Раздел 8 опыт применения новых технологий в российских государственных и ведомственных архивах Лекция 16

"Положение о Государственном Архивном фонде СССР" (1980 г.) и "Положение о порядке отбора, приема на хранение и выдаче потребителям документов, созданных средствами вычислительной техники" (1983 г.). ПК«Архивный фонд».

В нашей стране вопрос о хранении МЧД был поставлен на нормативную основу в 1980 году. Постановление Правительства СССР от 4 апреля 1980 г. N 274 указало на включение в состав ГАФ СССР документов, созданных средствами вычислительной техники, имеющих политическое, научное, народнохозяйственное, социально-культурное или историческое значение. "Положение о Государственном Архивном фонде СССР" (1980 г.) и "Положение о порядке отбора, приема на хранение и выдаче потребителям документов, созданных средствами вычислительной техники" (1983 г.) отражали основные нормативные и технологические параметры комплектования архивов данными документами. Технология работы с документами ВЦ (именно они в то время являлись источниками комплектования архивов МЧД) была разработана ЦГАНХ СССР.*1 В конце 80-х - начале 90-х годов ВНИИДАД и РНИЦКД подготовили ряд работ по отбору МЧД научно-технического профиля.

Современный период характеризуется расширением применения ЭВТ в делопроизводстве

и как следствие повышением внимания к отбору ЭД на хранение.

Программный комплекс «Архивный фонд» 4 , разработанный компанией «Электронные Офисные Системы (ЭОС) по заказу Росархива, утвержден в качестве отраслевого программного обеспечения для государственных и муниципальных архивов

12 февраля 2009 года состоялось расширенное заседание коллегии Федерального архивного агентства, посвященное итогам работы Росархива в 2008 году и вопросам внедрения программного комплекса «Архивный фонд» (4-я версия).

Напомним, что в 2006 году Федеральное архивное агентство разместило государственный заказ на научно-исследовательскую работу по созданию современного программного продукта – полнофункциональной, унифицированной основы для системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Разработанная в результате НИОКР новая 4-я версия программного комплекса (ПК) «Архивный фонд» в течение 2008 года прошла опытную эксплуатацию в 3-х федеральных архивах и в государственных архивах 10 субъектов Российской Федерации. По итогам опытной эксплуатации ПК была доработана и представлен разработчиком в Росархив. Все имущественные права на данный продукт принадлежат Российской Федерации, от имени которой выступает Федеральное архивное агентство.

В отличие от предыдущих версий ПК «Архивный фонд», положивших начало использованию информационных технологий в архивном деле, 4-я версия – самостоятельный программный продукт, основанный на современных технологиях. Программа создает возможность ведения государственного учета в автоматизированном режиме не только документов на бумажной основе, но и кино-, фото-, фоно-, видео- и документов на электронных носителях, формирования паспорта архива и архивохранилища, ведения каталогов, раскрывающих состав и содержание архивных фондов, как на уровне единиц хранения, так и на уровне документов. При этом обеспечивается возможность в автоматизированном режиме конвертировать в 4-ю версию описания 94 % фондов федеральных архивов, 84,3 % государственных архивов субъектов РФ и 48,5 % муниципальных архивов, уже включенных в систему автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Рассмотрев вопрос о внедрении в практику работы государственных и муниципальных архивов программного комплекса (ПК) «Архивный фонд» (4-я версия), коллегия отметила его значимость для автоматизации государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и перехода на качественно новый уровень в создании научно-справочного аппарата, что обеспечит расширение использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

Таким образом, коллегией было принято решение утвердить ПК «Архивный фонд» (4-я версия) в качестве отраслевого программного обеспечения для ведения автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в государственных и муниципальных архивах.

Решение коллегии утвердить ПК «Архивный фонд» (4-я версия) в качестве отраслевого программного обеспечения стало еще одним подтверждением соответствия разработок компании «Электронные Офисные Системы» мировым стандартам и укрепило лидирующие позиции ЭОС на российском рынке информационных технологий .

