2.5 Системи автоматизації ділових процедур

Системи автоматизації ділових процедур (АДП,Work Flow System) призначені для створення складних прикладних систем колективної обробки документів у процесі здійснення конкретних бізнес-процесів. Документальні потоки на підприємстві прив'язуються до існуючих бізнес-процесів та регламенту їхньої взаємодії. У випадку жорсткої маршрутизації документа заздалегідь прописується рух документа через усі робочі місця. Визначаються права користувачів на документ у кожному пункті маршруту. При вільній маршрутизації виконавець може визначити подальший напрямок руху документа, переважно на один рівень.

Прикладом систем АДП може служити продукт фірми Staffware. Документи

в системі обробляються за прийнятим в установі алгоритмом та рухаються в рамках корпоративної системи між окремими підрозділами і виконавцями по заздалегідь визначених маршрутах. Система заснована на технології клієнт-сервер, інтегрується з програмними продуктами, що працюють на платформах Windows NT, Windows 95, 98, UNIX. До складу системи може входити засіб для графічної побудови процедур (Graphical Worcflow Definer), що описує документопотік у вигляді діаграм із вказівкою логічних кроків, маршрутизації, граничних термінів і форм звітів.

У загальних рисах алгоритм організації документообігу реалізований на базі даної системи можна охарактеризувати наступним чином. Документ сканується, автоматично проходить стандартну процедуру реєстрації та направляється до відповідного службовця, котрий переглядає на моніторі весь сценарій роботи з документом, який йому треба виконати; робить текстову обробку і формує запит до зовнішньої бази даних на додаткову інформацію про документ. Всі операції можуть виконуватись паралельно.

Програмне забезпечення контролює правильність проходження необхідної процедури обробки документів, як тільки один службовець закінчує певну операцію з документом, останній автоматично пересилається наступному працівнику, який територіально може находитись в іншому місці. Система пам'ятає, де і в якому стані знаходиться конкретний документ і, якщо обробка вчасно не закінчується, робить зауваження.

Згубити документ практично неможливо, оскільки усі критичні точки (наприклад, закінчення строку виконання конкретних операцій над документом) система контролює автоматично, сигналізуючи про відхилення. Постійно перевіряється також і право доступу визначених осіб до конкретних документів.

Керівник зі свого автоматизованого робочого місця може контролювати стан робіт над документом, рівень завантаження працівників та при необхідності перекласти частину завдань на іншого службовця.

Між Groupware та Workflow існує суттєва різниця. В документообігу ініціатива завжди за користувачем. Програмні продукти Groupware не змушують користувача виконувати певну задачу, вони суттєво полегшують її виконання. А продукти Workflow, навпаки, підказують або диктують (у межах обраного користувачем глобального алгоритму роботи) необхідну послідовність дій.

З точки зору користувача, головна якість програм Workflow полягає у тому, що вони допомогають структурувати потік робіт, забезпечують виконання задач по обробці документації відповідними працівниками, у визначеній послідовності за визначені проміжки часу. Таким чином, вони гарантують, що достовірна інформація буде в потрібний момент доступною особі, яка приймає рішення.

Delfi Consalting Group (США) характеризує Workflow, як продукти, що обслуговують одночасно багато працівників та лише одну задачу. Отже, якщо кінцевою метою є не просто продуктивність праці конкретного споживача, а ефективність роботи установи та її документообігу в цілому, то переваги Workflow суттєві.

На сьогодні технологія Workflow набула широкого використання. Особливо в урядових структурах, які характеризуються, як правило, підвищеним рівнем документообігу

Найбільш популярні продукти, створені за технологією Workflow, пов'язані з наступними видами систем (у дужках приклади практичного застосування):

автоматизація документообігу (МЗС Фінляндії);

фінансові послуги (Barclays Bank, Великобританія);

інформаційно-довідкові системи (поліція Лондона).

За даними на 1995 рік найбільш поширеними системами є: Staffware (FCMC), Workflow (Filenet), Image Flo (Recognition Equipment), Workhorse (компанія Workhorse).

Перший досвід впровадження Workflow виявив цілий ряд об'єктивних факторів, що впливають на ефективність встановлення та функціювання систем цього класу.

1. Організаційно-методичні фактори

Встановлення Workflow потребує критичної оцінки організації та методики керування, які використовуються на даний час в установі. Деякі процеси документообігу при підготовці до автоматизації потребують суттєвого корегування, оскільки механічна заміна існуючого ручного процесу документообігу на автоматизований призводить до неоптимального результату.

2. Техніко-економічні фактори.

Володіючи потужними функціональними можливостями, програмні продукти Workflow мають високу вартість та потребують використання сучасної апаратної платформи (мережу ЕОМ, яка становить основу автоматизованих робочих місць системи, сервер, скануючі, друкуючі, розмножувальні пристрої).

3. Психологічні фактори

Практичний інтерес до Workflow виявляють фірми, що вже пройшли етап встановлення та використання мереж та їх ресурсів. Ці багатокористувацькі системи керуються оператором, не контролюючи рівень його кваліфікації, працездатності, сумлінності та інші суто людські якості.

У Workflow керівник має повний контроль за всіма етапами обробки документів, і як наслідок - за діяльністю конкретної людини [2].

Останнім часом спостерігається тенденція зближення і перетинання функціональних можливостей вищеописаних систем. Так, у системах, що класифікуються як Groupware, можуть використовуватися технології повнотекстових баз даних, систем керування документами й автоматизації ділових процедур. Тому в сучасних системах автоматизації документообігу вищевказані технології можуть застосовуватися як окремі, так і інтегровані компоненти.

РОЗДІЛ ІІІ. Гіпертекст, як технологія організації повнотекстових баз даних в автоматизованій системі документообігу електронного офісу

Концепція електронного офісу включає в себе такі характерні риси як наявність цифрового зв'язку між окремими АРМ та централізованих повнотекстових документальних баз даних. Сукупність цих елементів створює умови для функціювання високопродуктивної системи документальних комунікацій. Яка забезпечує синхронізацію етапів колективної обробки документації, автоматизацію процесів формування компільованих документів (“звітів”), удосконалення процесів індексації, архівування та пошуку документальної інформації.

Доступ віддалених повнотекстових баз даних здійснюється засобами АРМ працівника офісу. Таким чином, долається просторовий інформаційний бар'єр, в наслідок чого, зменьшуються часові та інформаційні затрати.

Найпоширенішою технологією організації повнотекстових баз даних є гіпертекст. Сучасні гіпертекстові технології та системи, реалізовані на їх основі (наприклад, сервіс World Wide Web) стали традиційним елементом електронного офісу.