Изменение подхода к использованию информационных систем.

Эволюция информационных систем, связанная с характером развития технических средств обработки информации и достоинств информационных систем:

• 1-й этап (до конца 60-х годов) характеризуется проблемой обработки больших объемов данных в условиях ограниченных возможностей аппаратных средств.

• 2-й этап (до конца 70-х годов) связывается с распространением ЭВМ серии 1ВМ/360. Проблема этого этапа - отставание программного обеспечения от уровня развития аппаратных средств. 1-й и 2-й этапы характеризуются довольно эффективной обработкой информации при выполнении рутинных операций с ориентацией на централизованное коллективное использование ресурсов вычислительных центров. Основной проблемой на этом этапе была психологическая - плохое взаимодействие пользователей, для которых создавались информационные системы, и разработчиков из-за различия их взглядов и понимания решаемых проблем. Как следствие этой проблемы - создавались системы, которые пользователи плохо воспринимали и, несмотря на их достаточно большие возможности, не использовали в полной мере.

• 3-й этап (с начала 80-х годов) - компьютер становится инструментом непрофессионального пользователя, а информационные системы - средством поддержки принятия его решений. Проблемы - максимальное удовлетворение потребностей пользователя и создание соответствующего интерфейса работы в компьютерной среде. Изменился подход к созданию информационных систем - ориентация смещается в сторону индивидуального пользователя для поддержки принимаемых им решений. Пользователь заинтересован в проводимой разработке, налаживается контакт с разработчиком, возникает взаимопонимание обеих групп специалистов. На этом этапе используется как централизованная обработка данных, характерная для 1-го этапа, так и децентрализованная, базирующаяся на решении локальных задач и работе с локальными базами данных на рабочем месте пользователя.

• 4-й этап (с начала 90-х годов) -.создание современной технологии межорганизационных связей и информационных систем. Этот этап связан с понятием анализа стратегических преимуществ в бизнесе и основан на достижениях телекоммуникационной технологии распределенной обработки информации. Информационные системы имеют своей целью не просто увеличение эффективности обработки данных и помощь управленцу. Соответствующие информационные технологии должны помочь организации выстоять в конкурентной борьбе и получить преимущество. Проблемы этого этапа весьма многочисленны. Наиболее существенными из них являются:

1. выработка соглашений и установление стандартов, протоколов для компьютерной связи;

2. организация доступа к стратегической информации;

3. организация защиты и безопасности информации.

В настоящее время под корпоративной информационной системой (КИС) предприятия подразумевается система управления его бизнес-процессами, позволяющая увязывать функции отдельных подразделений с движением финансовых и товарных потоков по всей технологической цепочке управленческих процедур. Основными особенностями КИС считаются комплексность охвата функций управления, повышенная упорядоченность деловых процессов, возможность локальной установки и внедрения отдельных частей системы, адаптивность ее функциональной и инструментальной структуры, возможность развития после ее внедрения. Другими словами, КИС - это информационная система масштаба предприятия, главной задачей которой является информационная поддержка производственных, административных и управленческих процессов (бизнес-процессов).

К основным типам информационных систем можно отнести:

• системы поддержки деятельности руководителя (Executive Support Systems - ESS), помогающие принимать неструктурированные решения на стратегическом уровне управления компанией и проводить системный анализ информации из внешней среды;

• управляющие информационные системы (Management Information Systems - MIS), обслуживающие управленческий уровень, при этом они обеспечивают менеджеров среднего и высшего звена текущей информацией о выполнении основных бизнес-процессов в компании и о некоторых изменениях во внешней среде;

• системы поддержки принятия решений (Decision Support Systems - DSS), работающие со всеми типами данных и позволяющие проводить аналитические исследования, строить модели и разыгрывать сценарии для решения слабоструктурированных и вообще неструктурированных проблем в инновационных проектах;

• рабочие системы знания (Knowledge Work System - KWS), целью которых является аккумулировать знания и опыт;

• системы диалоговой обработки трансакций (Transaction Processing Systems - TPS) - базовые деловые системы, обслуживающие исполнительский (эксплуатационный) уровень организации и предназначенный для автоматического выполнения большого числа трансакций, составляющих стандартный бизнес-процесс этого уровня;

• системы автоматизации делопроизводства (OAS), работающие почти с формализованными данными, их функции - дополнять и контролировать работу систем TPS на эксплуатационном уровне и документооборот на уровне организации.

История развития

Первыми появились методология и системы MRP (Material Requirements Planning) - планирования потребности в материалах. Главная задача MRP-систем - обеспечение наличия на складе необходимого количества требуемых материалов/ комплектующих в любой момент в рамках срока планирования. Однако при расчете потребности в материалах концепция MRP не учитывала производственные мощности, их загрузку, стоимость рабочей силы, финансовые потребности и т.д. Поэтому в 80-х годах. MRP-система с замкнутым циклом была трансформирована в систему планирования производственных ресурсов (Manufactory Resource Planning), которая получила название MRP II. Ее основная суть состоит в том, что прогнозирование, планирование и контроль производства стали осуществляться по всему жизненному циклу продукции, начиная от закупки сырья и заканчивая ее отгрузкой потребителю.

