3.2 Характеристика сучасних гіпертекстових систем та технологій

Гіпертекст можна розглядати як своєрідну базу даних, що організується у вигляді відкритої, вільно нарощуваної, гнучкої мережі, вузли якої (лінійні тексти) з'єднуються користувачем. Від звичайної бази даних гіпертекст відрізняється насамперед тим, що в ньому відсутні апріорно задані обмеження на характер зв'язків (як, наприклад, в ієрархічних структурах).

Елементи гіпертексту (текстові фрагменти) називаються вузлами. Вузли, між якими можливий перехід, вважаються суміжними, а сама можливість переходу називається «зв'язок». Сукупність суміжних вузлів створює «область» даного вузла.

Послідовно з'єднані зв'язками вузли складають «ланцюг». Відстань між вузлами, що відповідає «близькості» чи «неблизькості» їхнього змісту, дорівнює мінімальній кількості проміжних вузлів.

У загальному випадку, як вузол можуть виступати: слово; словосполучення; пропозиція; абзац; параграф; документ; сукупність документів, що відносяться до однієї теми; окремі повідомлення і т.п.

Характер зв'язків між вузлами може бути різним. Перехід може здійснюватися між: текстом і коментарем до нього, між різними редакціями тексту, між текстом і його можливими продовженнями, між текстами що відповідають чи заперечують один одному, між текстами, що перетинаються по змісту, і т.д.

Створення гіпертексту полягає насамперед у формуванні системи переходів від вузла до вузла (системи посилань). Залежно від типу гіпертекстової системи вона може задаватися як розробниками, так і користувачами у процесі роботи з гіпертекстом.

Рух у гіпертекстовій мережі, що здійснюється у процесі читання гіпертексту, називається «навігацією».

Якщо гіпермережа має складну, розгалужену структуру, виникає проблема орієнтації користувача, тобто визначення, в якім місці мережі в даний момент він знаходиться. Проблема орієнтації присутня і при роботі з традиційним лінійним текстом великого обсягу, але в цьому випадку користувач має тільки два напрямки пошуку -- «вище» чи «нижче». Гіпертекст пропонує більше можливостей у виборі напрямків руху, тому в даному випадку працювати з гіпертекстом складніше. З цієї причини багато гіпертекстових систем полегшують проблему орієнтації в гіпертексті, надаючи наочне зображення структури зв'язків.

У деяких сучасних гіпертекстових системах існує можливість запам'ятовування напрямків пошуку користувача в процесі навігації. Таку інформацію можна розглядати як альтернативу обробці інформації за правилами логічного висновку (експертні системи). Прикладом використання такого підходу можуть служити системи, що базуються на технології СВR (Саse Ваsed Reasoning - висновок, заснований на прецедентах).

Гіпертекстова технологія реалізується в конкретній гіпертекстовій системі, що складається з двох частин: гіпертексту (бази даних) і гіпертекстової оболонки.

Гіпертекстова оболонка здійснює наступні основні функції:

підтримка посилальних зв'язків;

створення, редагування і нарощування гіпертексту;

прямий доступ;

перегляд (browsing - броузинг);

виділення віртуальних структур.

Підтримка посилальних зв'язків дозволяє підтримувати раніше зафіксовані зв'язки між вузлами мережі.

Функція створення, редагування і нарощування гіпертексту принципово відрізняє технологію гіпертексту від технології баз даних, у яких концептуальна схема даних заздалегідь задана. Вона дозволяє вводити нові вузли, редагувати зміст вузлів, установлювати зв'язку між вузлами.

Прямий доступ дозволяє здійснювати прямий доступ до вузлів мережі за їх іменами. Перегляд (browsing -- броузинг) -- операція, яка характерна тільки для гіпертексту. Вона означає пошук інформації за допомогою перегляду гіпертекстової мережі. При цьому можливе запам'ятовування шляху проходження, щоб при наступному аналогічному запиті пошук відбувався по зафіксованому шляху проходження.

Реальні гіпертекстові системи залежно від спеціалізації можуть мати різний набір вищезгаданих функцій.