Компания "Электронные Офисные Системы" (ЭОС) была создана в 1994 году группой специалистов, занимавшихся автоматизацией документооборота в высших органах государственной власти России. Cегодня компания является признанным лидером на рынке систем автоматизации документооборота и делопроизводства. Продукты компании используют более тысячи организаций, в числе которых - крупнейшие государственные и коммерческие структуры России, а общее количество установленных рабочих мест превысило 100 000. Основные продукты компании: система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО», поддерживающая как традиционную организацию делопроизводства, так и электронный документооборот; система кадрового учёта и автоматизации кадрового делопроизводства «КАДРЫ»; подсистема «АРХИВНОЕ ДЕЛО»; корпоративный документальный сервер, библиотека электронных документов eDocLib.

Назначение телекоммуникационных сетей заключается в объединении разрозненных информационных ресурсов и технических средств с целью их более эффективного использования. Их возможности широки, однако они используются еще недостаточно эффективно.*1 Экономия материальных и трудовых ресурсов, повышение оперативности информационных процессов - это лишь наиболее очевидные следствия создания сетей. Информационная "паутина", распространяющаяся по планете, постепенно меняет способы трудовой деятельности, стиль жизни, поведение людей. Появляются новые сферы деятельности, основанные на использовании сетей, включая, например, новые образовательные технологии, маркетинговая деятельность, Интернет-бизнес, консалтинг, проведение телеконференций и т.п. Причем возникшая при этом информация не зависит ни от каких регламентирующих условий, а значит, сохраняется только по воле лиц, участвующих в процессе обмена информацией.

В зависимости от масштаба и назначения сети бывают локальными, разветвленными (национальными) и глобальными (международными).

Локальные вычислительные сети (ЛВС) объединяют рабочие места организации и ее филиалов в единую систему обработки информации. На каждом рабочем месте имеется терминал (ПК), который оснащен встроенной сетевой картой. В последние годы при создании ЛВС стали использовать так называемую архитектуру "клиент-сервер": терминалы соединяются уже не между собой, а с главным более мощным компьютером - сервером. Это позволяет не только экономить дисковое пространство, но и компьютерное время и машинные ресурсы на проведение отдельных трансакций.*1

_____

*1 См., например: Ларин М.В. Указ. Соч. С. 64-65.

Разветвленные телекоммуникационные сети складываются на основе объединения ЛВС. В качестве примера можно привести систему OCLC (компьютерный центр библиотечных сетей), возникшую в США в 1970 г. на базе 54 библиотек.*1 В России многие московские муниципальные учреждения объединены в единую сеть посредством оптоволоконного кабеля;*2 нечто подобное осуществляется в Санкт-Петербурге, Чебоксарах, Самаре и других крупных городах. Распределенные сети имеют тенденцию к превращению в общенациональные и международные.

Глобальные сети отличаются от локальных такими особенностями, как многообразием взаимосвязей между сетями, неоднородностью информационных ресурсов, смешением государственных и коммерческих услуг, распределенным сетевым управлением и т.д. Пользователям этих сетей предоставляются разнообразные услуги: электронная почта, отправка сообщений на любой факс/телекс, размещение и получение информации электронных "досок объявлений", участие в работе телеконференций, доставка сетевых выпусков информационных изданий и др.

В основе глобальных сетей лежат передовые технологические достижения: спутниковая связь, межконтинентальные коммуникации, интеллектуальные системы связи. Эти системы отличаются друг от друга размерами, степенью централизации, областью применения. Среди наиболее известных национальных и международных сетей можно назвать ISDN, Euronet, NACSIS, BITNET, Connect, Econet. В странах СНГ с 1992 г. развивается сеть РОСПАК (распределенная общего пользования сеть передачи данных с коммутацией пакетов).

