Лекция №13 Основные правила работы с электронными документами

Состав обязательных реквизитов. Состав дополнительных реквизитов. Размещение делопроизводственных реквизитов. Электронный архив.

Другая особенность работы с документами в электронной среде также связана с их перемещением. Практически все без исключения информационные системы устроены так, что документы в них копируются из одного электронного пространства в другое, а не "перемещаются", в традиционном понимании этого слова. Физически информация остается также и на том участке дискового пространства, с которого она была "перемещена", затирается лишь ссылка на нее. До тех пор, пока на этом участке не будет сделана новая запись, предыдущую можно легко восстановить. То же происходит и с удалением документов: во многих системах предусмотрено восстановление стертых файлов или записей. Эти обстоятельства следует учитывать при проведении специфических делопроизводственных операций: например, при изъятии документов или передаче их в архив. Если бумажные документы физически исчезают или перемещаются на новое место хранения, то при выполнении подобных операций с электронными документами (особенно конфиденциального характера) следует применять специализированные программные средства, действительно разрушающие информацию на отдельных участках дискового пространства.

Следующая особенность - состав, размещение и представление делопроизводственных реквизитов ЭД.

Состав обязательных реквизитов должен определяться в соответствии с классификационным видом документа по УСД и ОКУД. В их число входят:

- наименование организации - автора документа;

- код организации - автора документа;

- название документа (его вид);

- заголовок к тексту (согласно номенклатуре дел организации);

- дата документа;

- индексы;

- "удостоверительная подпись" (наименование должности и имя лица, удостоверившего документ, т.е. "подписавшего" его);

- визы (наименование должности и имя лица, визирующего документ, и дата визирования);

- отметка об исполнении и отправлении его в дело (краткие сведения об исполнении, индекс дела в котором будет храниться документ, дата, идентификация исполнителя).

Состав дополнительных реквизитов во многом зависит от вида документа и определяется спецификой управленческой или производственной деятельности. Это могут быть резолюции, грифы утверждения или согласования, отметка о заверении копии, эмблема, почтовый адрес и телефон организации и т.д.*1 Кроме этого в состав ЭД должны входить реквизиты технологического характера: тип операционной среды, формат документа или данных, протокол передачи данных, объем документа (в Кбайтах), рекомендуемые объем оперативной памяти и тактовой частоты процессора. Для многих мультимедийных и графических документов необходимо указание на тип аудио- и видеоадаптеров. Для контроля за аутентичностью документа желательно фиксировать время открытия документа, время записи содержания документа и его реквизитов, время отсылки и время принятия документа. Аутентичность и конфиденциальность ЭД также гарантируется сетевыми протоколами доступа и электронными печатями/подписями. Поэтому в качестве реквизитов необходимы грифы секретности, уровня доступа и пароли, а для ЭД с криптозащитой - значение хэш-функции и указание на способ, с помощью которого можно получить открытые ключи для декодирования. Указанные делопроизводственные реквизиты конечно же не исчерпывают многообразие возможных вариантов. Важно, чтобы состав реквизитов по видам документации был закреплен в соответствующих нормативных актах, разработка которых уже сейчас является насущной необходимостью.

Размещение делопроизводственных реквизитов имеет целью удостоверение достоверности делопроизводственных операций и подлинности документов. В случае с электронными документами важно не только, как реквизиты будут располагаться на мониторе или при распечатке, но и последовательность доступа к ним. Сначала при выборе документа в СУД перед пользователем должны предстать обязательные реквизиты ЭД и основные технологические данные (в общедоступном формате). Второй этап заключается в определении прав пользователя, целостности документа и идентификации автора документа. После прохождения пароля и раскрытия электронной печати (или других средств аутентификации) открывается доступ к собственно документу и его реквизитам (обязательным и дополнительным). Глубина развертывания ЭД может быть разная, в зависимости от сложности документа и специфики делового процесса.

Где же должны располагаться реквизиты ЭД? Некоторые из них находятся в файле с "содержанием" документа. Но большую часть реквизитов современные СУД записывают в отдельные файлы, хранящие электронные регистрационно-контрольные карточки (РКК) на документы. Соответственно пересылаемые по телекоммуникационным каналам электронные документы должны собой представлять своеобразные "пакеты" из связанных файлов с "содержанием" и "контекстом". Принимающая система должна их распознавать и встраивать реквизиты в свою базу данных РКК. Поэтому в настоящее время назрела необходимость унификации электронных регистрационных форм и разработки специальных стандартов, в соответствии которыми создавались бы РКК. Это создало бы условия для совместимости СУД разных организаций и предотвратило бы системные сбои при межсетевом обмене документами. Желательно также выработать стандарт на электронный формат, в котором должны представляться РКК, сопровождающие документы.

Еще одной особенностью электронного делопроизводства является система защиты ЭД от разрушительных внешних воздействий: при их утрате, порче программного обеспечения или поломке компьютерного оборудования. Основное, эффективное и недорогое средство безопасности в этом случае - осуществление периодического резервного копирования всей хранящейся информации на внешние носители. Как правило, в качестве такого носителя выступают магнитные ленты большой емкости, которые позволяют за считанные минуты восстановить все утраченное.