Гіпертекстові технології широко використовуються в різних прикладних системах:

у настільних видавничих системах -- для створення документів великого обсягу з властивостями гіпертексту (тобто із системою посилань);

у системах керування документами (СКД) -- наприклад, для зведення в один підсумковий документ інформації, що міститься в різнорідних документах;

у системах підготовки електронних документів, що дозволяють складати гіпертекстові документи з можливістю здійснення навігації [11].

Найбільш відомим інструментом створення гіпертексту залишається система НуреrCard, що входить у набір базових програмних засобів для машини Масintosh.

Одним з перспективних напрямків розвитку гіпертекстових систем є технологія гіпермедіа -- з'єднання технології гіпертексту і технології мультимедіа (інтеграція тексту, графіки, звуку, відео). Для розробки гіпермедійних додатків фірма Аррlе розробила середовище програмування АМТ (Аррlе Меdiа Тооl), в якому основним об'єктом розробки є не «карта», як у HyperCard, а «екран». За допомогою цих засобів створюються різні електронні видання - довідники, енциклопедії; розробляються навчальні програми.

Гіпертекстові технології знайшли широке застосування і при організації пошуку документальної інформації в мережі Internet, наприклад у сервісі World Wide Web (WWW).

WWW - один з найновіших і найперспективніших сервісів в Інтернет.

Принцип гіпертексту найбільше відповідає порядку роботи людського мозку під час побудови аналогій та деталізації.

Особливості побудови подібних до WWW гіпертекстових систем відомі вже давно. З використанням цієї технології тривалий час створювались допоміжні (help) системи багатьох програмних продуктів. Однак уперше гіпертекст для роботи в глобальній мережі застосували фізики-ядерники з Європейського центру ядерних досліджень (CERN). Вони розробили Web-технологію та створили першу програму перегляду даних на Web-сторінках - броузер.

Web-технологія відразу ж набула популярності завдяки таким характеристикам:

Інші технології працюють з незручним та ненаочним для користувача текстовим командним інтерфейсом (набирання команди потребують багато часу). Посилання WWW не потребують набирання взагалі.

Графічний інтерфейс. Програми-переглядачі переважно графічні.

Єдина програма для виконання всіх функцій - броузер.

Механізм гіпертекстових переходів дає змогу зручно впорядкувати інформацію.

Підтримує відображення мультимедіа інформації.

Підтримує доступ до баз даних.

Можливість багатовіконної роботи з кількома документами [7].

Сервіс Web побудований на основі архітектури «клієнт-сервер». До структури Web-системи відносять наступні складові:

- мова гіпертекстової розмітки документів НТМL (Нуреr Тeхt Маrкuр Language);

- універсальний спосіб адресації ресурсів у мережі URL (Universal Resource Locator);

- протокол обміну даними (гіпертекстовою інформацією) НТТР (Нуреr Тeхt Тrаnsfer Рrotocol);

- засоби перегляду Web-сторінок (броузери).

Мова НТМL - це засіб для формування гіпертекстових документів. Гіпертекстові посилання вбудовані в текст документа і зберігаються як його частина. Завдяки цій мові можна не тільки формувати гіпертекстові документи, але і здійснювати зв'язок тексту і зображення з документами, розташованими на іншому сервері Web. Універсальний спосіб адресації застосовується для організації гіпертекстових посилань і забезпечує доступ до розподілених ресурсів мережі. Адреса URL складається з трьох елементів: використовуваного протоколу доступу, логічного імені сервера, імені файлу. Наприклад, сервер Державної публічної науково-технічної бібліотеки Росії має адресу: httр://gpntb.iррi.rаs.ru/. Протокол обміну даними служить для встановлення зв'язку з документами формату НТМL незалежно від його місцезнаходження.

В даний час існує кілька напрямків розвитку гіпертекстових технологій. Один з них базується на представленні у вузлах гіпертексту різнорідної, але семантично зв'язаної інформації - тексту, малюнків, графіків, фотографій, відео, звуку. Важливим напрямком розвитку гіпертекстових технологій є аналітична обробка інформації. Наприклад, упорядкування документів за змістом, що сприяє вирішенню багатоетапних задач та розробці складних проектів. Найбільш перспективним напрямком є технології організації інформаційних ресурсів, розподілених у мережах різних типів (локальних, корпоративних, глобальних) і, насамперед, Web-технологія [6]. Слід підкреслити, що рівень досвіду та асоціативного мислення для користувача гіпертексту відіграють важливу роль і суттєво впливають на продуктивність його праці. Тому, для більшості установ раціонально поряд з гіпертекстовими технологіями використовувати традиційні реляційні бази даних.