Наиболее распространенной глобальной телекоммуникационной сетью является Интернет. Эта сеть первоначально (в 60-70-е годы) создавалась как распределенная сеть, обслуживающая интересы военных ведомств и научных центров США. Постепенно она становилась все более открытой, к ней начали подключаться правительственные учреждения и учебные заведения, затем - коммерческие структуры и частные лица. К середине 80-х годов она превратилась в международную, а Интернетом она стала в начале 90-х с включением в нее системы WWW (World Wide Web). В настоящее время к услугам Сети, даже по самым скромным подсчетам, прибегают десятки миллионов пользователей во всем мире. В России в условиях отсутствия общедоступной национальной сети, ее место занял Интернет. Недаром в последние годы темпы роста числа российских пользователей Сетью были одними из самых высоких.

Строго говоря, Интернет является совокупностью информационных ресурсов, средств навигации и средств представления электронной информации. Среди них следует назвать электронную почту, FTP-архивы, Gopher-серверы, "доски объявлений", систему телеконференций USENET, каталоги сетевых индексов, гипертекстовую систему WWW. С помощью этих средств можно осуществлять практически любой вид поиска и обмена информацией. Наиболее распространенными из услуг Сети являются: доступ к библиотечным каталогам с рефератами книг и статей, электронным журналам (в том числе к научным), электронным архивам правительственных и научных учреждений различных стран или межнациональных объединений типа ООН или Европейского Союза; подписка на электронные информационные издания разной направленности (новости, погода, события в мире науки, искусства и т.п.); посещение электронных выставок; участие в компьютерных конференциях, в том числе в режиме реального времени; размещение и поиск тематически неструктурированной информации, касающейся самых разнообразных аспектов человеческой деятельности. Популярность Интернета и тех технологий, которые используют при работе в нем (например, FTP-протоколы, модемная связь, браузеры), привели к обратному влиянию на развитие ЛВС. Все шире стали внедрятся локальные информационные системы, интегрирующие офисные и другие программные приложения со средствами Интернета. Такие системы получили название интранет. Между системой Интранет, внедренной в организации, и Интернетом нет принципиальных различий По существу, пользователь постоянно находится в интернетовской информационной среде.

Интернет построен на принципе отказа от централизованного хранения и подготовки информации. Любой человек может выставлять какую угодно информацию и в каком угодно виде. Из-за этого в нем содержится такой объем зачастую неструктурированной информации, что найти нужную информацию не просто. К тому же чисто научной информации в Интернете содержится относительно немного.

Проблемам использования Интернета в работе историков и архивистов были посвящены конференции в Полоцке (октябрь 1997 г.) и Барнауле (май 1998 г.), телеконференция в самой Сети (июнь-октябрь 1997 г.). Участники конференций пришли к выводу о перспективности использования его ресурсов, особенно в международных и междисциплинарных исследованиях. Отмечались широкие возможности предоставляемые Интернетом для научных контактов, распространения архивной и исторической информации. В то же время указывалось на неразвитость архивной и исторической инфраструктуры в Сети, неразработанность и неустойчивость ссылочного аппарата для публикаций, их низкий научный уровень, отсутствие ценных источников для проведения конкретных исследований, особенно по отечественной истории. В итоге некоторые участники телеконференции скептически отнеслись к использованию ресурсов Интернета в своей работе в настоящий момент,*2 но высказались за необходимость их дальнейшего развития, структурирования и, самое главное, сохранения.

В целом, можно заключить, что информационные технологии позволяют вывести работу государственных и частных организаций на совершенно иной уровень. Повышаются оперативность управления, качество обработки информации и, как итог, производительность и эффективность социального или производственного менеджмента. Однако внедрение новых технологий вызывает необходимость новых же подходов к документированию процессов и результатов человеческой деятельности. Возникающие в ходе этого электронные документы (ЭД) требуют особого внимания. Их специфика проявляется на всех этапах жизненного цикла, а нерешенность документоведческих и архивоведческих проблем, с ними связанных, порождает озабоченность судьбой документального наследия общества. Первыми и одними из наиболее острых являются определение сущностных характеристик ЭД и связанные с этим проблемы их аутентичности и классификации.