Но подобные сбои информационных систем влекут за собой проблему аутентичности восстановленных документов, так как, по существу, они являются дубликатами утраченных. А создание дубликатов происходит дважды: при записи на носитель и обратно. Поэтому резервное копирование становится одной из лазеек в системе аутентичности ЭД. Чтобы исключить возможность фальсификации документов, следует тщательно протоколировать процедуры резервного и восстановительного копирования.

Собственно, резервную копию дискового пространства организации можно рассматривать как особый вид электронного документа с соответствующими реквизитами. В протокол резервного и восстановительного копирования следует вероятно вносить основные реквизиты копии и время проведения операций. Так как копия выполнен на внешнем носителе, то к обязательным реквизитам должны быть добавлены заводской и регистрационный номера этого носителя. Сам протокол также должен быть записан на тот же носитель, чтобы обеспечить делопроизводственную связь между операциями.

Отмеченные особенности делопроизводства в электронной среде наиболее очевидны. Но делопроизводственная практика и компьютерные системы могут предоставить гораздо больше примеров для анализа. Это еще очень молодая отрасль информационных технологий, продукты и методы которой требуют проведения всесторонних и комплексных исследований.

В архив организации должны поступать электронные документы постоянного и долговременного (вероятно, свыше 5 лет) сроков хранения. Сроки хранения определяются типовым и примерным перечням документов и закрепляются в номенклатурах дел организации и подразделений. Другие документы могут храниться в электронном пространстве субъектов делопроизводства до проведения экспертизы ценности и выделения их к уничтожению.

_

Служба, занимающаяся хранением, обработкой и подготовкой ЭД к передаче в государственный архив, может входить как в структуру архива организации, так и в структуру подразделения, отвечающего за информатизацию (ВЦ, информационный отдел и т.п.). Эта служба (далее - электронный архив организации) принимает, учитывает, хранит и аннулирует машинные носители и электронные документы, создает и ведет информационно-поисковые системы, контролирует правильность оформления и описания ЭД, передает их на постоянное архивное хранение и т.д.

Во всех нормативных документах по ведомственному хранению ЭД, относящихся к 80 - первой половине 90-х годов, речь идет об обработке машинных носителей с записанными на них документами. Именно он ставятся во главу угла при учете, описании, обеспечении сохранности и удостоверении подлинности ЭД. При учете используют журналы и карточки на чистые носители, носители с записью и непосредственно на электронные документы. В журнал и карточки на чистые носители вносится: вид и тип носителя, его заводской и инвентарный номера, емкость, дата поступления, место хранения. При учете носителей с записью ЭД регистрируются: наименование держателя носителя, его вид и тип, емкость, заводской и инвентарный номера, срок хранения, дата начала эксплуатации, наименование системы, название и заголовок документа, к которому он относится, и т.д. В карточках на ЭД фиксируют их обязательные реквизиты, а также срок хранения, вид носителя, их количество и инвентарные номера, место хранения и некоторые другие дополнительные реквизиты. Учетные документы составляют основу информационно-поискового аппарата электронного архива организации. Систематизация машинных носителей происходит по видам носителей, а внутри каждого вида - по инвентарным номерам, наименованиям подразделений или фамилиям пользователей. Карточки на ЭД систематизируются по видам документации (а также согласно номенклатуре дел), а далее по подразделениям и пользователям.

Электронный архив занимается подготовкой электронных документов для их передачи в государственный архив. С этой целью он проводит описание ЭД и составляет описи документов и оформляет сопроводительную документацию. При составлении описи ЭД указывается ее название, тип (бухгалтерская, управленческая, по личному составу и т.п.), наименование подразделения. При описании документов приставляют сквозную нумерацию, название рубрики, вносят индекс ЭД, его заголовок, объем и крайние даты. Более подробная делопроизводственная и технологическая информация об электронных документах вносится в сопроводительные документы: удостоверяющий лист (УД), ведомость машинного носителя с записью и информационно-поисковую характеристику (ИПХ).

_____

В настоящее время не существует государственных правил и стандартов по работе в архиве организации с ЭД, которые возникают в современных системах электронного документооборота. Специфика этой работы состоит в двух моментах. Во-первых, как уже отмечалось, СУД направлены на автоматизацию наиболее рутинных делопроизводственных (и архивных) операций, в том числе: отбора и систематизации ЭД по номенклатуре дел, видам документации, срокам хранения и т.п.; описания ЭД - ведения не только РКК, но и ИПХ и других учетных документов, составления описей; контроля за проведением операций и их качества. При этом при подготовке ЭД к передаче в государственный архив вполне допустимо использование традиционной системы описания: фонд - опись - дело - документ. Во-вторых, обработка и хранение ЭД в электронном архиве организации, как правило, осуществляется в два этапа: 1) сначала в электронном пространстве архива; 2) затем, по мере наполнения дискового пространства или при передаче документов в госархив, их переводят на внешние носители информации. Собственно, не регламентированным остается работа с ЭД на первом этапе архивного (в данном случае - ведомственного) хранения. Стандарты, вероятно, должны касаться правил составления, описания и оформления электронных "дел", "папок" и т.п.