КОНЦЕПЦІЯ ЕЛЕКТРОННОГО ОФІСУ  Концепція побудови електронного офісу передбачає чітку опрацювання всіх ділянок автоматизації. При розробці концепції слід виходити з того, що ми хочемо отримати в результаті, яку користь фірмі може принести сучасне рішення офісних технологій. Одним з найважливіших ділянок у загальній концепції електронного офісу, безумовно, є інформаційно-документаційне забезпечення діяльності фірми. Саме тому вже на етапі проектування автоматизації офісу в роботі повинні брати участь фахівці в області документаційного забезпечення.  Порівняно недавно питання про вибір обладнання та програмного забезпечення вирішувалося досить просто. Б ла одна стандартна конфігурація ПК, одна операційна система, одна локальна мережа. Покупцеві залишалося лише то вирішити, скільки комп'ютерів йому необхідно і що з ні мі робити. Зараз просто наявність комп'ютерів в офісі не означає, що він автоматизований. Навіть підключення персо нальних комп'ютерів в локальну мережу не говорять про наяв ності цілісної системи інформаційно-документаційного забезпечення. У сучасних умовах грамотно спроектує вать електронний офіс досить складно, тому зазвичай фірми звертаються до послуг системних інтеграторів. Вибираючи фірму - системного інтегратора, слід звернути увагу на перелік пропонованих нею послуг: практично однаковий набір послуг різні фірми пропонують за різними цінами. Це не означає, що слід відразу вибі рать послуги більш дешевої фірми, так як цілком можли але, що до переліку послуг не включений такий найважливіший етап, як передпроектну обстеження і консалтинг.

Целесообраз неї скористатися послугами фірми, здатної осущес твіт передпроектну обстеження, спроектувати ло Кальне мережа, справити монтажні роботи, поставити необхідне обладнання та програмне забезпечення, розробити прикладне програмне забезпечення справити пусконалагоджувальні роботи, навчити персонал і обслуговувати інформаційну систему протягом всього терміну її експлуатації.  Як правило, системний інтегратор спільно із замовником створює консультативну групу для проведення перед-проектного обстеження. У цю групу має входити секретар та інші фахівці служби документаційного забезпечення управління (ДОП). Ці фахівці беруть участь у постановці завдань автоматизації інформаційного та документаційного забезпечення діяльності фірми.  На перший погляд, все досить просто. Для підготовки текстових документів використовуються сучасні текстові редактори (типу Word 7), для табличних документів - електронні таблиці Excel, в роботі по реєстрації та контролю, систематизації документів - СУБД ACCESS для Windows.  Однак це найпростіше і недоработанное рішення. Воно навряд чи принесе щось нове у порівнянні з діючою моделлю діловодства на базі ПК індивідуальних користувачів. Для того щоб отримати максимум зручностей від автоматизації діловодства, необхідна чітка опрацювання всіх завдань документаційного забезпечення управління вже на етапі проектування моделі електронного офісу. При цьому бажано, щоб фірма, що забезпечує автоматизацію офісу, у виборі моделей мереж, типів до видів програмного забезпечення і устаткування виходила саме на цих конкретних завдань. В іншому випадку вже на початку експлуатації системи буде потрібно істотне доопрацювання, що вимагає додаткових витрат часу і грошей. Без їх усунення такої електронний офіс замість зручності принесе лише додаткові клопоти.  Після вибору фірми слід приступити до опрацювання завдань, які належить вирішити при проектуванні офісу. Це слід робити вже починаючи з етапу передпроектного обстеження і консультацій.  Перша і найважливіша задача при роботі з документами - документування діяльності фірми. При її вирішенні необхідно для початку виділити всі документовані ділянки роботи, потім скласти максимально повний перелік видів документів. Визначаючи документовані ділянки роботи і перелік видів документів по кожному з них, слід виходити з функцій і завдань фірми. При цьому необхідно використовувати установчі документи фірми (статут, установчий договір, положення); документи, які регламентують діяльність фірми в цілому (положення про персонал, положення про комерційну таємницю, свідоцтва, сертифікати тощо); документи, що регламентують діяльність структурних підрозділів фірми (положення про структурні підрозділи, посадові інструкції фахівців тощо); документи, що регламентують традиційне діловодство (інструкції з діловодства, переліки документів та ін.) Крім того, слід врахувати вимоги чинного законодавства, що визначає склад основних документів установ різних організаційно-правових форм.