В начале 90-х годов системы класса MRPII в интеграции с модулем финансового планирования (Finance Requirements Planning - FRP) получили название систем планирования ресурсов предприятий (Enterprise Resource Planning - ERP). ERP-система - это набор интегрированных приложений, позволяющих создать интегрированную информационную среду для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа всех основных бизнес-операций предприятия.

Следующим этапом развития КИС можно считать появление концепции CSRP (Customer Synchronized Resources Planning) - планирование ресурсов, синхронизированное с покупателем. Возникновение таких систем явилось следствием того, что производство стало подстраиваться под нужды потребителя. CSRP в свою очередь подготовила почву для систем нового класса в управлении предприятием - CRM (Customer Relationship Management) - управление взаимоотношениями с клиентами. CRM многие эксперты рассматривают не только как информационную систему и технологию, но и как бизнес-стратегию. Как правило, CRM-системы состоят из модулей управления контактами, автоматизации продаж, поддержки пользователей и ряда других в зависимости от функциональности.

Одновременно с CRM-системами получили развитие системы, направленные на управление бизнес-процессами в различных областях. В настоящее время ERP-системы также называют интегрированными информационными системами, которые в свою очередь подразделяются на локальные мелкие, средние и крупные. Как правило, такие системы используются для автоматизации всех функций компании и охватывают весь цикл работ от планирования деятельности до сбыта продукции. Локальные системы в свою очередь ориентированы на автоматизацию какой-либо одной функции бизнеса, например бухгалтерского учета.

В то же время многие локальные системы, направленные на решение задач управления логистикой (Supply Chain Management), складом (Warehouse Management Systems), документами (WorkFlow), бизнес-процессами (Business Process Management Systems), проектами (Project Management Systems), начинают не только существовать сами по себе либо как модуль или подсистема более большой информационной системы, но и интегрировать новые задачи. Так, системы документооборота помимо традиционных задач управления архивами, коллективной обработки документов решают новые задачи, такие, как управление коллективными знаниями.

Что касается систем управления бизнес-процессами, или BPMS-систем (Business Process Management System), - это класс программного обеспечения, предназначенного для непосредственного управления бизнес-процессами (используются также термины "ВРМ-система" и "ВРМ"). Граница между КИС, ориентированными и не ориентированными на управление бизнес-процессами, определяется их возможностью поддерживать реинжиниринг бизнес-процессов и настраиваться на созданные проектировщиком предприятия модели процессов.

Традиционный способ автоматизации бизнес-процессов - разработка или приобретение готового прикладного программного обеспечения. Однако на практике прикладные программы позволяют автоматизировать только часть шагов бизнес-процесса, а главное - внесение даже небольших изменений в схему бизнес-процесса означает необходимость перепрограммирования и большие затраты времени. В результате прикладные программы не успевают обновляться в том темпе, который диктуют изменяющиеся условия бизнеса и потребности предприятия. Изначально ВРМ-системы появились как решение именно этой конкретной проблемы.

Понятие информационного менеджмента

Информационный менеджмент охватывает все аспекты проблемы менеджмента в сфере создания и использования информационных ресурсов.

Цель информационного менеджмента: повышение эффективности деятельности предприятия на основе использования информационных систем (ИС) и технологий (ИТ).

Предмет информационного менеджмента: процессы создания, эксплуа-

тации и развития ИС предприятия.

Сферу информационного менеджмента составляет совокупность всех

задач управления, связанных с формированием и использованием информации во всех ее формах и состояниях для достижения поставленных перед предприятием целей.

Концепция информационного менеджмента объединяет следующие подходы:

• экономический, рассматривающий вопросы привлечения новой документированной информации, исходя из соображений полезности и финансовых затрат;

• аналитический, основанный на анализе потребностей пользователей в информации и коммуникациях;

• организационный, рассматривающий информационные технологии в их влиянии на организационные аспекты;

• системный, рассматривающий обработку информации на основе целостного, системно ориентированного, всеохватывающего процесса обработки информации в организации и уделяющий особое внимание оптимизации коммуникационных каналов, информации, материальных средств и других затрат и методов работы.

Информационный менеджмент в организации выполняет стратегические, оперативные и административные задачи. К числу стратегических задач относятся: создание информационной инфраструктуры организации и управление информационными технологиями. Оперативные и административные задачи носят более узкий и подчиненный характер.

Главной задачей информационного менеджмента является информационная поддержка основной деятельности организации.

Под интегрированной системой менеджмента (ИСМ) следует понимать часть системы общего менеджмента, отвечающую требованиям двух или более международных стандартов и функционирующую как единое целое. Очевидно, что ИСМ не следует отождествлять с системой общего менеджмента организации, объединяющей все аспекты деятельности организации, поскольку ИСМ не затрагивает вопросы финансового, инвестиционного менеджмента, менеджмента ценных бумаг и т.д.

Принципы процессного и системного подхода могут быть реализованы путем построения целостной модели процессов ИСМ согласно требованиям выбранной группы стандартов. Модель строится с использованием методологии IDEF0, которая позволяет с достаточной степенью детализации описать требования ИСМ, и в то же время оставляет возможность для дальнейшей декомпозиции. Это обстоятельство обеспечивает возможность адаптации универсальной модели ИСМ практически в любой организации.

