливо важливо для функцій обліку та аудиту, виконання яких супроводжуються великою кількістю як первинних, так і результатних документів. Існуючі системи автоматизованого оброблення облікових даних зорієнтовані, як правило, на використання традиційних форм документів, що призводить до значних витрат часу на їх ручне заповнення і подальше формування даних на машинних носіях. Окрім того, оперативність оброблення даних та інформаційне обслуговування користувачів відстають від потреб управління.

Можливість формалізації основних процедур складання як первинних, так і похідних документів забезпечує автоматизацію цього процесу з використанням сучасних інструментальних засобів.

При безпаперовій технології поняття «документ» в його організаційному, правовому, економічному та інших аспектах не зникає, проте змінюються форми та методи складання й використання документів у процесах управління. Основним принципом безпаперової технології є наявність на машинних носіях усіх необхідних даних для складання документів і можливість їх автоматизованого здобування на робочих місцях користувачів. При цьому забезпечується їх друкування або відображення на екранах відеотерміналів у різноманітних формах екранного подання. Слід зазначити, що багато користувачів працюють не безпосередньо з первинними документами, а з окремими наборами даних, необхідних для виконання конкретних функцій управління. У разі безпаперової технології ці дані можуть бути частиною первинного документа, формуватися з різних документів, доповнюватися розрахунковими та довідковими показниками, виводитися на екран дисплея у формі електронної таблиці, діаграми тощо. Такий рівень безпаперової технології притаманний локальним мережам АРМБ і добре поєднується з технологією розподільного оброблення облікових даних (одноразове введення даних та їх багаторазове використання різними користувачами мережі).

Основна перевага безпаперової технології полягає не стільки в підвищенні продуктивності праці обліковців та якості документів, скільки у формуванні на машинних носіях облікових даних, які описують предметну область (фактичний стан господарювання) в реальному масштабі часу. Саме це є визначальним з позиції можливості інформування різних спеціалістів для оперативного втручання.