При складанні переліків документів фірми можна і потрібно користуватися також нормативними та нормативно-довідковими документами в галузі документаційного забезпечення управління (дер-: чими стандартами на уніфіковані системи документації, Державною системою документаційного забезпечення управління, Загальнодержавним класифікатором управлінської документації, типовими і відомчими переліками документів зі строками зберігання та ін.)  Для установи практично будь-якої організаційно-правової форми можна виділити загальні документовані ділянки роботи і основні документи по кожному з них: 

- документування створення та реорганізації фірми (статут, установчий договір, положення, свідоцтво про реєстрацію тощо); 

- документування регламентації діяльності фірми (положення, інструкції, штатний розклад, структура і штатна чисельність);  - т - документування розпорядчої діяльності (накази, розпорядження, вказівки, постанови (рішення) колегіальних органів); 

- документування колегіальної діяльності (протоколи, порядку денного засідань, документи до засідань та ін); 

- документування планово-звітної діяльності (поточні та перспективні плани, звіти про роботу); 

- документування комерційної діяльності (договори, контракти, листування, протоколи про наміри); 

- документування виробничої діяльності (технічна документація, доповідні записки з виробничих питань, патентні пропозиції та ін); 

- документування маркетингової діяльності; 

- документування довідково-інформаційної діяльності (довідки, акти, листи, доповідні записки); 

- документування діяльності з управління персоналом (положення про персонал, анкети, тести, атестаційні листи, накази по особовому складу, трудові договори (контракти, трудові угоди), облікові кадрові документи тощо); 

- документування фінансово-бухгалтерської діяльності (документи з обязательньдо-формами звітності, довіреності, касові ордери та ін.) 

Безумовно, що для кожної конкретної фірми цей перелік буде набагато повніше. Створення такого переліку зажадає від секретаря досить кропіткої роботи як з документами, з якими працює сам секретар, так і з документами, що створюються в структурних підрозділах фірми .. Однак без цього практично неможливо приступати до наступного етапу проектування системи електронного діловодства.  Із загального переліку слід виділити ті види документів, які є найбільш використовуваними і мають типову структуру (елементи) тексту. Для таких документів створюються уніфіковані форми (шаблони). Уніфікована форма містить типовий текст з уніфікованою постійною інформацією і пропусками (для заповнення змінною інформацією). Причому шаблони можуть містити приховані підказки для заповнення змінної інфор-  ції, які видно лише на екрані при підготовці документа і не виводяться на друк.  При підготовці шаблонів текстів враховуються вимоги державних стандартів і альбомів уніфікованих форм (загальнодержавні та відомчі). У складанні шаблонів приймає участь секретар і співробітники фірми. Доцільно наявність шаблонів розпорядчих документів, протоколів, договорів, контрактів. Природно, що можна скористатися і готовими програмами. Проте їх треба попередньо переглянути, вибравши найбільш прийнятні конкретно для вашої фірми. Крім того, не завжди в підготовці таких програм беруть участь фахівці документознавці. У ряді випадків програми розроблені досить давно і не враховують сучасних нормативних вимог.  Крім шаблонів окремих видів документів зручно мати також набір типових фраз і елементів текстів, які використовуються в різних документах. Такі шаблони документів та набори типових фраз, підготовлені один раз і встановлені на ПК співробітників, що займаються складанням та оформленням документів, дозволяють значно прискорити процес підготовки документів і поліпшити їх якість.  Перелік видів документів, набір уніфікованих форм документів, набір типових фраз і шаблонів, підготовлений секретарем, представляється в робочу групу, що займається проектуванням моделі електронного офісу для визначення оптимальної моделі програмного забезпечення, введення та налаштування шаблонів і опцій.  Крім цього слід поставити перед проектувальниками завдання установки інформаційних систем, 'необхідних для підготовки документів (правових, довідкових та ін); установки можливостей використання баз даних організації при підготовці текстів документів (баз даних за документами організації, баз даних з персоналу, партнерам і клієнтам фірми, продукції та послуг фірми, цінами та ін.) Так, наприклад, при підготовці наказів з особового складу можна, використовуючи базу даних з персоналу фірми, автоматично вносити в текст документа дані про співробітників (посада, оклад, розряд та ін.) При підготов-'ке типових листів (привітань, повідомлень про засідання, презентаціях тощо) у передбачене для адресата місце в шаблоні можна автоматично внести найменування конкретного адресата з відповідної бази даних.  Раціональна організація документообігу  Найважливішим завданням проектування системи електронного діловодства є раціональна організація документообігу. У рамках цього завдання слід виділити більш конкретні основні етапи роботи з документами: 