Модель ИСМ

На рисунке 2.1 представлен корень дерева процессов модели - процесс "А0 Деятельность компании". Он декомпозируется на четыре подпроцесса, для каждого из которых определены ключевые управляющие воздействия, механизмы, входы и выходы:

1. Управление деятельностью компании

2. Обеспечение ресурсами

3. Производство продукции и оказание услуг

4. Измерения, анализ и улучшения

Рисунок 2.1 - Процесс "А0 Деятельность компании"

На рисунке 2.2 представлен процесс "А1 Управление деятельностью компании", декомпозируемый на пять подпроцессов:

1. Разработка политики, целей и задач ИСМ

2. Управление рисками

3. Планирование и развитие ИСМ

4. Распределение ответственности и взаимосвязей сотрудников

5. Анализ результативности и эффективности ИСМ

Рисунок 2.2 - Процесс "А1 Управление деятельностью компании"

На рисунке 2.3 представлен процесс "А2 Обеспечение ресурсами", состоящий из 5 подпроцессов:

1. Управление материальными и информационными ресурсами

2. Управление персоналом

3. Управление инфраструктурой

4. Управление производственной средой

5. Управление финансами

Рисунок 2.3 - Процесс "А2 Обеспечение ресурсами"

Необходимо отметить, что подпроцессы "Обеспечения ресурсами" не связаны между собой, поскольку в стандартах ISO 9001, ISO 14001 и OHSAS 18001 отсутствуют сведения об их взаимном влиянии и взаимозависимости.

На рисунке 2.4 приведен процесс "А3 Производство продукции и оказание услуг", декомпозируемый на 6 подпроцессов:

1. Планирование жизненного цикла продукции

2. Определение требований заинтересованных сторон

3. Проектирование продукции и разработка техпроцессов

4. Закупки

5. Производство

6. Управление документацией

Рисунок 2.4 - Процесс "А3 Производство продукции и оказание услуг"

На рисунке 2.5 приведен процесс "А4 Измерение, анализ и улучшение", состоящий из пяти подпроцессов:

1. Управление записями

2. Мониторинг и измерение

3. Управление несоответствиями

4. Анализ данных

5. Улучшение

Рисунок 2.5 - Процесс "А4 Измерение, анализ и улучшение"

Подводя итог всему сказанному выше, можно сказать:

• сегодня для успешного и гармоничного развития бизнеса необходимо соблюдение требований нескольких стандартов на системы менеджмента на каждом предприятии;

• построение интегрированной системы менеджмента - это наиболее эффективный способ одновременного соблюдения требований нескольких стандартов.

Начинать наводить порядок в управлении следует со стратегии предприятия. При этом, конечно, надо учитывать требования системы менеджмента качества. И только затем, на основании описания процессов уже приступать к выбору ИТ-решения, которое способно наиболее полно удовлетворять требования компании. Методика создания корпоративных информационных систем содержит ряд следующих общих положений:

• Технология построения системы по моделям "как надо", без попыток программирования действующих сейчас алгоритмов. Практика создания систем по модели "как есть" показала, что автоматизация без проведения реинжиниринга бизнес процессов и модернизации существующей системы управления не приносит желаемых результатов и неэффективна. Ведь использование в работе программных приложений - это не просто сокращение бумажных документов и рутинных операций, но и переход на новые формы ведения документооборота, учета и отчетности.

• Технология построения систем с подходом "сверху вниз". Если решение об автоматизации принято и одобрено высшим руководством, то внедрение программных модулей осуществляется с головных предприятий и подразделений, а процесс построения корпоративной системы проходит гораздо быстрее и эффективнее, чем при внедрении системы первоначально в низовые подразделения. Только при внедрении "сверху вниз" и активном содействии руководства можно изначально правильно оценить и провести весь комплекс работ без незапланированных издержек.

• Технология поэтапного внедрения. Поскольку комплексная автоматизация - это процесс, в который вовлекаются практически все структурные подразделения предприятия, технология поэтапного внедрения является наиболее предпочтительной. Первыми объектами автоматизации становятся те участки, на которых в первую очередь необходимо наладить процесс учета и формирования отчетных документов для вышестоящих органов и смежных подразделений.

• Привлечение к разработке будущих пользователей. При выполнении работ по комплексной автоматизации фирмой-интегратором меняются функции отделов информационных технологий фирмы-заказчика, и возрастает их роль в общем процессе перехода предприятия на прогрессивные методы управления. Во время реализации проекта сотрудники отделов вместе с разработчиками работают с информацией и моделями, участвуют в принятии решения по выбору технологических решений и, самое главное, организуют взаимодействие поставщиков решения и сотрудников предприятия.

Насколько важную роль играет рынок информационных технологий достаточно ярко характеризует представленная ниже таблица 2.1. В этой таблице представлена сводная информация объёма производства крупнейших отраслей мировой промышленности.

Таблица 2.1

Объем производства по отраслям мировой промышленности

16