- прийом-передача документів; реєстрація і контроль виконання документів; 

- інформаційно-довідкова робота; 

- забезпечення збереження; 

- систематизація та зберігання документів. 

Комплекс автоматизації діловодства повинен дозволяти вирішити такі завдання: інтеграція з програмами створення документів; реєстрація всієї надходить, створюваної і відправляється документації; контроль руху документів та виконання окремих етапів роботи з документами; прискорення руху документів між виконавцями; забезпечення схоронності документів та конфіденційності в роботі з документами , поліпшення інформаційно-довідкової роботи; оптимальніше використання офісних площ і персоналу фірми.  Перш за все, весь документообіг організації повинен бути представлений у вигляді чіткої логічної схеми руху документів. Це може бути загальна схема руху документів в організації від моменту їх створення (отримання) до завершення виконання (відправлення). Однак більш доцільно розробити окремі схеми проходження для документів певних систем (організаційних, розпорядчих, довідково-інформаційних та ін.) У сучасній зарубіжній практиці отримала широке застосування практика розробки окремих схем (процедур) проходження кожного конкретного виду документа. 

У рамках зазначених підзадач прийому-передачі, реєстрації, контролю виконання документів чітко розписуються всі процедури, розробляються реєстраційні та контрольні форми, визначається перелік необхідних вихідних форм звітності та ін Завдання мають бути поставлені таким чином, щоб забезпечувати можливості введення первісної та додаткової інформації за документами (резолюцій, віз узгодження, даних від виконавців та осіб, відповідальних за здійснення контролю виконання, зміна терміну виконання документа, зняття з контролю, направлення у справу). Секретар розробляє реєстраційно-контрольну форму, визначаючи необхідні поля для внесення даних про документ (відомостей про автора, адресата, зміст документа, дату одержання та ін.)  Автоматизована реєстрація документів особливо важлива в сучасних умовах, коли документи надходять до установи по самих різних каналах зв'язку (факсимільного, електронною поштою та ін.) При цьому документи найчастіше надходять безпосередньо в структурні підрозділи, минаючи службу документаційного забезпечення, що ускладнює формування загальної системи реєстрації і, відповідно, створення єдиного довідково-інформаційно-го. масиву за документами організації. На сьогоднішній день, навіть за наявності персональних комп'ютерів і мереж, процес реєстрації документів найчастіше здійснюється вручну. Таким чином, автоматизація процесів реєстрації та контролю виконання документів - одна з найважливіших завдань створення загальної автоматизованої системи роботи з документами в офісі. Природно, що основну роль у розробці моделей реєстраційних форм і систем повинні грати фахівці сфери документаційного забезпечення управління.  У процесі постановки завдань автоматизованої реєстрації необхідно передбачити можливості автоматичної реєстрації всіх одержуваних (створюваних) документів, автоматичного заповнення деяких полів ре-гістраціонно-контрольної картки (дата реєстрації, вхідний номер). Заповнення певних полів можна проводити за допомогою вибору зі спадного і навпіл. няемого списку (автор документа, виконавець, адресат та ін) Для цього вже на етапі постановки завдань секретарю ледве-<дме визначити, з якими базами даних будуть ув'язані реєстраційні реєстраційні форми.  Тільки після підготовки докладної моделі опису всіх завдань автоматизації діловодства за участю секретаря та інших фахівців служби документаційного забезпечення, її обговорення та опрацювання можна приступати до проектування загальної системи майбутнього електронного офісу.